Before the meeting - Trước cuộc họp
Trước một cuộc họp, có rất nhiều câu hỏi để hỏi. Nếu bạn tò mò về cuộc họp sẽ nói về vấn đề gì, bạn cần phải hỏi người tổ chức cuộc họp. Bạn cũng có thể hỏi những câu như cuộc họp sẽ diễn ra trong bao lâu, và những ai sẽ đến họp. Chúng ta hãy thử một vài câu sau nhé.
Chào Jack. Anh có biết ai sẽ đến cuộc họp vào lúc 2:00 không?
Cậu đã mời những ai đến cuộc họp phân loại vậy?
Chào Jack. Anh nghĩ cuộc họp sẽ mất bao lâu?
Tôi phải sắp xếp cuộc hẹn khác vào lúc 4:00 nhưng tôi không muốn nó trùng lịch với cậu. Cuộc họp sẽ mất bao lâu?
Cuộc họp sẽ kéo dài hơn một tiếng phải không?
Cậu nói lại lần nữa đi, cuộc họp diễn ra lúc mấy giờ?
Khi nào bạn sẽ thực hiện bài thuyết trình đó? Tôi nghĩ là ngày hôm nay chứ?
Dưới đây là những câu nói thông thường mà người ta sử dụng khi họ không thể đến dự họp.
Tôi có cuộc hẹn khác trùng với cuộc họp của cậu. Tôi sẽ không thể tham dự được.
Tôi có cuộc họp khác mà tôi không thể bỏ lỡ được. Tôi sẽ không thể dự cuộc họp của cậu được.
Tôi không thể đến cuộc họp lúc 3:00 được. Tôi có cuộc hẹn khác vào cùng giờ đó.
Tôi không thể đến cuộc họp lúc 4:00 được. Tôi có cuộc hẹn với bác sỹ. Cậu có thể lưu ý cho tôi được không?
Tôi sẽ rời thành phố vào ngày mai, nên tôi sẽ không thể tham dự cuộc họp hàng quý được. Cậu có thể gửi cho tôi một bức thư về các chủ đề đã được thảo luận không?
Canceling a Meeting - Hủy cuộc họp
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp thì sẽ có lúc bạn phải huỷ cuộc họp. Dưới đây là vài câu nói bạn có thể sử dụng cho tình huống này.
Có 4 người có thể không tham dự buổi họp ngày mai. Tôi sẽ lên lịch họp lại vào thời gian thuận tiện hơn.
Giám đốc yêu cầu chúng ta hoãn cuộc họp tài chính cho đến khi báo cáo quý hoàn tất. Vì vậy tôi sẽ cập nhật ngày giờ mới vào cuối tuần này.
Có vài cuộc họp là cuộc họp hàng tuần diễn ra cùng một lúc. Bình thường những cuộc họp này bị huỷ khi không có vấn đề gì để bàn luận.
Tuần này không có gì mới để thảo luận, vì vậy chúng ta sẽ huỷ lịch họp tuần này.
Sáng nay tôi sẽ đến trễ. Chúng ta sẽ hoãn cuộc họp cho đến chiều.
Ngày mai tôi không thể đi làm được, vì vậy chúng ta huỷ cuộc họp tuần này nhé. Tôi sẽ gửi email cho mọi người nếu có gì mới cần thảo luận.
During the Meeting - Trong cuộc họp
Nếu bạn phải nói trong cuộc họp thì có thể do một vài lý do phổ biến. Bạn có thể hỏi một câu hỏi, đưa ra ý kiến hoặc bạn được hỏi để làm rõ điều gì đó mà bạn không hiểu. Hãy xem một vài câu này nhé.
Raising a Question - Đặt câu hỏi
Phụ thuộc vào kiểu cuộc họp như thế nào, bạn có thể đợi đến kết thúc cuộc họp trước khi đưa ra câu hỏi , bạn có thể giơ tay để đưa ra câu hỏi hay bạn có thể đưa ra câu hỏi bất kỳ lúc nào. Tôi sẽ đưa ra một ví dụ cho mỗi tình huống.
