Performance Review Period - Thời kỳ đánh giá năng lực
Thời gian đánh giá năng lực là khi quản lý của bạn đánh giá kết quả công việc của bạn và nói cho bạn biết chỗ bạn cần phải cải thiện hay bạn đang làm tốt chỗ nào. Một số công ty nhỏ không có quy trình đánh giá cố định. Mặt khác, các công ty lớn thường có sẵn một quy trình cụ thể. Một số công ty tiến hành đánh giá 2 lần một năm, số khác lại đánh giá hàng năm. Kết quả đánh giá đôi khi sẽ ảnh hưởng tới việc bạn được tăng lương bao nhiêu và đôi khi là cả tiền thưởng nữa.
Vì quá trình đánh giá ở các công ty khác nhau là khác nhau, nên trong bài học này, tôi sẽ đề cập tới những mẫu câu bạn cần sử dụng khi trao đổi với quản lý của bạn. Tôi sẽ không đi vào chi tiết nội dung hay khung thời gian của việc đánh giá năng lực.
Nếu công ty bạn đã có sẵn quy trình đánh giá năng lực thì bạn có thể sẽ được phát một tờ mẫu để liệt kê những gì bạn đã đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là cơ hội để bạn tự đánh bóng bản thân. Do đó, hãy ghi lại tất cả những gì bạn đã làm được, và đừng tỏ ra khiêm tốn. Nếu bạn không có mẫu để viết, hãy liệt kê những việc bạn đã làm được vào một văn bản Word. Bạn cũng nên liệt kê một số điểm mà bạn muốn cải thiện. Một số người có thể nghĩ rằng việc liệt kê những điều cần cải thiện cho quản lý nghe chính là tự nhận rằng mình có lỗi, nhưng những người quản lý giỏi sẽ hiểu rằng một người có thể tự xác định được vấn đề của bản thân và sửa chữa được những vấn đề đó mới chính là những nhân viên tốt.
Achievements- Thành tích
Mỗi người đều đảm nhận những trọng trách riêng. Bạn nên coi những trọng trách được giao như một cách hướng dẫn khi bạn trình bày với sếp. Cách hay nhất là nói về từng trách nhiệm của bạn và nói về việc bạn đã hoàn thành xuất sắc tất cả những nhiệm vụ mà bạn chịu trách nhiệm như thế nào.
Nếu bạn là nhân viên kinh doanh, thì thước đo hiệu quả nhất chính là doanh số của bạn.
Tôi đã vượt mức trung bình ở tất cả các hạng mục kinh doanh. Tôi là một trong số ba người đứng đầu danh sách được gia hạn, đứng thứ hai về doanh số phụ trợ, và là người đứng đầu về dịch vụ mới. Tóm lại, tôi là người đứng đầu cửa hàng của chúng ta và là người đứng thứ ba trong toàn khu vực.
Nếu bạn là kỹ sư máy tính thì sẽ phải trình bày hơi khác một chút.
Tôi hoàn thành toàn bộ công việc được giao đúng hạn, tôi đã sửa chữa số lượng lỗi code lớn nhất, tôi đã thực hiện đánh giá code trong nhiều trường hợp, và tôi đã tạo ra một chương trình có thể hỗ trợ quá trình cài đặt. Chương trình này đã giảm thời gian cài đặt xuống tới 40%.
Some General Statements - Một số mẫu câu chung
Tôi cảm thấy tôi đã làm tốt công việc. Tôi đã hoàn thành vượt mức tất cả các mục tiêu đề ra, và tôi đã đạt doanh số cao nhất suốt cả năm.
Tôi rất hài lòng về kết quả làm việc của tôi trong năm qua. Tôi đã hoàn thành tất cả các dự án và thậm chí còn làm thêm 3 dự án khác nữa. Tôi cũng thường xuyên giúp đỡ các nhân viên mới.
