Cách lưu trữ và chia sẻ bảng tính Excel

Tạo file Excel rất dễ dàng tuy nhiên bạn cần phải biết cách lưu file Excel để truy cập và chỉnh sửa về sau. Đồng thời nếu muốn làm việc nhóm bạn cũng cần biết cách chia sẻ file Excel của mình cho bạn bè đồng nghiệp. Nội dung bài học hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu cách lưu trữ và chia sẻ bảng tính Excel các bạn nhé

1. Lưu bảng tính Excel với OneDrive

Nếu như những phiên bản Excel trở về trước người dùng chỉ có thể lưu excel trên máy tính cục bộ thì từ Excel 2016 trở đi người dùng có thêm tùy chọn lưu trữ bảng tính Excel lên hệ thống đám mây bằng cách sử dụng OneDrive. Đồng thời người dùng cũng có thể xuất ra và chia sẻ bảng tính của mình với những người khác trực tiếp từ Excel nếu sử dụng OneDrive

Bất cứ khi nào mở hoặc lưu một bảng tính trong Excel 2019, bạn sẽ có tùy chọn sử dụng OneDrive. Để có tùy chọn này bạn sẽ cần phải  đăng nhập vào Office bằng tài khoản Microsoft. Nếu chưa đăng nhập hãy nhìn lên thanh trên cùng cửa sổ ứng dụng Excel có nút Sign in nhấn vào đó để đăng nhập tài khoản Microsoft. 

2. Save & Save As

Excel 2019 cung cấp hai cách để lưu tệp tin đó là Save và Save As. Các tùy chọn lưu này hoạt động theo những cách tương tự với phiên bản cũ, chỉ có một vài khác biệt quan trọng:

• Save (Lưu): Khi tạo hoặc chỉnh sửa bảng tính, bạn sẽ cần sử dụng lệnh Save để lưu thay đổi của mình. Để đề phòng mất dữ liệu bạn sẽ cần sử dụng lệnh này một cách thường xuyên. Khi lưu tệp tin bằng Save bạn chỉ cần đặt tên tệp và chọn vị trí lưu lần đầu tiên. Sau đó, chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu nó với cùng tên và vị trí. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + S để bật tính năng Save
• Save As (Lưu thành): Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của bảng tính trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụng Save As, bạn sẽ cần đặt một tên khác và/hoặc vị trí khác cho phiên bản được sao chép. Phím tắt cho Save As là phím F12 

2.1 Save bảng tính Excel

Lưu bảng tính bằng lệnh Save rất quan trọng đối với bảng tính của bạn bởi vậy bất cứ khi nào bạn bắt đầu dự án mới hoặc thực hiện thay đổi đối với kế hoạch hiện có hãy nhấn Save. Hãy lưu bảng tính của bạn một cách thường xuyên bởi nó có thể ngăn không để dữ liệu công việc của bạn bị mất. Bạn cũng cần phải chú ý đến vị trí bạn lưu bảng tính để có thể dễ dàng được tìm thấy sau này.

1. Lệnh Save thường xuất hiện góc trái trên cùng cửa sổ Excel, nó nằm trên thanh công cụ Quick Access Toolbar.
2. Nếu bạn lưu tệp tin excel này lần đầu tiên, Save As sẽ xuất hiện trong chế độ Backstage view.
3. Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp đó. Để lưu bảng tính vào máy tính của bạn, chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse để tìm nơi lưu file, bên cạnh đó bạn có thể nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive.
4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính. Sau đó bạn nhập tên tệp (file name) cho bảng tính, và cuối cùng là nhấn vào Save (Lưu). Bảng tính sẽ được lưu lại, bạn có thể thường xuyên nhấp vào lệnh Save để lưu các thay đổi khi sửa đổi bảng tính và các lần nhấn sau này sẽ không phải đặt tên lại cũng như lựa chọn vị trí lưu file nữa. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập nhanh vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

2.2 Sử dụng Save As để tạo bảng tính bản sao

Nếu bạn muốn tạo một bản sao của file excel hiện tại để chỉnh sửa trên đó mà không thay đổi bản gốc hãy tạo bản sao bằng cách sử dụng Save As. Ví dụ: nếu bạn có một tệp có tên Hàng Sale Tháng 1 bạn muốn lưu nó lại để làm Hàng Sale Tháng 2 để có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn tham chiếu phiên bản gốc thì trên tệp Hàng Sale Tháng 1 hãy dùng Save As để lưu nó thành Hàng Sale Tháng 2.

