Phone Call - Gọi điện thoại
Nói chuyện qua điện thoại là việc thường xảy ra ở nơi công sở. Bạn có thể sẽ ở trong tình huống phải gọi điện cho ai đó, nhận cuộc gọi, để lại tin nhắn, và một loạt các nhiệm vụ khác. Chúng ta sẽ dùng bài học này để đề cập đén tất cả các chi tiết về thực hiện và nhanajc uộc gọi.
Nhận cuộc gọi có lẽ là việc dễ nhất.
Xin chào, đây là Mike.
Microsoft, đây là Steve.
Gọi điện thoại cho ai đó thì khó hơn một chút. Bạn nên nói rõ tên, bạn đến từ đâu, bạn gọi để nói về cái gì và các câu hỏi. Chúng ta hãy thử xem những ví dụ sau.
Chào Mary, đây là Michael Johnson ở ABC Consulting. Tôi đang xem xét dữ liệu tài chính cho dự án tiền lương. Tôi sẽ cần báo cáo tài chính năm 2002 để hoàn thành nhiệm vụ này. Cậu có biết tôi có thể lấy bản sao ở đâu không?
Ví dụ này rất rõ ràng, có tổ chức và súc tích. Đầu tiên nó giải thích người đó là ai, đang làm gì và cần gì. Nếu bạn cần gọi cho ai đó lấy thông tin thì bạn có thể sử dụng kiểu câu này.
Chúng ta hãy xem một ví dụ khác, nhưng lần này là bạn yêu cầu giúp đỡ.
Chào Bob. Đây là Steven từ công ty ABC. Tôi gọi về việc liên quan đến các chương trình nhập dữ liệu mà cậu đã tạo ra. Tôi đang gặp khó khăn về việc xác định vị trí kết nối đến máy chủ. Cậu có thể giúp tôi xử lý việc này không?
Tương tự như vậy, cuộc điện thoại này bắt đầu với lời giới thiệu của người gọi, một câu nói ngắn gọn về cuộc gọi liên quan đến cái gì, và mô tả ngắn gọn về việc người này cần cái gì. Nếu bạn trong tình huống này, bạn hãy sử dụng cách nói này và viết nó ra để có thể nói những điều mà bạn cần một cách trôi chảy. Sau khi bạn đã quen với việc đó thì bạn sẽ không cần phải viết ra nữa và bạn sẽ có thể nói nó một cách trôi chảy.
Nếu bạn có thắc mắc và nhân viên tư vấn hoặc nhân viên kinh doanh đang ghé thăm công ty bạn thì việc hỏi họ cũng tương tự như việc hỏi bất cứ ai khác.
Chào Bob. Tôi là George. Tôi là chuyên viên viết kỹ thuật cho dự án này. Tôi có một câu hỏi liên quan đến quá trình cài đặt. Nếu cậu có thể dành ra một phút thì cậu có thể chỉ cho tôi quá trình cài đặt được không? Tôi đang gặp vấn đề trong phần xác nhận.
Thông thường, khi một người đang ghé thăm công ty của bạn thì sẽ rất lịch sự khi nói cho họ biết vị trí của bạn để họ có thể hiểu bạn cần giúp đỡ kiểu gì. Ở ví dụ trước, chúng ta đã sử dụng cùng một quy trình để yêu cầu giúp đỡ với lời giới thiệu, nói cho họ biết điều bạn nói liên quan đến việc gì và các vấn đề hoặc thắc mắc.
Verifying Information - Xác minh thông tin
Đôi khi bạn phải xác minh một đơn đặt hàng, hoặc kiểm tra lại một con số. Nếu bạn có thông tin và bạn chỉ muốn xác minh rằng nó chính xác hay không thì bạn có thể sử dụng những loại câu sau đây.
Chào Debra, tôi đang phân tích các tệp tin nhật ký và nhận thấy mục 14 là âm 42. Cậu có thể xác nhận xem nó có chính xác không?
Tôi thấy doanh thu tháng 4 năm 2003 của chúng ta là 1,2 triệu đô. Cậu có thể kiểm tra lại con số này có chính xác không?
Tôi sẽ gặp CFO trong một giờ nữa. Cậu có thể xem qua bản báo cáo này và kiểm tra lại kết quả giúp tôi không? Nó chỉ mất khoảng 20 phút thôi.
Telling person you will call them back - Nói với ai đó bạn sẽ gọi lại cho họ
Nếu bạn nhận được thắc mắc hay câu hỏi từ khách hàng nhưng bạn không biết câu trả lời, bạn có thể nói với họ rằng bạn sẽ tìm câu trả lời hoặc là bảo họ hãy gọi điện cho người khác. Chúng ta hãy học cách nói những vấn đề này một cách chuyên nghiệp nhé.
