Khi bạn có nhiều dữ liệu, đôi khi có thể khó phân tích tất cả thông tin trong trang tính của bạn. PivotTables có thể giúp làm cho trang tính của bạn dễ quản lý hơn bằng cách tóm tắt dữ liệu và cho phép bạn thao tác nó theo những cách khác nhau.
Sử dụng PivotTables để trả lời câu hỏi
Hãy xem xét ví dụ dưới đây. Giả sử chúng tôi muốn trả lời câu hỏi Số lượng bán được của mỗi nhân viên bán hàng là bao nhiêu? Trả lời nó có thể mất thời gian và khó khăn; mỗi nhân viên bán hàng xuất hiện trên nhiều hàng và chúng tôi cần tổng tất cả các đơn hàng khác nhau của họ riêng lẻ. Chúng tôi có thể sử dụng lệnh Subtotal để giúp tìm tổng số cho từng nhân viên bán hàng, thế nhưng như vậy vẫn có nhiều dữ liệu cần xử lý.
May mắn thay, PivotTable có thể tính toán (calculate ) và tóm tắt (summarize) dữ liệu ngay lập tức theo cách giúp dễ đọc hơn nhiều. Khi chúng ta hoàn tất, PivotTable sẽ trông giống như sau:
Khi bạn đã tạo PivotTable, bạn có thể sử dụng nó để trả lời các câu hỏi khác nhau bằng cách sắp xếp lại — hoặc xoay vòng — dữ liệu. Ví dụ: giả sử chúng tôi muốn trả lời Tổng số tiền bán được trong mỗi tháng là bao nhiêu? Chúng tôi có thể sửa đổi PivotTable của mình để trông giống như sau:
Để tạo PivotTable:
Chọn bảng hoặc các ô (bao gồm tiêu đề cột) bạn muốn đưa vào PivotTable của mình.
Từ tab Insert (chèn), bấm vào Lệnh PivotTable.
Hộp thoại Create PivotTable sẽ xuất hiện. Chọn cài đặt của bạn, sau đó bấm OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Table1 làm dữ liệu nguồn và đặt PivotTable vào một trang tính mới.
Một PivotTable trống và Field List sẽ xuất hiện trong một trang tính mới.
Sau khi tạo PivotTable, bạn sẽ cần quyết định thêm trường nào. Mỗi trường chỉ đơn giản là một tiêu đề cột từ dữ liệu nguồn. Trong danh sách PivotTableFields, hãy chọn hộp cho từng trường bạn muốn thêm. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn biết tổng số tiền đã bán của mỗi nhân viên bán hàng, vì vậy chúng tôi sẽ kiểm tra các trường Nhân viên bán hàng và Số lượng đơn đặt hàng.
Các trường đã chọn sẽ được thêm vào một trong bốn vùng bên dưới. Trong ví dụ của chúng tôi, trường Người bán hàng đã được thêm vào khu vực Rows , trong khi Số tiền đặt hàng đã được thêm vào Values. Bạn cũng có thể kéo và thả trực tiếp trường vào khu vực mong muốn.
PivotTable sẽ tính toán và tóm tắt các trường đã chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, PivotTable hiển thị số lượng đã bán của mỗi nhân viên bán hàng.
Cũng giống như với các bảng tính thông thường, bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable bằng cách sử dụng lệnh Sắp xếp & Lọc (Sort & Filter) trên tab Home. Bạn cũng có thể áp dụng bất kỳ kiểu định dạng số nào bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể muốn thay đổi định dạng số thành Tiền tệ. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một số kiểu định dạng có thể biến mất khi bạn sửa đổi PivotTable.
Nếu bạn thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trong trang tính nguồn của mình, PivotTable sẽ không tự động cập nhật. Để cập nhật nó theo cách thủ công, hãy chọn PivotTable và sau đó đi tới Analyze > Refresh.
Dữ liệu xoay vòng
Một trong những điều tốt nhất về PivotTables là chúng có thể nhanh chóng xoay vòng — hoặc tổ chức lại — dữ liệu của bạn, cho phép bạn kiểm tra trang tính của mình theo một số cách. Dữ liệu xoay vòng có thể giúp bạn trả lời các câu hỏi khác nhau và thậm chí thử nghiệm với dữ liệu của bạn để khám phá các xu hướng và mẫu mới.
Để thêm cột:
Cho đến nay, PivotTable của chúng tôi chỉ hiển thị một cột dữ liệu tại một thời điểm. Để hiển thị nhiều cột, bạn cần thêm trường vào vùng Columns (Cột).
PivotTable sẽ bao gồm nhiều cột. Trong ví dụ của chúng tôi, bây giờ có một cột cho doanh số hàng tháng của mỗi người, ngoài tổng số.
Để thay đổi một hàng hoặc cột:
Thay đổi một hàng hoặc cột có thể cung cấp cho bạn một quan điểm hoàn toàn khác về dữ liệu của bạn. Tất cả những gì bạn phải làm là xóa trường được đề cập, sau đó thay thế bằng trường khác.
Kéo trường bạn muốn xóa khỏi khu vực hiện tại của nó. Bạn cũng có thể bỏ chọn hộp thích hợp trong Field List (Danh sách Trường) Trong ví dụ này, chúng tôi đã xóa các trường Tháng và Trường nhân viên bán hàng.
Kéo một trường mới vào khu vực mong muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ đặt trường Khu vực trong Row.
Để tìm hiểu thêm:
Khi bạn đã hài lòng với PivotTables, hãy xem lại bài học Làm được nhiều hơn với PivotTables của chúng tôi để biết thêm các cách tùy chỉnh và thao tác dữ liệu.