Nếu bạn ở trong một cuộc họp mà bạn có thể đưa ra câu hỏi bất kỳ lúc nào thì bạn có thể nói như sau.
Tôi có một câu hỏi. Tại sao việc tiếp thị không quản lý được phân khúc dựa trên việc phân tích người dùng cuối cùng? Trong quá khứ họ thường làm việc này mà.
Những điểm thêm mới vào dự án của chúng ta sẽ ảnh hưởng đến thời hạn mà chúng ta có như thế nào?
Liệu chúng ta có thể chắc chắn phối hợp được những phản hồi từ phía người sử dụng với những thay đổi mà chúng ta đang thực hiện không?
Stating your Opinion - Đưa ra ý kiến
Về có bản, bạn hỏi bất cứ câu hỏi nào thì cũng không có một cách cụ thể nào để thực hiện việc đó. Nó cũng giống như khi bạn đang nói ra ý kiến của mình vậy. Ai đó có thể hỏi bạn nghĩ gì về một ý tưởng hoặc một tình huống. Bạn chỉ cần đơn giản đưa ra câu trả lời của mình.
Tôi đồng ý với Mark. Cách tiếp cận đứng đắn là gửi những công cụ cho đối tác của chúng ta trước khi bán chúng công khai cho mọi người.
Theo ý kiến của tôi, tôi nghĩ chúng ta nên giới thiệu dòng máy in mới của mình vào tháng Tám. Rất nhiều công ty có thêm nguồn quỹ trong thời gian này cũng như sinh viên thì đến ngày hội mua sắm ở trường học. Thị trường mục tiêu của chúng ta sẽ tích cực phản hồi với quảng cáo của chúng ta trong khoảng thời gian này hơn.
Tôi nghĩ chúng ta đi theo hướng nào cũng được. Tôi tin là cả hai giải pháp đều có thể giải quyết được vấn đề.
Asking for clarity - Hỏi rõ
Hỏi rõ cũng giống như cách đưa ra một câu hỏi. Điều khác biệt duy nhất đó là họ đã trả lời rồi nhưng bạn không hiểu. Vì thế bạn nên nói chính xác bạn không biết điều gì hoặc hỏi rõ một phần cụ thể trong câu hỏi.
Tôi không hiểu tại sao chúng ta lại đến muộn. Tôi nghĩ chúng ta đã lên kế hoạch mọi thứ từ sớm. Lại vì lý do gì thế?
Cậu có thể nói chi tiết cách quá trình này giúp ích cho đội bán hàng không?
Cậu có thể làm rõ bước thứ hai trong đề xuất giải pháp của cậu không? Tôi không hiểu tại sao nó cần thiết.
After the Meeting - Sau cuộc họp
Trò chuyện sau cuộc họp là một chuyện rất bình thường. Đôi khi có thể nói là cuộc họp quá vô ích hoặc bạn cảm thấy nó quá chán nhưng đôi khi có ai đó hỏi xin phản hồi từ bạn. Hoặc lúc khác bạn muốn xin phản hồi khi bạn là người tổ chức cuộc họp. Hãy đề cập đến chúng ở đây.
Asking for Feedback - Hỏi xin phản hồi
Cậu nghĩ thế nào về bài thuyết trình của tôi?
Cậu có nghĩ cuộc họp suôn sẻ không?
Cậu có thể cho tôi xin phản hồi về cuộc họp mà chúng ta vừa tham dự được không?
Cậu có thấy cuộc họp hữu ích không?
Cuộc họp có giúp làm rõ tình hình hiện tại không?
Có phần nào trong cuộc thảo luận của chúng ta trong suốt cuộc họp khiến cậu cảm thấy không chắc chắn không?
