Explanations and Presentations General - Tổng quát về giải thích và thuyết trình
Bài học này sẽ đưa ra một số hướng dẫn về cách giải thích một điều gì đó và cách nói chuyện trong khi thuyết trình. Bởi vì tôi không thể đề cập cụ thể đến từng chủ đề, tôi sẽ chọn ra những chủ đề phổ biến. Chủ yếu bạn cần để ý đến cấu trúc và văn phong trong bài học tiếng Anh về kinh doanh này.
Rất dễ hiểu nếu như bạn cảm thấy lo lắng hay không dễ dàng khi phải giải thích một điều gì đó bắng tiếng Anh. Bởi vì tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn nên việc sử dụng nó khá là khó khăn. Tuy nhiên, trong văn phòng, bạn có thể sẽ ở trong những tình huống mà bạn cần phải giải thích điều gì đó. Dưới đây là 3 mẹo để bạn có thể giải thích hoặc thuyết trình dễ dàng hơn.
Thứ nhất, bạn không nên nói quá nhanh. Tôi làm việc ở một công ty lớn với rất nhiều người đến từ mọi nơi trên thế giới. Khoảng thời gian khó khăn nhất mà tôi từng trải qua là khi lắng nghe người nào đó nói chuyện quá nhanh với giọng rất tệ. Vấn đề mà họ mắc phải là họ nói tiếng Anh trôi chảy và thoải mái nhưng lại không nhận ra giọng của mình tệ đến thế nào. Nếu bạn nói chậm hơn, bạn có thể tránh được vấn đề này. Trừ khi bạn chắc chắn rằng giọng của bạn nghe dễ hiểu, nếu không hãy cứ nói chậm hơn một chút nhé.
Thứ hai, bạn nên nói một cách rõ ràng. Nói từng từ rõ ràng và nhấn mạnh vào những từ quan trọng. Ngay cả khi họ không hiểu được từng từ trong câu của bạn, họ cũng hiểu được đại ý với cách nhấn mạnh cụ thể.
Thứ ba, hãy chuẩn bị và thực hành trước. Bạn có thể tự ghi âm và nghe lại bản ghi âm đó. Bạn cũng nên nhờ một người bạn Mỹ để có thể đánh giá giúp bạn. Đây là những việc mà bạn cần phải làm lúc mới bắt đầu nhưng nó VÔ CÙNG quan trọng. Nhưng ngay cả khi điều đó khiến lời giải thích và thuyết trình của bạn trở nên rõ ràng hơn và tốt hơn thì đó cũng không phải là lý do vì sao tôi khuyên bạn nên ghi âm và nhờ một người bạn nghe nó. Lý do khiến việc đó rất quan trọng đó là bởi vì bạn đang tập nền tảng cho việc giao tiếp thực sự về mặt ngữ điệu và phát âm. Ví dụ, nếu như bạn không làm điều này, bạn sẽ nghĩ bạn không hề gặp vấn đề gì cả và bạn sẽ vẫn tiếp tục phát âm sai. Bạn cũng sẽ sớm trở thành người nói nhanh nhưng lại phát âm tệ kinh khủng. Bạn sẽ trở thành kiểu người mà tôi mô tả là….khó có thể hiểu được. Nếu bạn dành thời gian để luyện tập khoảng vài giờ trước mỗi bài thuyết trình thì bạn sẽ thực hành theo một cách đúng đắn để có thể nâng cao được năng lực tiếng Anh của mình.
Explanation - Giải thích
Bước thứ ba ở trên về cơ bản dành cho bài thuyết trình. Khi bạn phải đưa ra một lời giải thích, bạn sẽ có thể không có thời gian để chuẩn bị nó. Nếu ai đó hỏi bạn một câu hỏi, bạn sẽ không thể nào nói với họ rằng bạn cần khoảng hai giờ để chuẩn bị trước khi trả lời được.
Tuy nhiên, nếu nó liên quan đến công việc thì bạn có khả năng tiên liệu trước được những câu hỏi. Hãy nghĩ về lĩnh vực chuyên môn của bạn rồi liệt kê ra những câu hỏi mà bạn đã nghe thấy từ những người đồng nghiệp hoặc bạn bè. Nếu bạn nói bằng tiếng mẹ đẻ của mình thì bạn biết chính xác phải nói như thế nào mà chẳng cần chuẩn bị. Nhưng trong tiếng Anh, bạn không biết phải bắt đầu từ đâu. Hãy liệt kê những câu trả lời của bạn ra và học cách nói chúng bằng tiếng Anh. Nếu bạn làm thế thì bất kỳ khi nào bạn nhận được câu hỏi thuộc lĩnh vực của bạn, bạn cũng sẽ có thể trả lời một cách nhanh chóng. Dưới đây là một ví dụ với vài mẹo nữa.
