Machine Problems - Các vấn đề về máy móc
Có rất nhiều thứ để nói đến khi đang ở trong văn phòng. Có thể máy in gặp một trục trặc nào đó hoặc bạn có thể đang tự hỏi không hiểu sao bưu kiện vẫn chưa được chuyển đến. Những bài học ngắn tiếp theo sẽ nói về chủ đề Các khái niệm cơ bản trong văn phòng.
Cậu có biết máy in bị trục trặc gì không?
Chúng ta có thể gọi cho ai để thông báo về vấn đề của máy in?
Khi nào máy in sẽ được sửa?
Máy in ở cạnh phòng nghỉ đang bị hỏng. Còn những chiếc máy in khác ở đâu?
Máy photocopy lại bị kẹt lần nữa rồi.
Máy photocopy bị hỏng rồi.
Chúng ta cần phải sửa cái máy photocopy thôi.
Chiều nay, một nhân viên kỹ thuật sẽ đến để sửa máy photocopy.
Giấy dùng cho máy photocopy nằm ở đâu thế?
Chúng ta cần đặt thêm giấy. Chúng ta dùng sắp hết giấy rồi.
Mail Room - Phòng thư từ
Đối với các công ty lớn, phòng thư từ là nơi cung cấp cho mỗi nhân viên một hộp thư riêng của mình. Dưới đây là một vài câu nói mà bạn cần biết.
Phòng thư từ nằm ở đâu thế?
Tớ không có hộp thư. Tớ có thể liên hệ với ai để nhận được hộp thư?
Hộp thư của cầu gần như đầy rồi đấy. Cậu nên đến lấy chúng đi.
Hai tuần rồi tớ chưa kiểm tra hộp thư.
Tớ chẳng bao giờ nhận được gì cả nên tớ cũng chẳng cần kiểm tra hộp thư thường xuyên.
Thường thường thì khoảng mấy giờ người đưa thư sẽ đến?
Thường thường thì bao giờ thư sẽ đến?
Những công ty lớn cũng có rất nhiều các tòa nhà khác nhau. Vì thế gửi thư cho một nhân viên khác cũng là một hoạt động thường xảy ra. Ví dụ, nếu tôi cần phải gửi những tài liệu tài chính cho một kiểm toán viên ở một tòa nhà dưới phố thì tôi sẽ sử dụng dịch vụ chuyển thư trong văn phòng. Một số người gọi tắt là I.O.
Tớ có thể gửi cho cậu qua dịch vụ chuyển thư trong văn phòng.
Tớ sẽ gửi qua dịch vụ chuyển thư trong văn phòng ngay lập tức.
Tớ sẽ gửi cho cậu qua dịch vụ chuyển thư trong văn phòng.
Tớ cần những tài liệu đó. Cậu có thể gửi cho tớ qua dịch vụ chuyển thư trong văn phòng không?
Cậu muốn đến lấy chúng hay là để tớ chuyển nó qua dịch vụ chuyển thư trong văn phòng?
Về có bản, thuật ngữ “inter” có nghĩa là “ở giữa” khi có nhiều đối tượng cần nói đến. Ví dụ, trong từ “international” thì “nation” nghĩa là “quốc gia”, và khi có tiền tố “inter” ở phía trước nó, chúng ta có từ “international”. Từ này nghĩa là kết nối giữa hai quốc gia hoặc nhiều hơn.
Requesting Equipment - Yêu cầu các trang thiết bị
Tớ hết ghim rồi. Trong phòng cung cấp thiết bị còn ghim không nhỉ?
Phòng cung cấp thiết bị sắp hết bút rồi. Tớ nghĩ chúng ta cần mua thêm.
Cái màn hình máy tính của tớ cũ quá rồi. Nó khá là mờ và khiến tớ bị đau đầu khi phỉa nhìn vào nó trong thời gian dài. Tớ có thể thay cái màn hình mới không?