Lúc này thì tôi không có câu trả lời. Tôi cần phải tìm thông tin cho bạn. Nếu tôi gọi lại cho bạn trong khoảng 30 phút nữa thì có được không?
Tôi tin tôi có thể tìm thấy thông tin cho bạn. Có thể mất 10 phút hoặc lâu hơn. Tôi có thể gọi lại cho bạn khi có thông tin được không?
Tôi không chắc về câu trả lời. Tôi sẽ tìm thông tin và gọi lại cho bạn ngay. Như vậy có được không?
Tôi không chắc về vấn đề này. Để tôi hỏi quản lý của tôi. Bạn vui lòng giữ máy được không?
Redirecting - Chuyển hướng
Receiving a Call - Nhận cuộc gọi
Tôi tin Joe Carry ở phòng tiếp thị có thể giúp cậu việc đó. Cậu có thông tin liên hệ của anh ấy không?
Tôi không chắc về điều đó. Tôi chắc Mitch Smith sẽ có thể trả lời cho vấn đề này và cả những câu hỏi khác nữa. Để tôi đưa cho cậu số của anh ấy.
Making a Call - Gọi điện thoại
Cậu có thể chuyển máy cho tôi đến người đó không?
Tôi có thể xin thông tin liên hệ của anh ấy không?
Tôi có thể xin số điện thoại của anh ấy không?
Cách tốt nhất để liên lạc với cô ấy là gì?
Cậu có thể cho tôi biết ai có thể giúp tôi không?
Xin chào, đây là Matt từ Công ty ABC. Tôi có vài câu hỏi về gói kinh doanh cấp Platinum. Bạn có thể chuyển máy cho tôi đến ai đó có thể giúp tôi không?
Leaving Messages - Để lại lời nhắn
Khi bạn gọi điện cho ai đó và họ không có ở đó, bạn phải để lại tin nhắn vào hộp thư thoại của họ. Hãy nhớ nói tên của bạn, công ty của bạn và cuộc gọi liên quan đến vấn đề gì. Sau đó bạn nên để lại số điện thoại của mình ngay cả khi bạn nghĩ rằng họ đã có nó rồi.
Chào Mary, đây là Josh từ công ty ABC. Tôi có một số câu hỏi liên quan đến dữ liệu tài chính mà bạn đã gửi cho tôi ngày hôm qua. Bạn có thể gọi điện lại cho tôi khi bạn có thời gian không? Số điện thoại của tôi là 555-123-4567. Cảm ơn.
Chào Jack, đây là Julie từ Consult R Us. Tôi bị thiếu một vài trang trong tài liệu mà bạn đã gửi cho tôi. Bạn có thể gọi cho tôi khi bạn rảnh không? Số điện thoại của tôi lại là 555-321-7654. Cảm ơn.
Trong một số trường hợp, bạn sẽ nhận một tin nhắn điện thoại như thế này. Nếu bạn phải gọi lại cho họ và họ cũng không có ở đó, bạn có thể để lại lời nhắn nói rằng bạn đang trả lời cuộc gọi của họ. Dưới đây là một ví dụ.
Chào Josh, đây là Mary và tôi đang trả lời cuộc gọi của bạn. Tôi sẽ ở trong văn phòng trong ba giờ tới, vì vậy cứ thoải mái gọi lại cho tôi bất cứ lúc nào. Chỉ là đề phòng thôi, số của tôi là 555-234-5678.
Chào Julie, đây là Jack. Tôi đã kiểm tra lại kỹ càng các tài liệu mà tôi đã gửi cho bạn và tôi không chắc là bạn bị thiếu những trang nào. Tôi có thể không ở bàn làm việc, nên cứ thoải mái gọi cho tôi bằng điện thoại di động. Số của tôi là 227-1000. Hy vọng có tin từ bạn sớm để chúng ta có thể giải quyết việc này.
Ở trường hợp khác, bạn có thể gọi cho ai đó và họ có thể không gọi lại cho bạn. Trong trường hợp này, bạn nên lịch sự gọi lại cho họ một lần nữa. Đây là cách bạn có thể để lại một lời nhắn thứ hai.
Chào Mary, đây là Josh nữa từ Công ty ABC. Tôi không chắc bạn có nhận được lời nhắn đầu tiên hay không nên tôi để lại thêm một cái nữa. Tôi có một số câu hỏi liên quan đến dữ liệu tài chính mà bạn đã gửi cho tôi cách đây vài ngày. Bạn có thể gọi cho tôi vào số 555-123-4567 khi bạn có thể không? Cảm ơn.
