Talking to your Subordinate or Direct - Trò chuyện với thuộc cấp hay cấp dưới
Nếu bạn là quản lý thì gần như là bạn sẽ nhận báo cáo từ một người nào đó. Thuật ngữ tôi thường quen sử dụng là cấp dưới. Trong suốt bài học này tôi sẽ sử dụng từ cấp dưới.
Có rất nhiều thứ mà bạn phải nói với cấp dưới. Bạn phải giao việc cho họ, giải thích điều gì đó, khuyến khích họ làm tốt hơn và thậm chí là khiển trách khi họ làm không tốt. Chúng ta sẽ đề cập đến tất cả những điều này trong bài học hôm nay.
Status - Trạng thái
Một câu hỏi mà quản lý thường hỏi để biết trạng thái của dự án như nào.
Trạng thái của những tài liệu tiếp thị như nào rồi?
Cậu đã làm bản phân tích đến đâu rồi?
Cậu sắp hoàn thành bản báo cáo kỹ thuật chưa?
Khi nào thì cậu sẽ hoàn thành bản kế hoạch thiết kế?
Cậu có thể cho tôi biết trạng thái trong tiến độ công việc của cậu không?
Việc phân công báo cáo như nào rồi?
Khi nào cậu có thể đưa tôi bản nháp công việc?
Yêu cầu cấp dưới gửi mail hàng tuần báo cáo về trạng thái công việc là một chuyện rất bình thường ở những công ty lớn với rất nhiều nhân viên. Về có bản, mail báo cáo trạng thái công việc bao gồm những gì đã hoàn tất trong tuần hiện tại và những gì sẽ làm trong tuần kế tiếp. Nếu công ty của bạn có quy trình này, hoặc nếu bạn muốn thực hiện quy trình này một mình thì bạn có thể bảo cấp dưới của mình những câu tương tự như sau.
Vào cuối mỗi tuần, cậu có thể gửi mail báo cáo trạng thái công việc cho tôi không? Tôi sẽ gửi email cho cậu về biểu mẫu mà cậu cần làm theo. Cậu nên email cho tôi vào mỗi thứ Sáu nhé.
Tôi muốn cậu gửi báo cáo trạng thái công việc vào cuối mỗi tuần. Cậu nên gộp vào đó những gì cậu đã làm trong tuần đó và những gì cậu định làm vào tuần kế tiếp nhé.
Cậu có thể gửi báo cáo trạng thái công việc hàng tuần cho tôi không? Nếu cậu chưa từng làm việc đó trước đây thì nói cho tôi biết nhé, tôi sẽ gửi cho cậu biểu mẫu để cậu dùng.
Project Change - Thay đổi dự án
Nhiều khi dự án phải thay đổi và bạn phải thông báo với cấp dưới để thay đổi việc gì đó. Hãy cùng thực hành những câu nói mà bạn có thể sử dụng ở đây.
Tôi biết cậu đang sử dụng excel để làm việc về cơ sở dữ liệu nhưng chúng ta cần sử dụng SQL. Cậu có thể thay đổi điều cần thiết đó không?
Mặc dù bạn không phải quá lịch sự với cấp dưới như thế nhưng nói chng sẽ rất tốt nếu bạn bày tỏ một chút nhã nhặn với cấp dưới. Trong câu ở trên, có thể nhận thấy rằng công việc đã được hoàn tất kha khá và cấu trúc cần phải dược thay đổi và một câu yêu cầu lịch sự nếu như cấp dưới có thể thay đổi nó. Bạn nên sử dụng câu đơn giản tương tự như vậy khi yêu cầu cấp dưới của mình thay đổi một điều gì đó.
Trong một kịch bản khác, cấp dưới của bạn có thể sẽ đưa cho bạn một bản báo cáo để đánh giá. Nếu có điều gì đó sai sót hoặc chưa hoàn chỉnh thì bạn cũng nên nói một cách chuyên nghiệp với họ về những gì cần phải làm lại.
