Thay đổi kích thước cột, hàng và ô

Bài học này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các thao tác với ô, hàng và cột như thay đổi kích thước cột, gộp cột, xóa cột ... những thao tác này rất đơn giản chịu khó tìm hiểu là làm được. Chúng ta cùng vào bài học nhé các bạn

1. Giới thiệu

Theo mặc định mỗi hàng và mỗi cột của một bảng tính mới trong Excel sẽ có cùng chiều cao và chiều rộng. Tuy nhiên Excel 2019 cho phép bạn điều chỉnh chiều rộng cột và chiều cao hàng theo các cách khác nhau, bao gồm cả wrapping text (ngắt dòng) và merging cells (gộp các ô lại với nhau).

2. Điều Chỉnh chiều rộng cột Excel 2016

Trong ví dụ bên dưới, cột B quá hẹp để hiển thị tất cả nội dung trong các ô. Chúng ta có thể làm cho tất cả nội dung này có thể nhìn thấy bằng cách điều chỉnh chiều rộng của cột B.

Di chuyển chuột lên phía trên dòng cột trong tiêu đề cột để con trỏ trở thành một mũi tên đôi.

Nhấp và kéo chuột sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm chiều rộng cột.

Nhả chuột ra chiều rộng cột sẽ được thay đổi.

Với dữ liệu số, ô trong Excel sẽ hiển thị các pound sign (#######) nếu cột quá hẹp. Đơn giản chỉ cần kéo giãn chiều rộng cột để làm cho dữ liệu hiển thị

3. Chỉnh độ rộng cột Excel tự động với AutoFit

Tính năng AutoFit sẽ cho phép bạn đặt chiều rộng của cột sao cho phù hợp với nội dung của nó.

1. Di chuyển chuột đến phần trên của dòng cột trong tiêu đề cột để con trỏ chuột trở thành một mũi tên đôi.
2. Nhấp đúp chuột ngay tập tức chiều rộng cột sẽ được thay đổi tự động để phù hợp với nội dung.
3. Bạn cũng có thể sử dụng AutoFit để tự động điều chỉnh chiều rộng cho nhiều cột cùng một lúc. Đơn giản chỉ cần tích chọn các cột mà bạn muốn AutoFit, sau đó vào tab Home trong thanh Ribbon chọn trình đơn chọn lệnh AutoFit Column Width từ trình đơn Format thả xuống. Phương pháp này cũng áp dụng cho chiều cao hàng.

4. Chỉnh chiều cao hàng Excel 2016

1. Di chuyển chuột đến tiêu đề của hàng để con trỏ trở thành một mũi tên đôi.
2. Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều cao hàng.
3. Nhả chuột ra tại vị trí bạn muốn ngay lập tức chiều cao của hàng đã chọn sẽ được thay đổi.

5. Chỉnh tất cả các hàng hoặc các cột Excel 2016

Excel 2019 cho pháp bạn thay đổi chiều cao của nhiều hàng và chiều rộng của nhiều cột cùng một lúc thay vì thay đổi kích thước từng hàng và cột riêng lẻ. Phương pháp này cho phép bạn thiết lập một kích thước thống nhất cho mỗi hàng và cột trong bảng tính của mình. Trong ví dụ dưới đây chúng ta sẽ thiết lập chiều cao của hàng.

1. Nhấn Ctrl + A hoặc nhấp chuột vào nút Select All (Chọn tất cả) ngay dưới hộp tên để chọn mỗi ô trong bảng tính (Vị trí hiện dấu cộng màu trắng)
2. Sau khi click chọn toàn bộ các hàng
3. Di chuyển chuột trên tiêu đề của hàng để con trỏ trở thành một mũi tên đôi.
4. Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, sau đó nhả chuột khi cảm thấy hài lòng. 
5. Thả chuột ra chiều cao hàng sẽ được thay đổi cho toàn bộ bảng tính. 

6. Chèn, xóa, di chuyển và ẩn hàng, cột Excel 2016

Sau khi làm việc với một bảng tính trong một khoảng thời gian dài chắc chắn bạn sẽ có nhu cầu muốn chèn cột hoặc hàng mới, xóa các hàng hoặc cột nhất định, di chuyển chúng đến một vị trí khác trong bảng tính hoặc thậm chí ẩn hàng hoặc cột đó đi. Excel 2019 hỗ trợ bạn làm rất tốt điều này

6.1 Để chèn hàng

1. Chọn tiêu đề hàng bên dưới nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện. Trong ví dụ này, chúng tôi muốn chèn một hàng giữa các hàng 5 và 6, vì vậy chúng tôi sẽ chọn hàng 6.
2. Nhấp vào lệnh Insert trên tab Home của thanh Ribbon hoặc có thể chuột phải tại tiêu đề của hàng và chọn Insert
3. Hàng mới sẽ xuất hiện phía trên hàng đã chọn.
4. Khi chèn hàng hay cột hoặc ô mới, bạn sẽ thấy biểu tượng chổi vẽ bên cạnh các ô được chèn vào. Biểu tượng cây chổi này cho phép bạn chọn cách định dạng Excel các ô này. Theo mặc định, các định dạng Excel chèn các hàng có cùng định dạng như các ô ở hàng trên. Để truy cập vào nhiều tùy chọn hơn, hãy di chuột qua biểu tượng, sau đó nhấp vào mũi tên thả xuống.

