Kiểm tra và bảo vệ bảng tính

Trước khi chia sẻ sổ làm việc, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nó không bao gồm bất kỳ lỗi chính tả hoặc thông tin nào bạn muốn giữ riêng tư. May mắn thay, Excel bao gồm một số công cụ để giúp hoàn thiện và bảo vệ sổ làm việc của bạn, bao gồm tính năng Kiểm tra Tài liệu và Bảo vệ Sổ làm việc.

Trình kiểm tra tài liệu

Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa sổ làm việc, một số thông tin cá nhân nhất định có thể được tự động thêm vào tệp. Bạn có thể sử dụng Document Inspector (Trình kiểm tra Tài liệu) để xóa thông tin này trước khi chia sẻ sổ làm việc với người khác.

Bởi vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, nên lưu một bản sao bổ sung của sổ làm việc của bạn trước khi sử dụng Trình kiểm tra tài liệu để xóa thông tin.\

Để sử dụng Trình kiểm tra tài liệu:

1. Bấm vào tab File để truy cập dạng xem Backstage view
2. Từ ngăn Info, bấm  Check for Issues, sau đó chọn InspectDocument (Kiểm tra Tài liệu) từ menu thả xuống.
3. Bạn có thể được nhắc lưu tệp của mình trước khi chạy Trình kiểm tra tài liệu (Document IInspector)
4. Trình kiểm tra tài liệu sẽ xuất hiện. Chọn hoặc bỏ chọn hộp, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp vào Inspect (Kiểm tra). Trong ví dụ này chúng mình sẽ để mọi thứ được chọn.
5. Kết quả kiểm tra sẽ xuất hiện. Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình có thể thấy rằng sổ làm việc của của chúng mình chứa bình luận vì vậy chúng mình sẽ nhấp vào Xóa tất cả trên mục Comment để xóa thông tin này khỏi sổ làm việc.
6. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close.
   

Bảo vệ sổ làm việc của bạn

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào sổ làm việc của bạn sẽ có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung của nó trừ khi bạn bảo vệ nó. Có một số cách để bảo vệ sổ làm việc, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Để bảo vệ sổ làm việc của bạn:

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage View
2. Từ ngăn Info bấm vào lệnh Protect Workbook ( bảo vệ cửa sổ làm việc)
3. Trong menu thả xuống, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Markas Final. Đánh dấu sổ làm việc của bạn là cuối cùng là một cách tốt để không khuyến khích người khác chỉnh sửa sổ làm việc, trong khi các tùy chọn khác cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nếu cần.
4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn lưu. Bấm OK.
6. Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Bấm OK.
7. Sổ làm việc sẽ được đánh dấu là cuối cùng.

Đánh dấu sổ làm việc là cuối cùng sẽ không ngăn người khác chỉnh sửa nó. Nếu bạn muốn ngăn mọi người chỉnh sửa nó, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access (Hạn chế Quyền truy cập) để thay thế.

Bài học Excel trên đây chỉ là bài học sơ cấp về kiểm tra và bảo vệ bảng tính trong Excel. Sẽ còn các kiến thức nâng cao hởn ở phần sau. hện gặp lại các bạn trong bài học kết tiếp nhé.