Này Jackie, tôi đã xem bản báo cáo của cậu và có một vài chỗ cậu cần thay đổi. Cậu có thể kiểm tra lại lần nữa những số liệu ở trang 7 và đưa ra thêm những khuyến nghị cho bước 3 không? Tôi sẽ đánh giá cao những điều đó.
Ví dụ này là một yêu cầu chắc chắn hơn nhưng vẫn lịch sự. Ví dụ này nêu ra yêu cầu cần phải thực hiện những thay đổi, sau đó là câu hỏi liệu có thể thay đổi hai điều đó không và cuối cùng là thêm những nhận xét tích cực là đánh giá cao về công việc.
Cuối cùng, cũng có thể cấp dưới của bạn thường làm những việc mà bạn không thích. Là một người quản lý thì bạn cũng nên khoan dung cho những việc đó để chúng không ảnh hưởng đến công việc. Nhưng nếu như có điều gì đó có liên quan đến công việc thì trách nhiệm của bạn là nói cho người đó hiểu. Hãy lấy một ví dụ về một người có thói quen nói chen vào trước khi người khác nói xong.
John này, khi chúng ta thảo luận về một điều gì đó trong cuộc họp hay trong một nhóm nhỏ thì tôi để ý thấy cậu không để người khác nói xong câu của họ. Tôi thực sự đánh giá cao những đóng góp của cậu nhưng tôi nghĩ cậu nên nghe mọi người nói xong đã. Cậu sẽ cố gắng làm thế chứ?
Thêm một cụm từ đơn giản như đánh giá cao về sự đóng góp của họ sẽ tạo ra một sự khác biệt rất lớn khi đưa ra lời phê bình. Khả năng lớn là người cấp dưới sẽ rất dễ cảm thấy khó chịu hoặc buồn bực. Nhưng nếu khi đó bạn chỉ cần thêm một lời khen ngợi nho nhỏ thì khả năng người cấp dưới chấp nhận lời phê bình của bạn sẽ cao hơn rất nhiều.
Deadline - Hạn chót
Hạn chót và thời hạn là những điều quá quen thuộc khi nhắc đến dự án hay công việc được giao. Đôi khi hạn chót được thay đổi và cần có một người nhắc cho cấp dưới của bạn nhớ điều đó. Trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng nên biết một vài câu để biết cách truyền đạt cho họ biết hạn chót là khi nào.
Đây là dự án mới của cậu. Cậu có 2 tuần để hoàn thành nó. Sau khi cậu xem qua dự án thì cho tôi biết xem có vấn đề gì không nhé.
Cậu có thời gian từ giờ đến cuối tháng để hoàn thành công việc được giao. Điều quan trọng là mọi người hoàn thành công việc đúng hạn.
Chúng ta có thêm 2 ngày nữa để hoàn thành việc kiểm thử thành công. Nếu ai không hoàn thành được phần việc của mình đúng hạn thì cho tôi biết sớm nhất có thể nhé.
Chúng ta không bị yêu cầu phải gửi bản phân tích cho đến tận thứ Tư, nên cậu có thêm 2 ngày nữa để hoàn thành nó.
Cậu có nghĩ là cậu có thể hoàn thành bản báo cáo marketing trước thứ Sáu không?
Chúng ta ngày càng tiến nhanh đến hạn chót rồi. Tôi cố gắng hạn chế tối thiểu công việc phải làm vào cuối tuần nhưng có lẽ chúng ta phải đi làm thứ Bảy này nếu như thứ Sáu vẫn chưa xong.
Subordinate asking you Questions - Những câu hỏi mà cấp dưới hỏi bạn
Không lúc này thì lúc khác, tất cả cấp dưới của bạn đều có thể hỏi bạn những câu hỏi về cách làm một việc gì đó hoặc công việc đó là gì. Những nhân viên bình thường sẽ hỏi bạn những việc rất hiển nhiên và bạn chỉ đơn giản là nói cho họ biết. Tuy nhiên, đôi khi những nhân viên giỏi hơn sẽ đưa ra những câu hỏi khó hơn mà có khi bạn không chắc chắn về nó.