Nếu công ty không có hộp thư thoại, bạn có thể để lại tin nhắn cho thư ký. Sau khi yêu cầu gặp người mà bạn đang cần tìm, nếu họ nói người ấy không có ở đó thì bạn hãy để lại tin nhắn cho họ.
Bạn có thể nói Julie gọi lại cho tôi được không? Đây là Jack, và số của tôi là 555-123-4567.
Sending and receiving information - Gửi và nhận thông tin
Trong khi bạn đang làm việc, bạn sẽ cần phải gửi thông tin qua lại cho đối tác kinh doanh hoặc khách hàng. Bởi vì thư điện tử có thể tự chia thành một phần riêng nên hãy học bài này về việc chuyển thông tin qua thư tín và máy fax.
Chào Jack, tôi có tài liệu chính thức cần chữ ký của anh. Tôi sẽ gửi cho anh vào ngày mai. Nếu anh có thể ký và gửi chúng lại thì chúng ta có thể đăng ký tài liệu vào thứ sáu.
Chào Ruth, tôi có sẵn các bản giao kèo để xem qua. Tôi nên gửi chúng cho anh qua thư hay fax?
Cậu có máy fax không?
Tôi có thể xin số fax của cậu được không?
Khi cậu hoàn tất việc rà soát cuối cùng, cậu có thể gửi các tài liệu qua fax được không. Số fax của chúng tôi là 555-345-6789.
Tôi có một gói hàng cần được gửi đi. Tôi sẽ gửi nó cho anh chuyển phát nhanh vào tối nay.
Fed-Ex là cách nói ngắn của Federal Express. Đó là một công ty chuyển phát nhanh. Rất nhiều doanh nghiệp ở Mỹ sử dụng phương pháp này để vận chuyển đồ đạc, nên cách nói 'Fed-Ex nó đi' trở nên rất phổ biến.
Tôi tin là tôi có số fax của bạn. Có phải số 555-234-5678 không?
Nếu một người nói rằng họ sẽ gửi thông tin đi thì bạn có thể phải gọi cho họ để kiểm tra trạng thái nếu như bạn chưa nhận được nó.
Chào Mary, đây là Diana ở công ty tiếp thị ABC. Tôi có thể kiểm tra trạng thái tài liệu trên máy fax mà cậu sắp gửi qua không?
Cậu có thể kiểm tra trạng thái của các tài liệu mà cậu đang gửi fax cho tôi không? Tôi chưa nhận được nó.
Chào Mary, tối qua tôi không nhận được fax. Cậu có thể fax nó lại không? Chúng ta cũng nên xác nhận số fax mà cậu có trong hồ sơ.
Business Phone Call - Interactive Practice - Luyện tập tương tác
Nhấp chuột vào mục Nghe tất cả và làm theo. Sau khi đã nghe toàn bộ hội thoại, hãy đóng vai người A bằng cách nháy chuột vào nút người A. Bạn sẽ chỉ nghe thấy tiếng người B trong suốt hội thoại. Sẽ có một khoảng yên tĩnh cho bạn để nhắc lại những câu của người A. Làm tương tự với người B. Tốc độ trong đoạn hội thoại là tốc độ tự nhiên. Sử dụng nút tạm dừng khi ngắt nghỉ giữa mỗi câu quá nhanh đối với bạn. Sau khi thực hành một vài lần, bạn sẽ có thể nói nhanh như người bản địa.
1
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: Hello? This is Steve.
Xin chào? Steve đây.
B: Hi Steve, this is Mary from ABC Company. I'm returning your call.
Chào Steve, đây là Mary ở công ty ABC. Tớ đang trả lời lại cuộc gọi của cậu.
A: Hi Mary. How are you doing?
Chào Mary. Cậu thế nào rồi?
B: I'm doing great thanks.
Tớ vẫn ổn lắm, cảm ơn nhé.
A: Thanks for returning my call. I couldn't figure out why the ending balance on fiscal year 2003 didn't match the beginning balance on of 2004.
cảm ơn vì đã trả lời cuộc gọi của tớ. Tớ không thể nào tìm ra tại sao số cân bằng cuối kỳ vào năm tài khóa 2003 không khớp với cân bằng đầu năm 2004.
B: When I checked, it was matching. How much is the difference?
Khi tớ kiểm tra thì nó khớp mà. Số chênh lệch là bao nhiêu thế?
A: The amount is exactly $42,000.
Tổng số chính xác là 42.000$.
B: Oh. I know what the problem is. We opened another bank account at the end of fiscal year 2003. I might not have included the new bank statements when I sent over the information.
Oh. Tớ biết vấn đề là gì rồi. Chúng ta mở một tài khoản ngân hàng khác vào cuối năm tài khóa 2003. Có thể là tớ chưa gộp bản sao kê mới của ngân hàng khi tớ gửi thông tin đi.