Máy tính của tớ chạy quá chậm. Nó khiến tớ chậm trễ công việc. Tớ muốn có cái máy tính chạy nhanh hơn. Nó sẽ tăng hiệu quả làm việc của tớ khi làm rất nhiều việc khác nhau.
Tớ muốn có một bàn phím ergonomic “bàn phím công thái học”. Tớ có thể đánh máy nhanh hơn khi dùng bàn phím này.
Tớ có thể lấy cái ghế mới được không? Ngồi cái ghế này không thoải mái.
Cậu có thể đưa tớ bộ tai nghe cho điện thoại không? Tớ nghe điện thoại suốt cả ngày và tớ muốn được rảnh tay.
Company Policies - Các chính sách của công ty
Mỗi công ty có những luật lệ riêng của mình đối với động vật, quy định về trang phục, giờ nghỉ giải lao, thời gian nghỉ phép và rất nhiều những chính sách khác. Hãy dành một chút thời gian để học cách hỏi về các chính sách này nhé.
Chúng ta được phép đi ăn trưa trong bao lâu?
Giờ nghỉ trưa kéo dài bao lâu?
Nếu tớ chỉ nghỉ trưa có 30 phút thì tớ có thể về sớm hơn 30 phút không?
Tớ nên báo cáo công việc vào lúc nào?
Có quy định nghiêm ngặt về giờ làm việc không nhỉ?
Chúng ta có được phép bắt đầu làm việc trễ một tiếng nếu chúng ta làm việc thêm một tiếng không?
Quy định về trang phục ở đây là gì thế?
Chúng ta có được phép mặc thường phục vào ngày thứ Sáu không?
Công ty này có cho phép mặc thường phục vào ngày thứ Sáu không?
Nếu tớ có 10 ngày nghỉ phép thì có được dùng chúng cùng một lúc không?
Vào những kỳ nghỉ lễ nào thì chúng ta sẽ được nghỉ?
Liệu những ngày nghỉ phép của chúng ta có hết hạn không nghỉ?
Công ty này có cho phép làm việc từ xa không nhỉ?
Chúng ta có được phép làm việc ở nhà không?
I'm Busy - Tôi đang bận.
Những câu nói chung về tình trạng mệt mỏi hay ốm đau vì công việc sẽ được đề cập đến trong phần “Trò chuyện với đồng nghiệp”. Những câu nói kiểu này không nên nói với tất cả mọi người.
Tớ đang rất bận rộn với công việc.
Tớ có thể làm việc này sau được không?
Việc này có phải thực hiện bây giờ không?
Khi nào cậu cần cái này?
Hạn nộp là khi nào?
Tớ sẽ không có thời gian để làm bất kỳ việc nào khác cho đến thứ Năm.
Tớ sẽ cố gắng lên lịch.
Tớ chắc rằng tớ có thể hoàn thành việc đúng hạn.
Nếu tớ không nhận được bất kỳ sự giúp đỡ nào trong việc này, tớ sẽ không thể hoàn thành đúng hạn được.
Tớ sẽ làm bất cứ điều gì tớ có thể để đảm bảo hoàn thành việc này đúng hạn.
Cậu có thể tin ở tớ.
Từ trước đến giờ tớ có bao giờ làm cậu thất vọng không?
Giving/Asking Business Cards - Đưa và nhận danh thiếp
Cậu có danh thiếp không?
Tớ có thể xin một tấm danh thiếp của cậu được không?
Cho tớ xin danh thiếp được không?
Đáp lại những câu hỏi này không hề khó. Bạn chỉ cần nói “Được thôi” hoặc “Không vấn đề gì”.
Cho tớ xin số điện thoại hoặc địa chỉ thư điện tử được không?
Liên hệ với cậu theo cách nào là tốt nhất?
Cậu có thể cho tớ thông tin liên lạc được không?