Nếu một nhân viên hỏi bạn những câu hỏi thực tế mà bạn không chắc chắn thì bạn luôn có thể bảo họ tham khảo những nguồn khác.
Tôi không chắc chắn về điều này. Tôi nghĩ thông tin cậu cần tìm có thể nằm trong cuốn hướng dẫn tôi đã từng thấy trong tủ hồ sơ. Sao cậu không thử đến đó kiểm tra xem?
Hãy thử tìm kiếm trên Goodle và xem xem liệu cậu có tìm được thông tin ở đó không.
Tôi nghĩ Stacy biết câu trả lời đấy. Chủ đề đó rất quen thuộc với cô ấy.
Nếu câu hỏi liên quan nhiều hơn đến quá trình mà cần có một lời nhận xét thì bạn có thể trả lời họ bằng cách nói những gì mà bạn sẽ làm.
Tôi không chắc chắn lắm về quy trình chính xác nhưng nếu tôi là cậu, tôi sẽ thực hiện bước thứ 4 trước bước thứ 3.
Tôi không nghĩ là chúng ta đã từng quyết định cách làm cụ thể. Tôi nghĩ là làm điều này trước điều kia thì sẽ tốt hơn.
Đây mới chỉ là những câu chung chung, vì thế bạn nên thêm thắt những chi tiết dựa vào tình huống của bạn.
Encouraging - Khuyến khích
Là một người quản lý tốt, bạn cũng nên biết khuyến khích những nhân viên giỏi và cả những nhân viên chưa giỏi. Những cấp dưới giỏi cần sự khuyến khích để tiếp tục giữ vững công việc. Những nhân viên chưa giỏi thì sự khuyến khích để làm việc chăm chỉ hơn. Dưới đây là những câu nói dành cho cả 2 kiểu nhân viên này.
Này James, tôi nghĩ là cậu đã làm việc rất giỏi và không thể nào không chú ý đến điều đó được.
Cậu đang làm rất tốt đấy. Hãy cứ làm việc thật tốt nhé.
Tôi đã nói với quản lý về biểu hiện của cậu. Anh ấy thấy khá ấn tượng đấy. Hãy cứ làm việc thật tốt nhé.
Cấp dưới gặp khó khăn
Tôi cũng đã có một khoảng thời gian khó khăn khi thực hiện dự án đầu tiên của mình. Đừng để điều đó khiến cậu gục ngã. Tôi chắc rằng cậu sẽ làm tốt hơn vào lần sau.
Nó không tệ như cậu nghĩ đâu. Tôi cũng đã thấy những điểm tiến bộ rõ rệt nên cậu đừng bỏ cuộc nhé.
Phần việc của cậu khá là tốt nhưng thực sự thì tôi nghĩ cậu có thể làm tốt hơn. Cậu có tiềm năng đấy và tôi hy vọng cậu sẽ bắt đầu cố gắng làm việc chăm chỉ hơn chút nữa.
Reprimanding - Khiển trách
Cuối cùng, khi bạn có một nhân viên làm sai như đi muộn, hoàn thành dự án muộn hay biểu hiện không tốt thì trách nhiệm của bạn là cho họ biết điều đó.
Nếu ai đó luôn luôn trễ giờ thì bạn không cần phải hỏi lý do. Nếu chỉ một lần thì cũng chấp nhận được nhưng nếu người đó thường xuyên đi trễ giờ thì không có một cái cớ nào hết.
Cậu thường xuyên đi làm muộn. Tốt hơn hết là cậu hãy bắt đầu đi làm đúng giờ đi.