Tôi hài lòng với kết quả làm việc của mình. Dự án mà tôi đã thực hiện đã thành công. Trong quá trình thực hiện dự án, tôi đã xoay sở vượt qua tất cả những khó khăn và hoàn thành đúng hạn. Chúng tôi đã giúp doanh thu tăng trưởng trong thời kỳ sụt giảm giá cả.
Tôi tin rằng tôi đang đi đúng hướng. Trong năm qua tôi đã học được rất nhiều điều. Tôi đã sử dụng thành thạo tất cả những công cụ làm việc và thậm chí còn hoàn thành dự án đầu tiên của mình một cách thành công.
Đây là những câu nói chung chung mà bạn có thể nói, nhưng nếu bạn đã liệt kê ra một danh sách những thành tích của mình thì bạn cũng nên trình bày từng thành tích một theo đoạn văn. Hãy chắc chắn là bạn nói đủ rõ ràng và chậm rãi để người khác có thể hiểu kịp được.
Trong năm nay tôi đã đạt được rất nhiều thành tích. Tôi đã phân tích toàn bộ dữ liệu về doanh số hàng tháng, viết một báo cáo chi tiết cho từng loại, tôi cũng đã tạo ra quy trình nộp mẫu báo cáo mới giúp tiết kiệm một giờ đồng hồ cho mỗi báo cáo, tôi đã thực hiện 4 dự án và tất cả đều thành công, và tôi đã soạn thảo tài liệu Hướng dẫn cho nhân viên mới.
Câu này khá dài, nhưng thực ra khá đơn giản. Tất cả những gì tôi đã làm là nói lần lượt các thành tích của mình. Bạn nên lập ra một danh sách và chỉ đơn giản là đọc lần lượt các mục trong danh sách đó lên. Làm như vậy sẽ rất ngắn gọn và hiệu quả.
Self Improvement - Cải thiện bản thân
Nếu bạn có ý định nhắc tới những điều bạn cần cải thiện thì điều quan trọng là gộp thêm phần nói bạn sẽ cải thiện bản thân ra sao. Việc này cũng giống như khi hỏi về điểm yếu của bạn. Nếu bạn nhắc tới một điểm yếu nào đó, thì bạn nên kể ra các bước hành động mà bạn sẽ thực hiện để cải thiện điểm đó. Cuối cùng, bạn nên chắc chắn là sẽ ổn khi để lộ ra những điểm cần cải thiện. Tôi không khuyến khích bạn làm như vậy trong lần đánh giá năng lực đầu tiên. Sau lần đánh giá đầu tiên, bạn sẽ có suy nghĩ chín chắn hơn liệu rằng tự khiển trách bản thân có giúp ích được gì không.
Tôi cảm thấy tôi cần phải học hỏi thêm về kỹ thuật. Tôi đã nhận ra tầm quan trọng của việc phải biết về những ứng dụng máy tính khác nhau. Để cải thiện bản thân, tôi đã nghiên cứu một số lớp học mà tôi có thể tham gia, tôi thậm chí còn mua một vài cuốn sách. Trong vòng 3 tháng tới, tôi sẽ tập trung vào việc học hỏi cách sử dụng những công cụ mới này.
Đây là một câu trả lời hay vì nó cho người quản lý thấy rằng bạn có thể tự tìm ra lỗi của chính mình. Ngoài ra, câu trả lời còn nhắc tới quy trình từng bước một và giới hạn thời gian để bạn cải thiện năng lực của bản thân.
Giới hạn thời gian là rất quan trọng, bởi nó thể hiện rằng bạn sẽ không trì hoãn việc cần làm. Nếu có ai đó nói rằng “Tôi sẽ đọc cuốn sách này” thì bạn cũng không biết rằng khi nào họ mới đọc cuốn sách đó. Sẽ tốt hơn khi người đó nói rằng họ sẽ đọc cuốn sách đó trong vòng 2 tuần.
Dưới đây là một ví dụ khác.