Để tớ đưa cho cậu một tấm danh thiếp nhé.
Thông tin liên lạc của tớ ghi trên danh thiếp. Để tớ đưa cho cậu một tấm nhé.
Cậu có thể liên hệ với tớ bằng cách gọi vào số điện thoại ghi trên danh thiếp.
Địa chỉ thư điện tử của tớ được ghi trên danh thiếp.
General Office - Văn phòng chung
Nếu bạn không thể tìm thấy hồ sơ, bạn có thể hỏi xung quanh.
Cậu có biết hồ sơ ABC ở đâu không?
Cậu có hồ sơ ABC không?
Có ai đang dùng hồ sơ ABC lúc này không?
Cậu kiểm tra tủ hồ sơ chưa? Nó có thể ở đó.
Cậu hãy kiểm tra trong thùng đi. Thỉnh thoảng người ta ném nó ở đó sau khi dùng xong chúng.
Oh... nó trên bàn của tớ. Tớ quên đặt nó trở lại.
Nó ở trong văn phòng của tớ. Tớ sẽ lấy nó cho cậu.
Nếu bạn thấy hồ sơ hay quyển sách mà bạn cần đang ở trên bàn của một ai đó, bạn có thể hỏi mượn nó.
Cậu có đang dùng cuốn sách này bây giờ không?
Tớ có thể mượn cuốn sách này không?
Cậu đã dùng xong hồ sơ này chưa?
Cậu xong báo cáo này chưa?
Tớ có thể sử dụng hồ sơ này được không?
Nếu bạn cần cái gì đó, hỏi người xung quanh là chuyện rất bình thường. Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể cần trong văn phòng.
Cậu có con chuột thừa nào không? Cái của tớ bị hỏng rồi.
Cậu có dây cáp mạng khác không? Cái mà tớ có thì quá ngắn.
Cậu có đĩa mềm trắng nào mà cho tớ dùng được không?
Tớ hết nhãn để dán rồi. Cậu có bất cứ cái nào cho tớ một cái được không?
Tớ có thể mượn cái bấm ghim của cậu được không?
Cậu có máy đục lỗ không?
Cậu có đồ gỡ ghim bấm không?
Office Basics - Interactive Practice- Luyện tập tương tác
Nhấp chuột vào mục Nghe tất cả và làm theo. Sau khi đã nghe toàn bộ hội thoại, hãy đóng vai người A bằng cách nháy chuột vào nút người A. Bạn sẽ chỉ nghe thấy tiếng người B trong suốt hội thoại. Sẽ có một khoảng yên tĩnh cho bạn để nhắc lại những câu của người A. Làm tương tự với người B. Tốc độ trong đoạn hội thoại là tốc độ tự nhiên. Sử dụng nút tạm dừng khi ngắt nghỉ giữa mỗi câu quá nhanh đối với bạn. Sau khi thực hành một vài lần, bạn sẽ có thể nói nhanh như người bản địa.
1
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: I can't get the printer to work.
Tớ không thể khiến cái máy in hoạt động được.
B: Did you check to see if it had paper?
Cậu đã kiểm tra xem trong đó có giấy chưa?
A: Yeah. That's the first thing I checked.
Ừ. Đó là điều đầu tiên tớ kiểm tra đấy.
B: I don't know then. You might have to call the technician.
Vậy thì tớ cũng không biết nữa. Cậu nên gọi cho nhân viên kỹ thuật đi.
A: How do I do that?
Làm thế nào để gọi được?
B: Just tell the admin and she should take care of it.
Cậu nói với người quản lý và cô ấy sẽ lo việc đó.
A: Is there another printer that I can use?
Liệu có cái máy in nào khác mà tớ có thể dùng không nhỉ?
B: Yeah. There's one down the hall next to the supply room.
Có. Có một cái ở dưới hội trường ngay cạnh phòng cung cấp thiết bị ấy.
A: Oh yeah... I remember that one. Thanks.