Bạn có thể giải thích quy trình bán nhà và các chi phí liên quan không?
Phản ứng đầu tiên của bạn có thể là “khi nào tôi có thể nói được tất cả những điều này một lúc nhỉ?”. Nhưng thực ra nó dễ hơn bạn nghĩ. Tôi sẽ giải thích sâu hơn.
Có ai đó hỏi chúng ta về việc bán nhà hay điều gì đó. Chúng ta phỉa giải thích quá trình. Ngay cả khi bạn không biết quá trình bán nhà ở Mỹ thì bạn có thể dử dụng những hướng dẫn tương tự cho lĩnh vực chuyên môn của bạn. Nếu như bạn có thể nói riêng rẽ từng câu một thì bạn cũng có thể nói tất cả những câu ấy cùng một lúc với nhau.
Tôi sẽ bắt đầu bằng việc nói rằng có rất nhiều cách để bán một căn nhà.
Và sau đây là ví dụ mà bạn có thể giải thích một quy trình phổ biến hơn.
Từ đây trở đi sẽ chỉ là liệt kê những bước cơ bản thôi.
Điều đầu tiên bạn cần làm là tìm một người môi giới bán nhà.
Người môi giới sẽ liệt kê nhà bạn vào trong chợ mua bán.
3. After the house is on the market, people who are looking to buy a house will find a buyers agent.
Sau khi nhà của bạn đã có tên trong chợ mua bán thì những người có nhu cầu tìm mua một căn nhà sẽ tìm đến người môi giới mua nhà.
Người môi giới mua nhà sẽ xem qua danh sách những căn nhà đang cần bán được người môi giới bán nhà đăng lên.
Người môi giới mua nhà sẽ giới thiệu căn nhà của bạn cho những khách mua nhà tiềm năng.
Khi ai đó muốn chào giá, người môi gới mua nhà sẽ thông báo cho người môi giới bán nhà biết giá mà người mua trả.
Sau khi mọi người đã đồng ý thỏa thuận thì căn nhà được bán.
Mức giá liên quan đến việc bán nhà phải dựa trên tiền hoa hồng.
Người môi giới bán nhà sẽ được nhận trung bình là 2.5% giá bán nhà và người môi giới mua nhà cũng sẽ nhận 2.5%.
Nếu giá bán nhà là 300.000$ thì mỗi người môi giới sẽ nhận 750$, và bạn sẽ phải trả tổng cộng 15.000$.
Bản liệt kê giờ trông đã đơn giản hơn rồi. Mỗi câu cũng khá là ngắn. Chẳng có gì khác biệt giữa một đoạn văn dài và những thứ đã được liệt kê trên. Cả hai đều chứa những từ ngữ giống nhau. Tất cả những gì tôi là chỉ là xếp chúng lại với nhau.
Cuối cùng, nếu bạn cảm thấy bạn không thể nào tạo ra được những câu này ngay cả khi dưới dạng một danh sách liệt kê thì hãy sử dụng những ví dụ quen thuộc với bạn. Tôi chắc chắn là bán ẽ có một khoảng thời gian dễ dàng khi tạo ra một danh sách những chủ để trong lĩnh vực chuyên môn của bạn.
Tôi khuyến khích bạn nghe lại đoạn văn một lần nữa. Nhưng lần này hãy lắng nghe cả tốc độ mà tôi nói nữa. Và cũng lắng nghe cả những khoảng ngắt nghỉ sau mỗi câu. Hãy chú ý rằng tôi nói những từ không cần thiết như “và”, “hơn nữa”, “thêm nữa”, “sau đó”, vân vân. Chúng là những từu hay nhưng bạn không cần đến chúng khi bạn đang giải thích điều gì đó bằng lời. Sử dụng khoảng ngắt nghỉ giữa các câu và nói một cách rõ rang, chậm rãi là cách tốt nhất để đưa ra một lời giải thích.
Presentation - Thuyết trình
Một bài thuyết trình thì dài hơn một lời giải thích nhưng nó lại dễ hơn bởi vì bạn có thời gian để chuẩn bị. Sai lầm lớn nhất mà tôi thấy là mọi người đều không sử dụng những câu đơn giản và ngắn. Rất nhiều trong số các bài thuyết trình hay nhất của những người nói tiếng Anh mà tôi được thấy là họ sử dụng các câu đơn giản và dễ hiểu. Hãy nhớ rằng một đoạn văn dài có thể gồm 10 câu ngắn. Điều này vẫn còn mang lại hiệu quả và khiến việc nói trở nên dễ dàng hơn.