Một chỗ mà tôi muốn cải thiện là lên kế hoạch. Tôi lên kế hoạch cho tất cả công việc của mình và hoàn thành mọi việc đúng hạn, nhưng tôi cảm thấy nếu tôi lên kế hoạch tốt hơn, tôi sẽ có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn. Để rèn luyện điều này, tôi đã lập ra một danh sách kiểm tra những điều tôi cần phải nghĩ tới trước khi bắt đầu thực hiện một dự án. Sử dụng danh sách này sẽ khiến tôi nghĩ về những khó khăn có thể xảy ra mà bình thường tôi không nghĩ tới, giúp tôi xác nhận rằng mình không quên mất điều gì, và giúp tôi theo kịp tiến độ để có thể hoàn thành công việc sớm hơn dự định. Tôi sẽ thử thực hiện cách này và xem xem nó có thể giúp cải thiện hiệu quả công việc của tôi trong hai dự án sắp tới không. Sau đó, tôi sẽ báo cáo cách này giúp ích hay không giúp ích được bao nhiêu.
Compensation - Tăng lương
Đánh giá năng lực cũng là lúc bạn sẽ được tăng lương hoặc được thưởng. Nếu bạn làm việc trong một công ty lớn, thì việc bạn phàn nàn và cố gắng thay đổi điều gì đó sẽ khó khăn hơn. Nhưng nếu bạn làm việc trong một công ty nhỏ, bạn có thể yêu cầu công ty tăng lương cho bạn ở mức cao hơn. Tuy nhiên, vị trí của bạn ở công ty phải đủ quan trọng để nếu như bạn bỏ việc, công ty sẽ phải chịu tổn thất. Nếu công ty có thể thay thế được bạn, họ sẽ không nhất thiết phải tăng lương cho bạn ở mức cao. Nếu bạn rơi vào một trong số những tình huống nói trên thì dưới đây là những câu ví dụ.
Nếu bạn biết rằng bạn làm việc nhiều hơn những người khác, thì đây là những câu mà bạn có thể nói với quản lý của mình.
Tôi đã làm nhiều việc và làm tốt hơn bất kỳ người nào khác. Tôi đã tự học mọi thứ trong ba tháng đầu tiên mà không hề được đào tạo, và tôi đã là một nhân viên rất tốt. Tôi không nghĩ mình chỉ được tăng lượng 8%. Tôi muốn được tăng tối thiểu là 20%.
Nếu họ đồng ý với bạn, họ sẽ tăng lương cho bạn ở mức cao hơn, nhưng họ sẽ thắc mắc về mức tăng 20%. Bạn nên tìm hiểu kỹ về mức lương trung bình trong ngành của bạn và dùng hiểu biết đó để trả lời người quản lý.
Tôi đồng ý là bạn đã làm việc tốt, nhưng tăng 20% là mức rất cao. Bạn lấy số liệu đó ở đâu vậy?
Nếu bạn đã nghiên cứu, bạn có thể bình tĩnh đưa ra những số liệu thực tế mà quản lý không thể không đồng ý.
Tôi đã nghiên cứu mức lương của 5 công ty khác nhau đối với người có kinh nghiệm và kỹ năng tương đương với tôi. Trung bình, họ đang được trả nhiều hơn tôi 25%. Tôi không trông đợi sẽ được trả cao hơn họ, bởi công ty chúng ta là một công ty nhỏ, nhưng tôi cũng nên nhận được những gì tôi xứng đáng và như vậy tôi phải được tăng lương ít nhất 20%.
Nếu bạn thường xuyên phải đi công tác, bạn cũng nên nhắc tới điều đó.
Mức lương trung bình của những nhân viên thường xuyên phải đi công tác cao hơn rất nhiều so với những gì tôi được trả. Ở đây không có chính sách lương ngoài giờ, và tất cả những công việc làm thêm đều không được trả công. Tôi cảm thấy sẽ là công bằng nếu tôi được tăng lương ở mức cao hơn vì chất lượng công việc mà tôi đã làm và yêu cầu đi công tác thường xuyên khi làm việc ở vị trí này.