Đây là lời cảnh cáo thứ 3 cho cậu nhé. Nếu cậu còn đi làm muộn một lần nữa thì chúng tôi sẽ phải có những hành động nghiêm khắc với cậu. Cậu hiểu chứ?
Đi làm muộn một lần thì có thể hiểu được. Nhưng chẳng có cái lý do nào để mà ngày nào cũng đi muộn cả. Tốt hơn hết là cậu hãy bắt đầu đi làm đúng giờ đi.
Khi một người cấp dưới không hoàn thành dự án thì việc đó khá là nghiêm trọng. Hiển nhiên là tôi rất buồn bực nhưng là một người quản lý giỏi, tôi sẽ không buộc tội nhân viên mà không cho họ một cơ hội để giải thích. Dưới đây là một ví dụ.
Hạn nộp báo cáo là thứ Sáu tuần trước cơ mà. Chuyện gì xảy ra thế?
Đây có vẻ như là một câu hỏi bẫy. Trừ khi đang lâm vào một tình huống sống chết còn không thì mọi lý do đều không đủ thuyết phục. Dưới đây là một lý do chung chung.
Tôi phải làm cả 3 việc được phân công khác. Tôi không thể nào hoàn thành tất cả chúng được.
Đây không phải một lý do hay nên bạn có thể sẽ bắt đầu khiển trách nhân viên. Bạn đã cho họ cơ hội giải thích và bởi vì lý do đó không đủ thuyết phục nên về cơ bản thì bạn có thể chỉ trích họ.
Nếu cậu không thể hoàn thành đúng hạn thì ít nhất cậu cũng phải cho tôi biết chứ. Còn chưa kể đến cậu biết dự án này quan trọng đến thế nào và cậu cũng biết về thời hạn rồi cơ mà. Tôi sẽ phải làm gì với cậu bây giờ?
Ít nhất thì cậu cũng nên nói cho tôi biết rằng cậu không thể hoàn thành đúng hạn chứ. Khi ấy tôi có thể yêu cầu Mary hoàn thành nó. Cậu thật vô trách nhiệm. Liệu vấn đề này có còn tái diễn trong những dự án sau này không thế?
Talking to Directs - Interactive Practice - Luyện tập tương tác
Nhấp chuột vào mục Nghe tất cả và làm theo. Sau khi đã nghe toàn bộ hội thoại, hãy đóng vai người A bằng cách nháy chuột vào nút người A. Bạn sẽ chỉ nghe thấy tiếng người B trong suốt hội thoại. Sẽ có một khoảng yên tĩnh cho bạn để nhắc lại những câu của người A. Làm tương tự với người B. Tốc độ trong đoạn hội thoại là tốc độ tự nhiên. Sử dụng nút tạm dừng khi ngắt nghỉ giữa mỗi câu quá nhanh đối với bạn. Sau khi thực hành một vài lần, bạn sẽ có thể nói nhanh như người bản địa.
1
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: John, are you going to complete the report on time?
John, cậu sẽ hoàn thành báo cáo đúng hạn chứ?
B: I am confident that I will have it done by this Friday.
Tôi rất tự tin rằng tôi sẽ hoàn thành nó trước thứ Sáu tuần này.
A: How far along are you?
Cậu đã làm được đến đâu rồi?
B: I have completed the preliminary review, analyzed the data, and I am almost done writing the analytical review.
Tôi đã hoàn thành đánh giá sơ bộ, phân tích dữ liệu và tôi cũng sắp viết xong bản đánh giá phân tích rồi.
A: That's great. It looks like you are ahead of schedule. When you are done, send it to me for review.
Điều đó thật tuyệt. Có vẻ như cậu đi trước cả lịch làm việc rồi.Khi nào cậu làm xong, hãy gửi cho tôi để đánh giá nhé.
B: I'll send it to you Friday morning. That should give you a day to review it.
Tôi sẽ gửi cho anh vào sáng thứ Sáu. Như thế anh sẽ có 1 nhày để đánh giá nó.