Để làm điều này, bạn nhấp vào lệnh Save As trong Backstage view. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên tệp mới.

2.3 Cách thay đổi vị trí lưu file Excel mặc định

Nếu ứng dụng Excel của bạn đã đăng nhập bằng tài khoản Microsoft  thì vị trí lưu file Excel mặc định sẽ là OneDrive, nếu cảm thấy bất tiện hoặc khong thích t khi mỗi lần lại clcik phải chọn Computer, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định này để dễ bề quản lý file trong máy . Các bước làm như sau:

1. Truy cập vào Backstage view bằng cách nhấn vào tab File
2.  Nhấp vào Options (Tùy chọn).
3. Hộp thoại Options của Excel sẽ xuất hiện. Chọn Save => tích chọn hộp bên cạnh Save to Computer by default (Lưu vào máy tính theo mặc định), sau đó nhấp vào OK. Từ bây giờ vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi. Bạn cũng có thể chỉ định rõ vị trí lưu trên máy tính bằng cách thay đổi Default local file localtion

3. Tính năng AutoRecover

Microsoft cung cấp cho Excel một tính năng khá hay cứu cánh cho những người đoảng hay quên đó là Excel tự động lưu các bảng tính của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn làm việc trên chúng. Nếu  chẳng may bạn quên lưu những thay đổi của mình hoặc nếu Excel gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng AutoRecover trong Excel.

3.1 Sử dụng tính năng AutoRecover:

1. Mở Excel chưa kịp lưu hay bị hỏng của bạn lên. Nếu phiên bản được lưu tự động của tệp được tìm thấy, khung Document Recovery sẽ xuất hiện ngay bên trái khu vực bảng tính
2. Muốn khôi phục bảng tính nhờ tính năng tự động lưu này hãy nhấn vào tập file nằm được liệt kê trong Document Recovery. Bảng tính của bạn sẽ được khôi phục

Theo mặc định, Excel tự động lưu 10 phút một lần vì vậy nếu bạn đang làm việc với bảng tính ít hơn 10 phút sẽ không có phiên bản Excel tự động nào được lưu. Nếu không nhìn thấy tệp tin bạn cần, hãy duyệt qua tất cả các tệp đã lưu tự động từ Backstage view của bạn.  Chỉ cần chọn tab File => Info => Manage Versions, sau đó chọn Recover Unsaved Workbooks.

4. Export bảng tính Excel 2016 sang các định dạng khác nhau

Theo mặc định, bảng tính Excel được lưu dưới dạng tệp có đuôi mở rộng .xlsx. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần sử dụng một loại tệp khác, chẳng hạn như file PDF hoặc Excel 97-2003 chẳng hạn. Microsoft cũng cung cấp cho người dùng tính năng xuất Excel sang nhiều loại tệp khác nhau.

4.1 Export  một bảng tính dưới dạng tệp PDF:

Đây là cách xuất bảng tính dưới dạng tài liệu Adobe Acrobat, thường được biết đến dưới dạng tệp tin PDF, cách này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ bảng tính của mình với người không cài đặt ứng dụng Excel. Đồng thời đây cũng là cách bảo vệ bản quyền của bạn khi tệp tin PDF cho phép người dùng xem nhưng rất khó chỉnh sửa nội dung của bảng tính

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
2. Nhấp vào Export (Xuất), sau đó chọn Create PDF/XPS.
3. Hộp thoại Save As (Lưu dưới dạng) sẽ xuất hiện. Tại đây bạn chọn vị trí muốn xuất bảng tính, đặt tên tệp, sau đó nhấp vào Publish (Xuất bản) file PDF
4. Theo mặc định, Excel sẽ chỉ xuất bảng tính (Sheet) đang hoạt động active worksheet.. Nếu bạn có nhiều bảng tính và muốn lưu tất cả chúng trong cùng một tệp PDF, hãy nhấp vào Options  trong cửa sổ tùy chọn trong hộp thoại Save As. Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Chọn Entire workbook (toàn bộ bảng tính), sau đó nhấn OK.