Các công ty lớn thường đặt ra quy trình tăng lương cụ thể và hầu hết nhân viên sẽ được tăng lương như nhau. Nếu bạn chỉ được tăng lương ở mức thấp và bạn biết rằng mình không thể thương lượng để được tăng lương ở mức cao hơn, thì ít nhất bạn cũng có thể hỏi xem mức tăng lương trung bình là bao nhiêu.
Tăng lương 3% thì chỉ vừa đủ bù đắp cho lạm phát. Mức tăng trung bình trong công ty là bao nhiêu nhỉ?
Nhiều khả năng câu trả lời sẽ giống với mức tăng mà bạn nhận được.
Trong năm nay tôi đã làm rất tốt và vượt xa tất cả những mục tiêu đã đặt ra. Tại sao tôi chỉ được tăng lương 4%?
Đôi khi ngay cả những nhân viên tốt cũng chỉ nhận được mức tăng lương thấp tại các công ty lớn. Mức tăng này có thể nhỏ, nhưng nếu công ty đang gặp khó khăn về tài chính thì họ thậm chí có thể không tăng lương cho ai cả. Dưới đây là một ví dụ về câu trả lời bạn có thể nhận được cho câu hỏi trên.
Thực ra mức tăng lương của cậu là cao nhất rồi đấy. Hầu hết nhân viên không hề được tăng lương. Một số người được tăng 2%. Thế nên cậu nên hài lòng với mức tăng của mình thì hơn. Nền kinh tế đang đi xuống và công ty cần phải tiết kiệm tiền. Năm nay họ không thể tăng lương ở mức cao được.
Performance Review - Interactive Practice - Luyện tập tương tác
Nhấp chuột vào mục Nghe tất cả và làm theo. Sau khi đã nghe toàn bộ hội thoại, hãy đóng vai người A bằng cách nháy chuột vào nút người A. Bạn sẽ chỉ nghe thấy tiếng người B trong suốt hội thoại. Sẽ có một khoảng yên tĩnh cho bạn để nhắc lại những câu của người A. Làm tương tự với người B. Tốc độ trong đoạn hội thoại là tốc độ tự nhiên. Sử dụng nút tạm dừng khi ngắt nghỉ giữa mỗi câu quá nhanh đối với bạn. Sau khi thực hành một vài lần, bạn sẽ có thể nói nhanh như người bản địa.
1
Nghe tất cả | Người A | Người B
A: It's that time of year again.
Lại đến thời điểm đó trong năm rồi.
B: Yeah. I always get nervous during this time.
Ừ. Tôi lúc nào cũng thấy lo lắng trong thời gian này.
A: It shouldn't go too bad.
Chắc sẽ không tệ quá đâu.
B: So, how did I do this year?
Thế năm nay tôi làm ăn thế nào?
A: Let me first ask you how you feel about your performance?
Trước hết hãy để tôi hỏi, cậu cảm thấy năng lực làm việc của bản thân ra sao?
B: I think I improved a lot and made a lot of great contributions. I completed all my assignments ahead of schedule, I volunteered for two more extra projects, and mentored couple of our newer employees.
Tôi nghĩ tôi đã tiến bộ rất nhiều và đã có rất nhiều đóng góp lớn. Tôi đã hoàn thành tất cả các công việc được giao sớm hơn hạn định, tôi đã tình nguyện thực hiện thêm 2 dự án, và đã hướng dẫn cho một số nhân viên mới.
A: I agree. You did great this year. I got your rating back from upper management and it's not bad, but it's not the best. You received a 3.5, a 4 percent raise, and an 8 percent bonus.
