Bố cục trang và in ấn Page layout và Print pane

Làm việc với bảng tính trên máy tính thế nhưng nhu cầu in ấn bảng tính ra giấy để chia sẻ trao đổi hay đơn giản là trình sếp ... lúc này bạn cần in bảng tính ra giấy. Trước khi in ấn bảng tính bạn cần cài đặt bố cục trang của mình để xem trước bảng tính được in ra như thế nào. Bài học dưới đây trình bày chi tiết về Bố cục trang (page layout ) và cửa sổ in (Print pane)

Khi bạn đã chọn cài đặt bố cục trang của mình, thật dễ dàng để bạn có thể xem trước và in cửa sổ làm việc từ Excel bằng cách sử dụng cửa sổ In.

1. Định dạng trang in

Trước khi thực hiện việc in bạn cần định dạng cho trang in trước bằng một trong hai cách sau đây:

1.1: Sử dụng thanh công cụ Ribbon

Từ thanh công cụ Ribbon bạn nhấn chọn Tab Page Layout. Tại đây có khá nhiều lựa chọn chúng ta tìm hiểu từng lựa chọn sau

1.1.1 Margin

Lệnh Margin dùng để căn lề cho trang in, bạn nhấn chọn mục lệnh này một danh sách xuất hiện như hình dưới đây

Tại đây chúng ta có thể chọn 3 mẫu có sẵn xổ xuống hoặc nhấn mục Custom margin… để có thêm các lựa chọn. Sau khi chọn lệnh Custom Margin hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

1.1.2 Orientation

Đây là lựa chọn để thay đổi chế độ in theo chiều dọc hay ngang của khổ giấy. Nhấn vào lựa chọn này chúng ta có 2 lựa chọn sau:

Portrait (in theo chiều dọc của khổ giấy)
Landscape (in theo chiều ngang của khổ giấy)

1.1.3 Size

Lệnh này Chọn khổ giấy cho trang in, bạn nhấn chọn lệnh này một danh sách liệt kê các khổ giấy xuất hiện, thông thường chúng ta chọn khổ giấy A4 để in các văn bản.

Ngoài những mẫu có sẵn bạn cũng có thể chọn More page size để tùy chỉnh khổ giấy theo yêu cầu sử dụng

1.1.4 Print Area

Chọn vùng in, đầu tiên bạn cần chọn vùng dữ liệu cần in sau đó nhấn chuột vào biểu tượng này chọn Set print area.

Như vậy khi thực hiện in ấn máy tính chỉ in vùng dữ liệu mà bạn đã chọn và thiết lập là vùng in ấn.

Nếu muốn hủy đánh dấu vùng in ấn bạn chọn lại vùng dữ liệu đã thiết lập lúc trước nhấn chọn lại biểu tượng Print Area => Clear print area.

1.1.5 Print title

Trong trường hợp muốn tiêu đề cho tất cả các trang bạn chọn lệnh này.

Nhấn vào Print title

Hộp thoại Page setup xuất hiện và trỏ tới Tab Sheet như hình dưới đây:

Bạn nhấn chọn vào ô vuông nhỏ phía bên phải của mục Row to repeat at top:

Một hộp thoại nhỏ (Page setup – Rows to repeat at top) xuất hiện

Bạn nhấn chuột chọn tới dòng tiêu đề cần in cho tất cả các trang, khi đó địa chỉ của dòng được chọn sẽ được lấy vào hộp thoại xuất hiện lúc trước.

Tiếp theo bạn nhấn Enter để xác nhận và nhấn Ok trong hộp thoại Page Setup để lưu lại những thay đổi.

1.2 Sử dụng hộp thoại Page Setup

Để sử dụng hộp thoại Page Setup bạn nhấn chọn biểu tượng Page setup ở phía góc phải dưới của nhóm lệnh Page Setup

Hộp thoại Page setup sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Tab Page

Orienbạntion: xác định hướng trang giấy để in dữ liệu.
- Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.
- Landscape: dữ liệ ra theo chiều ngang của trang giấy.
Scaling: xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấy. Có các chức năng cho bạn chọn như sau:
- Adjust to: thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%, mặc định là 100%.
- Fit to: thay đổi vừa khít theo chiều ngang của giấy. Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.
Pager Size: lựa chọn các khổ giấy. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.
Print Quality: lựa chọn chất lượng in (chất lượng in có nghĩa là số chấm điểm trên một Inch, số này càng lớn thì khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chất lượng in. Thông thường người bạn chọn 600dpi.
Fist Page Number: chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính có nhiều số trang.
Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.