Việc xuất bảng tính dưới dạng PDF cũng giống như in một bảng  tính vậy bạn cũng cần cân nhắc dữ liệu trang tính sẽ xuất hiện trên mỗi trang PDF

4.2 Export một bảng tính sang các loại tệp khác:

Khi muốn chia sẻ file Excel của mình cho những người sử dụng phiên bản cũ của Excel như Excel 97-2003 chúng ta cần Export bảng tính của mình sang các loại tệp khác như bảng tính Excel 97-2003 hoặc tệp .CSV nếu cần một phiên bản văn bản thuần túy của bảng tính.

1. Nhấp vào File để truy cập vào Backstage view
2. Chọn tiếp Export, sau đó chọn Change File Type
3. Chọn một loại tệp phổ biến trong danh sách sau đó nhấp vào Save As
4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bảng tính, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Save
5. Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống Save as type: trong hộp thoại Save Asđể lưu các bảng tính trong nhiều loại file.

5. Share bảng tính Excel 2016

Trước kia nếu muốn chia sẻ tệp tin Excel với người nào đó chúng ta hay sử dụng email để đính kèm. Mặc dù cách này cũng khá thuận tiện thế nhưng nó tạo ra quá nhiều phiên bản của cùng 1 tếp gây nhầm lẫn khó sắp xếp. Kể từ Excel 2016 trở đi người dùng có 1 cách dễ dàng để chia sẻ và cộng tác trên các bảng tính hơn khi sử dụng OneDrive. 

Khi chia sẻ một bảng tính từ Excel trên OneDrive bạn đang thực sự cho phép người khác truy cập vào chính xác cùng một tệp tin của mình. Điều này cho phép bạn và những người mà bạn chia sẻ cùng chỉnh sửa cùng một bảng tính mà không cần theo dõi nhiều phiên bản.

Để chia sẻ một bảng tính trước tiên nó phải được lưu vào OneDrive của bạn.

5.1 Chia sẻ một bảng tính:

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view, sau đó nhấp Share.
2. Cửa sổ Share sẽ xuất hiện. Nếu bạn chưa hoàn thành bảng tính, bạn sẽ được nhắc lưu tài liệu của mình vào OneDrive. Click vào Save to Cloud
3. Tiến hành lưu file lên OneDrive. Sau đó điều hướng trở lại cửa sổ Share (File =>Share)
4. Trên cửa sổ Share, nếu tài liệu của bạn được lưu vào OneDrive, hãy nhấp vào nút Share with People (Chia sẻ với mọi người).
5. Excel sẽ trở lại chế độ xem bình thường và 1 cửa sổ Share sẽ được mở ra ở phía bên phải giao diện Excel. Tại đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của bạn, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu và đặt xem họ có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.

Bài tập về nhà!

• Tạo 1 file Excel của bạn
• Tạo bản sao của bảng tính đặt tên là Học Excel
• Xuất file Excel thành file Học.pdf
• Lưu file lên OneDive của bạn
• Chia sẻ file Học Excel

Đây là bài cuối cùng trong phần học giới thiệu cơ bản về Excel, bài hướng dẫn cách lưu trữ và chia sẻ bảng tính Excel này cũng khá quan trọng, nếu thường xuyên làm việc với Excel các bạn cần nắm rõ bài viết này để không bị công sức khi thao tác với file Excel. Hẹn gặp các bạn trong phần tiếp theo Thao tác với ô và bảng tính.