Tôi đồng ý. Cậu đã làm việc rất tốt trong năm nay. Tôi đã nhận được đánh giá từ quản lý cấp trên và kết quả không tệ nhưng không phải là tốt nhất. Cậu được tăng lương 3,5% và được thưởng 8%.
B: I got a 3.5? Why? I was really expecting a 4 this year. I really worked hard.
Tôi chỉ được tăng lương 3,5% ư? Tại sao? Tôi đã hy vọng mình sẽ được tăng 4% trong năm nay. Tôi thực sự đã làm việc rất chăm chỉ.
A: Unfortunately, we can't give everyone a 4. There were a lot of people who did great this year and we only had a few 4's to give. You barely missed the cut.
Thật không may, chúng ta không thể tăng lương 4% cho tất cả mọi người được. Có rất nhiều người đã làm tốt trong năm nay và chúng ta chỉ có một vài suất tăng 4% mà thôi. Cậu suýt chút nữa đã được tăng cao hơn.
B: What could I have done to get a 4? I thought I did everything to deserve one.
Tôi có thể cải thiện điều gì để được tăng lương 4%? Tôi nghĩ tôi đã làm tất cả những gì cần thiết để xứng đáng với mức tăng đó.
A: I agree. I think you should have received a four, but the only thing I can suggest is for you to be more visible. The people who beat you this year didn't necessarily do better work than you, it's just that people knew the work they were doing more than yours. You need to stand out a little better.
Tôi nghĩ cậu nên được tăng lương 4%, nhưng điều duy nhất mà tôi có thể gợi ý cho cậu là hãy tự khiến mình nổi bật hơn. Những người vượt qua cậu năm nay không phải ai cũng làm việc tốt hơn cậu, chỉ là mọi người biết tới công việc mà họ làm nhiều hơn công việc cậu làm. Cậu phải trở nên nổi bật hơn chút nữa.
B: How do I do that? It doesn't make sense. If I work my ass off and I do great work, why does it matter if I show off or not?
Tôi phải làm gì để thực hiện được điều đó? Thật vô lý. Nếu tôi làm việc chăm chỉ và làm việc thật tốt, tại sao việc tôi có khoe khoang hay không lại là điều quan trọng?
A: If 3 people are equal in their work, the only deciding factor is how much of the work they know about. Since upper management cannot know the details of everything, they mainly see the people who are visible. You can do this by taking on projects that affect the whole team so everyone can see, or you can be pro-active in finding places for improvements and sending out a mail to management with your ideas.
Nếu có 3 người cùng làm việc như nhau, thì yếu tố quyết định sẽ là lượng công việc mà họ biết tới. Vì quản lý cấp cao không thể biết được chi tiết mọi việc, nên chủ yếu họ chỉ thấy được những người nổi bật mà thôi. Cậu có thể thực hiện được điều này bằng cách thực hiện những dự án có ảnh hưởng tới cả đội để tất cả mọi người có thể biết đến thành tích của cậu, hoặc cậu có thể chủ động tìm kiếm những chỗ cần cải thiện và gửi thư cho quản lý về những ý tưởng của cậu.
B: If I did a great job, why did I only get a 4 percent raise?
Nếu tôi đã làm tốt, tại sao tôi chỉ được tăng lương 4%?
A: You got a high raise comparing to other people. The average raise throughout the company was 2 percent. They cut back a lot on raises due to the slow economy.
Cậu đã được tăng lương ở mức cao so với những người khác rồi. Mức tăng trung bình trong công ty chỉ là 2%. Họ đã cắt giảm mức tăng lương rất nhiều vì kinh tế trì trệ.
B: I'm a little disappointed, I'll see you tomorrow.
Tôi hơi thất vọng một chút. Tôi sẽ gặp lại anh ngày mai nhé.
A: Ok. Think about what I said and we'll try to give you more assignments with more visibility.
Ok. Hãy nghĩ về những gì tôi nói và chúng ta sẽ cố gắng sắp xếp cho cậu thêm những việc nổi bật hơn.