Oh yeah… Tớ nhớ ra cái đó rồi. Cảm ơn cậu nhé.
B: No problem.
Không có gì.
2
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: Do you have a lot of work?
Cậu có phải làm nhiều việc không?
B: Yeah. I'm pretty busy. Why?
Có. Tớ khá là bận rộn. Sao thế?
A: Oh. I needed some help on documenting this process.
Oh. Tớ cần giúp đõ trong việc làm tài liệu cho quá trình này.
B: Does this have to be done right now?
Việc này có phải làm luôn bây giờ không?
A: The manager wants it by Friday.
Anh quản lý muốn hoàn thành nó vào thứ Sáu.
B: I'll try to free up my schedule. Remind me again tomorrow morning, and I'll help you in the afternoon.
Tớ sẽ cố gắng sắp xếp lịch. Sáng mai nhắc tớ lại lần nữa nhé, và tớ sẽ giúp cậu vào buổi chiều.
A: Do you need to read the documents first?
Cậu có cần đọc qua tài liệu trước không?
B: Yeah. That would help.
Ừ. Làm thế sẽ có ich đấy.
A: I'll print you a copy and then drop them off.
Tớ sẽ in một bản cho cậu và đưa cho cậu nhé.
B: Make sure you drop it off before five because I have to leave early.
Hãy chắc chắn là cậu đưa tớ trước 5 giờ nhé vì tớ phải về sớm.
A: No problem. Thanks.
Không vấn đề gì. Cảm ơn nhé.
3
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: Are you new here?
Cậu là người mới làm ở đây à?
B: Yeah. I just started yesterday.
Ừ. Tớ mới bắt đầu làm việc vào hôm qua.
A: Welcome aboard. I'm Jack.
Chào mừng người mới. Tớ là Jack.
B: I'm Mark. Nice to meet you.
Tớ là Mark. Rất vui được gặp cậu.
A: What are you going to be working on?
Cậu sẽ làm việc ở bộ phận nào thế?
B: I'm going to work on the planning team. But I haven't started yet. I'm still in training.
Tớ sẽ làm việc trong đội kế hoạch. Nhưng tớ vẫn chưa bắt đầu. Tớ đang trong giai đoạn được đào tạo.
A: The planning team is great. Our marketing team works with them closely. We'll end up working together sometimes.
Đội kế hoạch rất tuyệt đấy. Đội marketing của chúng tớ cũng làm việc rất thân thiết với đội kế hoạch. Thỉnh thoảng chúng ta có thể sẽ cùng làm việc với nhau.
B: That's great. Oh, can I ask you some questions?
Điều đó thật tuyệt. Oh, tớ có thể hỏi vài câu được không?
A: Sure.
Được thôi.
B: Does this company have a casual Friday?
Ở công ty này có được mặc thường phục vào thứ Sáu không?
A: Not really. You can get away with wearing slacks, but I've never seen anyone wear jeans.
Cũng không hẳn. Cậu có thể mặc quần rộng rãi thoải mái nhưng không bao giờ được mặc quần bò.
B: That's alright. Do you know any good places to eat around here?
Điều đó cũng ổn thôi. Cậu có biết quán ăn nào ngon gần đây không?
A: Yeah there's a deli right across the street. They have fresh sandwiches and sometimes hot dishes like teriyaki. It's pretty good.
Có, có một cửa hàng đồ ăn ngon nằm ngay ở bên kia đường. Họ bán bánh sandwich tươi ngon và đôi khi có cả những món nóng như teriyaki. Chúng khá là ngon.
B: That sounds good. Thanks for the info.
Nghe tuyệt đấy. Cảm ơn đã cho tớ biết thông tin nhé.
A: No problem. If you need anything, I sit right around the corner here.
Không có gì. Nếu cậu cần bất cứ thứ gì thì tớ ngồi ngay ở góc phòng này nhé.