6.2 Để chèn cột:

1. Chọn tiêu đề cột ở bên phải nơi bạn muốn cột mới xuất hiện. Ví dụ: nếu bạn muốn chèn một cột giữa các cột B và C, hãy chọn cột C.
2. Nhấp chuột phải vào tiêu đề cột và chọn lệnh Insert 
3. Cột mới sẽ xuất hiện ở bên trái cột bạn đã chọn.

Khi chèn hàng và cột, hãy đảm bảo bạn chọn toàn bộ hàng hoặc cột bằng cách nhấp chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột. Nếu bạn chỉ chọn một ô trong hàng hoặc cột, lệnh Insert chỉ chèn một ô mới.

6.3 Chèn nhiều hàng, chèn nhiều cột trong Excel

Thao tác Insert khi chèn hàng hoặc cột chỉ có tác dụng chèn vào 1 hàng hoặc cột. Nếu muốn chèn nhiều hàng hoặc cột hơn chúng ta cần chọn nhiều hàng hoặc cột. Ví dụ chọn 3 cột thao tác Insert sẽ chèn vào 3 cột và tương tự với hàng

Dưới đây là ví dụ chèn nhiều hàng trong Excel

6.3.1 Chèn nhiều hàng trống liên tục

1. Muốn chèn bao nhiêu hàng trống thì chọn bấy nhiêu hàng. Ở đây chúng mình chọn 2 hàng. 
2. Nhấp chuột phải vào tiêu đề của hàng đã chọn chọn tiếp lệnh Insert ở menu hiện lên
3. Kết quả chèn thêm được 2 hàng.

Lặp lại thao tác trên chọn 4 hàng trống sau khi chèn ta sẽ có 8 hàng.

Lưu ý kéo chọn nhiều hàng chúng ta sẽ chèn được nhiều hàng trống. Thế nhưng chọn nhiều hàng bằng cách nhấn chọn từng hàng sẽ chèn hàng trống xen kẽ

6.3.2 Chèn nhiều cột

1. Cách làm tương tự ở trên nhưng thay vì chọn 1 cột chúng ta chọn nhiều cột. Ví dụ ở đây chèn 3 cột bạn kéo chọn 3 cột liền nhau sau đó nhấn chuột phải vào thanh tiêu đề và chọn Insert
2. Ngay lập tức 3 cột trống sẽ được chèn vào bảng tính

Lưu ý kéo chọn nhiều cột chúng ta sẽ chèn được nhiều cột trống. Thế nhưng chọn nhiều cột bằng cách nhấn chọn từng cột sẽ chèn cột trống xen kẽ

6.4 Để xóa hàng hoặc cột:

Thật dễ dàng để có thể xóa hàng hoặc cột trong Excel 2019 mà bạn không còn cần nữa. Trong ví dụ, chúng mình sẽ xóa một cột , nhưng bạn cũng có thể xóa một hàng  theo cách này.

1. Chọn cột bạn muốn xóa. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn cột D
2. Nhấp vào lệnh Delete trên tab Home hoặc nhấn chuột phải vào thanh tiêu đề cột và chọn Delete
3. Cột đã chọn sẽ bị xóa và những cột bên phải nó sẽ thay đổi. Trong ví dụ toàn bọ các cột sau cột D được chuyển sang bên trái 1 cột như cột E đã di chuyển lên thành cột D ...
4. Điều quan trọng là bạn phải hiểu được sự khác biệt giữa xóa hàng hoặc cột hay chỉ xóa nội dung của nó. Nếu bạn muốn xóa nội dung khỏi một hàng hoặc cột mà không làm cho hàng hoặc cột khác thay đổi, hãy nhấp chuột phải vào một tiêu đề, sau đó chọn Clear Contents (Xoá nội dung) từ trình đơn thả xuống.

6.5 Di chuyển hàng hoặc cột:

Đôi khi trộm nhìn Excel bạn muốn di chuyển một cột hoặc hàng để sắp xếp lại nội dung của bảng tính. Trong ví dụ này chúng ta sẽ  tìm hiểu cách di chuyển một hàng thế nhưng bạn hoàn toàn có thể di chuyển một cột theo cách tương tự.

1. Chọn tiêu đề hàng mong muốn di chuyển ở đây là hàng 4
2.  Nhấn chuột phải vào tiêu đề hàng sau đó chọn lệnh Cut hoặc vào lệnh Cut (Cắt) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím.
3. Chọn tiêu đề hàng nơi bạn muốn di chuyển hàng đến vị trí đó. Ví dụ: nếu bạn muốn di chuyển một hàng lên trên hàng 2 thì click vào tiêu đề hàng 2. Lúc này hàng muốn di chuyển sẽ có khung gạch đứt xung quanh
4. Nhấp chuột phải vào thanh tiêu đề của hàng đã chọn ở trên sau đó chọn lệnh Insert Cut Cells (Chèn cái ô cắt) để chèn hàng hoặc bạn cũng có thể nhấn vào lệnh Insert trên tab Home của thanh Ribbon, sau đó chọn Insert Cut Cells (Chèn các ô cắt) từ trình đơn thả xuống.
5. Hàng sẽ được di chuyển đến vị trí đã chọn và các hàng xung quanh nó sẽ thay đổi.