Nhiều khi, người ta sử dụng phần mềm thuyết trình như Power Point. Nếu trong trường hợp đó, bạn cần phải chuẩn bị các slide và một bản tài liệu riêng với những câu nói phù hợp cho mỗi slide. Bạn không nên đọc chúng nhưng ít nhất đề phòng trường hợp bạn quên mất phải đề cập đến cái gì. Hãy sử dụng chúng như một tài liệu chuẩn bị trước khi thuyết trình và tài liệu tham khảo trong quá trình thuyết trình. Mỗi câu nên giải thích từng bước một nội dung trên slide.
Tôi sẽ không đưa ra một ví dụ cụ thể bởi vì các bài thuyết trình đều khác nhau tùy thuộc vào chủ đề. Nhưng hãy nhớ quá trình tôi đã giải thích về ví dụ bán hàng. Sử dụng câu ngắn, nói chậm rãi và rõ ràng, nhấn mạnh vào các từ khóa, và ngắt một chút sau mỗi câu.
Có nhiều lúc bạn sẽ phải giải thích một cái gì đó. Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể nghe thấy.
Cậu đã làm gì trong tuần này?
Cậu sẽ làm gì trong tuần tới?
Lịch trình của cậu trong hai tuần tiếp theo là gì?
Cậu có thể giải thích làm thế nào để thực hiện một bản đánh giá cho phản hồi từ đối tác không?
Làm thế nào để thực hiện việc hoàn trả tiền mua hàng bằng thẻ tín dụng?
Có rất nhiều câu hỏi như thế này mà bạn có thể gặp phải. Để trả lời tất cả trong số đó, chỉ cần làm theo ví dụ về danh sách liệt kê.
Tuần này, tôi đã hoàn thành bản phân tích trên Ford Motor, bắt đầu viết một bản báo cáo về việc gia nhập thị trường quốc tế, và tôi giới thiệu cho nhân viên mới cách sử dụng phần mềm của chúng ta.
Ví dụ này rất đơn giản. Đó là một danh sách cơ bản bao gồm ba thứ. Bạn không cần phải có bất kỳ từ nào ở giữa chúng.
Bạn có thể sử dụng cùng một văn phong trả lời này cho nhiều loại câu hỏi khác nhau.
Tuần tới, tôi phải hoàn thành bản báo cáo, thông tin nghiên cứu về GM Motors, và thuyết trình về chiến lược thị trường của chúng ta.
Để thực hiện một thông tin phản hồi về một đối tác, bạn cần phải xác định ai là đối tác, những dự án nào mà họ đã thực hiện, kết quả của các dự án, điểm mà họ cần nâng cấp, và cuối cùng những gì họ đã làm tốt.
Trên máy thẻ tín dụng, nhấn nút hoàn tiền. Sau đó, gõ vào số thẻ tín dụng và nhấn Enter. Gõ vào số tiền, và nhấn Enter. Đó là tất cả các bạn cần phải làm.
Bất cứ khi nào bạn đang đưa ra một lời giải thích, hãy nhớ cách dễ nhất để làm điều đó là tạo ra một danh sách và xếp chúng lại với nhau. Để có thể làm được điều này, bạn phải biết làm thế nào để nói được những từ quan trọng trong lĩnh vực chuyên môn của mình.
Khi bạn phải thực hiện một bài thuyết trình, hãy nhớ rằng việc chuẩn bị là quan trọng nhất. Như tôi đã nói trước đó, dành thời gian cho bài thuyết trình đầu tiên để ghi âm và tìm một người bạn cơ thể lắng nghe bài thuyết trình đó.
Cuối cùng, chúng ta hãy xem xét ba bước quan trọng bạn cần nhớ khi đưa ra một lời giải thích hay một bài thuyết trình.
Đừng nói nhanh: Ngay cả những người có tiếng Anh hoàn hảo cũng gặp phải vấn đề này. Nói nhanh sẽ không tốt khi bạn đang giải thích một cái gì đó hoặc đang thuyết trình.
Nói một cách rõ ràng: Nói các từ trong mỗi câu một cách rõ ràng sẽ giúp mọi người hiểu ý bạn tốt hơn.
Chuẩn bị và thực hành: Đây là bước quan trọng nhất. Khi thời gian trôi đi, bạn sẽ nhận ra việc chuẩn bị sẽ giúp ích cho tất cả các kỹ năng tiếng Anh của bạn như thế nào.