A: That's great. Keep up the good work.
Điều đó tuyệt đấy. Hãy cứ làm việc thật tốt nhé.
2
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: Can you give me an update on your assignments?
Cậu có thể cập nhật cho tôi về công việc được giao của cậu không?
B: Yeah. I'm helping with the performance testing, I've met with the partners for the integration project, and I'm finishing up the documents on the internal tool.
Vâng. Tôi đang giúp làm phần kiểm thử hiệu năng. Tôi đã gặp đối tác về dự án tích hợp và tôi đang hoàn thành nốt những tài liệu về công cụ nội bộ.
A: That's good. Can you start sending me a weekly report? That will help me keep track of your progress regularly.
Thế là tốt đấy. Cậu có thể gửi cho tôi báo cáo hàng tuần không? Như thế sẽ giúp tôi thường xuyên theo dõi được tiến độ làm việc của cậu.
B: No problem. Do you want it by the start of Monday, or do you want it Friday evening.
Không vấn đề gì. Anh muốn nhận báo cáo bắt đầu vào thứ Hai hay vào chiều thứ Sáu?
A: I'm probably not going to read it until Monday, so just send it to me by Monday morning.
Có lẽ tôi không thể có thời gian đọc nó cho đến thứ Hai nên hãy gửi nó cho tôi vào sáng thứ Hai nhé.
B: What do you want me to include in the weekly report?
Anh muốn tôi viết báo cáo hàng tuần bao gồm những điều gì?
A: Include what you did for the week, what you're going to do for the next week, and include any other issues you have.
Bao gồm những gì cậu đã làm trong tuần đó và những gì cậu sẽ làm trong tuần tiếp theo và cả những vấn đề cậu gặp phải nữa.
B: I'll start doing that this week.
Tôi sẽ bắt đầu làm thế ngay tuần này.
A: Great. Thanks.
Tuyệt. Cảm ơn nhé.
3
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: John, can I see you in my office?
John, cậu có thể đến gặp tôi trong văn phòng không?
B: I'll be right over.
Tôi sẽ đến đó ngay.
A: Have a seat... I'm concerned about your performance lately. Is there something I should know about?
Cậu ngồi đi… Tôi rất lo ngại về biểu hiện công việc gần đây của cậu. Liệu có điều giò đó mà tôi cần biết không?
B: I've been pretty occupied at home. I apologize for letting it affect work. I'll definitely pay more attention.
Tôi khá là bận rộn khi ở nhà. Tôi xin lỗi vì đã để nó ảnh hưởng đến công việc. Dĩ nhiên là tôi sẽ tập trung làm việc hơn.
A: I understand, but I'm still having to take some heat on your work. You have been late numerous times, your projects are not as detailed as it used to be, and you missed a deadline last week.
Tôi hiểu nhưng tôi vẫn còn phải bực mình về công việc của cậu. Cậu đi muộn quá nhiều lần, dự án của cậu không hề chi tiết như lẽ ra nó phải thế và cậu lỡ mất hạn chót vào tuần trước.
B: I am really sorry, and I won't let it happen again. I understand that I have been underperforming, and I will step it up.
Tôi thực sự xin lỗi và tôi sẽ không để điều đó xảy ra lần nữa. Tôi hiểu rằng tôi đã biểu hiện kém và tôi sẽ cố gắng tiến bộ hơn.
A: I hope so. I'll explain it to the director. But I don't know how much more he will tolerate. That's all I had so you better go back to work.
Tôi hy vọng thế. Tôi sẽ giải thích với giám đốc nhưng tôi không biết anh ấy sẽ tha thứ cho anh được bao nhiêu. Đó là tất cả những gì tôi cần nói nên tốt hơn là cậu hãy quay trở lại làm việc tiếp đi.
B: Ok. I really will change things around. Thanks for understanding.
Ok. Tôi thực sự sẽ thay đổi những việc này. Cảm ơn vì đã hiểu cho tôi.