Tab Margin

Top: định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dung dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1 Inch.
Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5 Inch.
Left: định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
Right: định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
Bottom: định khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1 Inch.
Footer: định khoảng cách của tiêu đề cuối trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5 Inch.
Chức năng Horizonbạnlly: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngược lại không chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.

Tab Header / Footer:

In các tiêu đề đầu và cuối trang.

Header và Footer: chương trình đề nghị sử dụng mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.
Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý.

Nhấp vào nút Custom Header hộp thoại sau hiện lên màn hình như sau:

Các biểu tượng trong hộp thoại

Left Section: Khung này cho phép bạn nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên trái của trang giấy.
Center Section: Khung này cho phép bạn nhấn dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữa trang giấy.
Right Section: nhấn dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nó sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên góc trên bên phải của trang giấy.
Custom Footer: Tương tự nút Custom Header.
Nhấn các nút Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tuỳ chọn trong khi in.

Cách để truy cập cửa sổ In :

Trên thanh Ribbon chọn tab File để mở cửa sổ Backstage view

Nhấn chọn Print cửa sổ Print (In) sẽ xuất hiện

Cách để in sổ làm việc:

Điều hướng đến cửa sổ in sau đó chọn máy in muốn sử dụng
Nhập số lượng bản sao bạn muốn in
Chọn bất kỳ cài đặt bổ sung nào nếu cần
Nhấn Print để in bảng tính

Chọn vùng in

Trước khi bạn in cửa làm việc của Excel, điều quan trọng là phải quyết định chính xác thông tin bạn muốn in. Ví dụ: nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình, bạn sẽ cần quyết định xem bạn muốn in toàn bộ sổ làm việc hay chỉ những trang tính đang hoạt động. Cũng có thể đôi khi bạn chỉ muốn in một phần trong cửa sổ làm việc của mình.

In trang tính được kích hoạt active sheet

Trang tính được coi là kích hoạt khi được chọn.

Chọn trang tính (worksheet) bạn muốn in. Để in nhiều trang tính, hãy nhấp vào trang tính đầu tiên, giữ phím Ctrl trên bàn phím của bạn, sau đó nhấp vào bất kỳ trang tính nào khác mà bạn muốn chọn.

Vào File => Print và chọn Print Active Sheets từ menu của cửa sổ chọn trang in Print Range

Click vào nút Print

In toàn bộ cửa sổ làm việc

Nhấn File => Print để truy cập trang in
Trong phần Print Range chọn Print Entire Workbook từ menu xổ xuống
Click vào nút Print

In phần được chọn

Dùng chuột kéo chọn vùng muốn in
Vào File => Print, tiếp đó chọn Print Selection trong cài đặt vùng in Print Range
Nhấn nút Print để in

Nếu muốn, bạn cũng có thể đặt trước vùng in để có thể hình dung ô nào sẽ được in khi bạn làm việc trong Excel. Chỉ cần chọn các ô bạn muốn in, nhấp vào tab Page Layout (Bố cục Trang), chọn lệnh Print Area ( Vùng in), sau đó chọn Set Print Area (Đặt Vùng in). Tuy nhiên hãy nhớ rằng nếu bạn cần in toàn bộ sổ làm việc, bạn sẽ cần xóa vùng in.

Điều chỉnh nội dung

Đôi khi, bạn có thể cần phải thực hiện các điều chỉnh nhỏ từ cửa sổ In để phù hợp với nội dung sổ làm việc của bạn hiển thị cân đối hài hòa trên trang in. Cửa sổ in bao gồm một số công cụ giúp điều chỉnh và chia tỷ lệ nội dung của bạn, bao gồm chia tỷ lệ (scaling ) và lề trang (page margins) . Những thay đổi này chính là cách bố cục trang được trình bày ở trên . Bạn có thể kéo lên để xem lại. Lưu ý rằng bố trang in thế nào thì in sẽ ra kết quả như vậy. Chúc các bạn thành công

Bố cục trang và in ấn