Providing Feedback - Đưa ra phản hồi
Ngay cả khi bạn nghĩ cuộc họp rất chán và vô ích , bạn cũng không nên nói điều đó ra trừ khi nói chuyện với bạn thân. Rất nhiều khi trong văn phòng bạn phải đưa ra một câu trả lời chuyên nghiệp.
Tôi nghĩ bài thuyết trình diễn ra suôn sẻ Cậu đã đưa ra những thông tin rất tuyệt và tớ nghĩ mọi người đều bị ấn tượng.
Cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Chúng ta đã đề cập đến rất nhiều thông tin và đã đưa ra những quyết định quan trọng.
Cả bài thuyết trình diễn ra khá tốt nhưng lần sau tớ khuyên cậu nên nói chậm lại một chút. Khi chúng ta sắp hết thời gian, cậu bắt đầu nói quá nhanh và rất khó để theo kịp.
Hầu hết mọi lần thì cuộc họp hàng tuần của chúng ta khá là vô ích nưng hôm nay nó hữu ích đấy chứ.
Tớ hiểu bây giờ chuyện gì đang xảy ra với dự án của chúng ta nhưng tớ vẫn không rõ chính xác ai là người bị ảnh hưởng bởi thay đổi này.
General Statements - Những câu nói phổ biến
Tớ phải đi đây. Tớ có một cuộc họp mà tớ đang bị muộn rồi.
Tớ phải đến cuộc họp ngay bây giờ. Tớ sẽ nói chuyện với cậu sau nhé.
Tớ quên mất cuộc họp lúc 1:00. Tớ không có nhiều thời gian cho bữa trưa nữa.
Tớ sẽ hoàn thành bản phản hồi sau cuộc họp.
Ngày hôm nay tớ sẽ phải đi họp cả ngày.
Hôm nay tớ có tận 5 cuộc họp nên tớ không có thời gian để giúp cậu cái này được. Hẹn lúc nào đó vào ngày mai nhé.
Cuộc họp kéo dài muộn hơn một tiếng.
Cuộc họp bị hủy rồi.
Cuộc họp bắt đầu muộn 15 phút.
George không đến họp đứng thời gian.
Chúng ta kết thúc cuộc họp muộn bởi vì John gặp trục trặc với máy tính trong phần thuyết trình của buổi họp.
Cậu có đến cuộc họp công ty diễn ra vào tuần tới không?
Cậu có thể lên lịch cho cuộc họp về phần ý tưởng không?
Lịch của tớ khá trống vào thứ Năm. Đặt lịch họp vào hôm đó nhé.
Nếu bạn có một người bạn thân ở trong văn phòng, bạn có thể nói một cách thẳng thắn. Dưới đây là những câu nói phổ biến mà bạn có thể nói về cuộc họp. Nhưng hãy cẩn thận chọn người mà bạn muốn nói cùng.
Tớ ghét họp. Tớ nghĩ họ đang lãng phí thời gian. Tớ là một kỹ sư chứ đâu phải một nhà kế hoạch.
Tớ không biết tại sao tớ phải đến những cuộc họp đó. Tớ chẳng bao giờ học hỏi được bất cứ điều gì từ họ và tớ cũng chẳng bao giờ nói bất cứ điều gì cả.
Tớ không thể tin được là cuộc họp hàng tuần của chúng ta diễn ra vào lúc 6 giờ sáng. Tớ ghét phải dậy sớm.
Nếu tớ bỏ cuộc họp đó tớ tự hỏi không biết có ai để ý không nhỉ?
Cuộc họp đó thật buồn cười. Tớ không thể tin được là vị quản lý lại quên cả tên của John.
Tớ buồn ngủ suốt cuộc họp.
Tớ gần như đã ngủ suốt cuộc họp.
Tớ phải khó khăn lắm mới nín cười được. Tớ thấy cậu ngủ gật trong cuộc họp.