6.6 Cách ẩn và bỏ ẩn hàng hoặc cột trong Excel

Đôi khi, nọi dung bảng tính của bạn quá dài, có quá nhiều hàng và cột khiến rất khó thao tác , lúc này bạn cần ẩn hàng và cột đi Excel cũng hỗ trợ bạn làm điều này khi cần. Trong ví dụ, chúng ta sẽ ẩn vài cột, nhưng bạn có thể ẩn các hàng theo cách tương tự.

1. Chọn cột bạn muốn ẩn, nhấp chuột phải, sau đó chọn Hide (Ẩn) từ trình đơn định dạng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ ẩn các cột E và F
2. Các cột sẽ bị ẩn để ý trên dòng tiêu đề cột chúng ta sẽ thấy 1 biểu tượng màu trắng như hình dưới, đó là vị trí các cột bị ẩn
3. Để bỏ ẩn di chuyển chuột vào biểu tượng màu trắng cho đến khi xuất hiện mũi tên 2 chiều 
4. Sau đó nhấp đúp chuột hoặc chuột phải rồi chọn Unhide 
5. Các cột ẩn sẽ hiện thị lại

7. Ngắt dòng và hợp nhất các ô Excel 2016

Khi có quá nhiều nội dung được hiển thị trong một ô, bạn có thể ngắt dòng hoặc gộp các ô lại thay vì thay đổi kích thước một cột.

• Việc ngắt dòng sẽ tự động làm tăng chiều cao của ô qua đó tăng luôn chiều cao cả hàng chứa ô đó, lúc này nội dung ô được hiển thị trên nhiều dòng.
•  Gộp các ô cho phép bạn kết hợp một ô với các ô trống để tạo ra một ô lớn.

7.1 Ngắt dòng trong các ô Excel:

1. Chọn các ô mà bạn muốn ngắt. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn các ô trong cột C.
2. Nhấp vào lệnh Wrap Text trên tab Home.
3. Văn bản trong các ô đã chọn sẽ được ngắt dòng.
4. Nhấp vào lệnh Wrap Text một lần nữa để giải nén văn bản.

7.2 Hợp nhất các ô bằng lệnh Merge & Center:

1. Chọn dải ô bạn muốn hợp nhất. Trong ví dụ, chúng mình sẽ chọn dải ô A1:F1.
2. Nhấp vào lệnh Merge & Center trên tab Home của thanh Ribbon
3. Các ô được chọn sẽ được hợp nhất lại và văn bản sẽ được căn giữa.
4. Nhấn Merge & Center 1 lần nữa các ô sẽ tách lại như ban đầu

7.3 Truy cập vào nhiều tuỳ chọn hợp nhất:

Nếu bạn nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Merge & Center trên tab Home, trình đơn thả xuống Merge sẽ xuất hiện.

Từ đây, bạn có các tùy chọn sau:

• Merge & Center: Hợp nhất các ô đã chọn vào một ô và căn giữa văn bản;
• Merge Across: Hợp  nhất các ô đã chọn vào các ô lớn hơn trong khi giữ từng hàng tách biệt;
• Merge Cells: Hợp  nhất các ô đã chọn vào một ô nhưng không căn giữa văn bản;
• Unmerge Cells: Hợp  hợp nhất các ô đã chọn.

Lưu ý: Bạn cũng phải cẩn thận khi sử dụng tính năng gộp ô này. Nếu bạn hợp nhất nhiều ô có chứa dữ liệu, Excel sẽ chỉ giữ lại nội dung của ô trên trái và loại bỏ các nội dung khác.

7.4 Chọn căn giữa:

Gộp các ô có thể hữu ích cho việc sắp xếp dữ liệu của bạn thế nhưng nó cũng có thể tạo ra các vấn đề sau này. Ví dụ: có thể khó di chuyển, sao chép và dán nội dung từ các ô được gộp. Một lựa chọn tốt để hợp nhất các ô là Center Across Selection sẽ cho hiệu quả tương tự mà không thực sự gộp các ô.

1. Chọn dải ô mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô A1:F1
2. Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Alignment trên tab Home của thanh Ribbon
3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Xác định vị trí và chọn trình đơn thả xuống Horizontal, chọn Center Across Selection, sau đó nhấn OK.
4. Nội dung sẽ được căn giữa trên phạm vi ô được chọn. Như bạn thấy, điều này tạo kết quả trực quan giống như việc hợp nhất và căn giữa, nhưng nó bảo toàn mỗi ô bên trong dải ô A1:F1
   

Trên đây là toàn bộ thao tác với cột hàng và ô như thay đổi kích thước cột, hàng và ô, di chuyển, xóa, thêm mới, gộp ... chắc hẳn các bạn đã nắm rõ hết các thao tác rồi phải không nào. Chúc các bạn học tốt