A: That makes sense. I'm just glad it wasn't out of my miscalculation. Can you send over the statements? I should be done by end of day since everything looks good.
Hợp lý đấy. Tớ mừng vì tớ không tính toán sai. Cậu có thể gửi cho tớ bản sao kê được không? Tớ sẽ hoàn thành mọi thứ vào cuối ngày vì mọi thứ đều có vẻ ổn hết.
B: Sure. I'll fax them to you immediately. Is 555-123-4567 the number I should fax it to?
Được thôi. Tớ sẽ fax cho cậu ngay bây giờ. Số fax tớ gửi là 555-123-4567 đúng không?
A: Yes. That is the correct number.
Ừ. Đúng số đó đấy.
B: I'll do it right now.
Tớ sẽ gửi ngay đây.
A: Thank you for your help.
Cảm ơn sự giúp đỡ của cậu nhé.
B: I should have sent them over to you the first time. I apologize for that.
Lẽ ra tớ nên gửi nó cho cậu ngay từ đầu mới phải. Xin lỗi vì điều đó nhé.
A: No problem.
Không có gì đâu.
B: Thank you.
Cảm ơn nhé.
A: Thank you. Bye.
Cảm ơn cậu. Tạm biệt.
2
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: Hello, ABC Company.
Xin chào, công ty ABC xin nghe.
B: Hi, this is Janet from Consult R Us. May I speak with Alex please?
in chào, tôi là Janet ở Consult R Us. Tôi có thể nói chuyện với Alex không?
A: He's in a meeting right now. Would you like to leave a message?
Giờ anh ấy đang trong cuộc họp. Bạn có muốn để lại lời nhắn không?
B: Yes. Can you have Alex call me back when he is available? My name again is Janet, and he can reach me at 555-987-6543.
Có. Bạn có thể nói với Alex gọi lại cho tôi khi anh ấy rảnh không? Tên tôi là Janet và anh ấy có thể gọi cho tôi theo số 555-987-6543.
A: It's Janet at 555-987-6543. Can I tell him what this is regarding?
Là Janet với số 555-987-6543. Tôi có thể nói cho anh ấy biết liên quan đến vấn đề gì không?
B: He sent over a fax, and the last page didn't print out. I will need for him to resend the fax to me.
Anh ấy đã gửi tài liệu qua fax nhưng mà trang cuối cùng không được in ra. Tôi muốn anh ấy gửi fax lại cho tôi.
A: I'll let him know.
Tôi sẽ nói với anh ấy.
B: Thank you.
Cảm ơn.
A: Thank you for calling ABC.
Cảm ơn vì đã gọi đến ABC.
B: Good bye.
Tạm biệt.
A: Bye.
Tạm biệt.
3
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: Microsoft, this is Steve.
Microsoft, Steve đây.
B: Hi Steve, this is Richard from Third Hand Testing. I'm calling in regards to the MSN assignment. Do you have a minute to answer a couple of questions?
Chào Steve, đây là Richard ở Third Hand Testing. Tôi gọi về việc liên quan đến phân công MSN. Cậu có rảnh một phút để trả lời giúp tôi mấy câu hỏi không?
A: Sure. What can I help you with?
Được. Tôi có thể giúp gì cho cậu.
B: We originally agreed on 5 testing procedures, but our program manager received a mail indicating 4 testing procedures. Is 4 the correct number?
Chúng tôi ban đầu chấp nhận 5 quá trình kiểm thử nhưng anh quản lý của chúng tôi nhận được thư nói rằng chỉ có 4 quá trình kiểm thử. Vậy có phải có 4 quá trình là chính xác không?
A: Yes it is. We found that we can do the last one here.
Đúng vậy đó. Chúng tôi thấy rằng chúng tôi có thể làm bước cuối cùng ở đây.
B: Great. Does the timeline change because we reduced one of the testing procedures?
Tuyệt. Bởi vì chúng ta giảm thiểu một nước kiểm thử thì liệu thời gian biểu có thay đổi không?
A: We don't have to change the timeline. Our original timeframe was very aggressive.
Chúng ta không phải thay đổi thời gian biểu đâu. Khung thời gian biểu ban đầu của chúng tôi rất sít sao.
B: That makes our job a little easier.
Điều đó cũng khiến công việc của chúng tôi dễ dàng hơn một chút đấy.
A: Do you have any other questions?
Cậu còn câu hỏi nào nữa không?
B: No. That's all I had. Thanks for your time.
Không. Đó là tất cả những gì tôi muốn hỏi. Cảm ơn vì đã dành ra thời gian.
A: No problem.
Không có gì.
B: Ok. Good bye.
Ok. Tạm biệt.
A: Bye.
Tạm biệt.
