Các bảng tính có nhiều nội dung đôi khi có thể gây cảm giác quá tải và thậm chí có thể trở nên khó đọc. May mắn thay, Excel có thể sắp xếp dữ liệu thành các nhóm, cho phép bạn dễ dàng hiển thị và ẩn các phần khác nhau của bảng tính. Bạn cũng có thể thống kê dữ liệu có điều kiện với Subtotal và tạo đường viền cho trang tính của mình. Dưới đây là bài học về nhóm dữ liệu Group và tính tổng phụ Subtotal chuyên dùng để thống kê dữ liệu theo điều kiện đặt ra. Chúng ta bắt đầu bài học nhé các bạn.
Để nhóm các hàng hoặc cột:
Chọn các hàng hoặc cột bạn muốn nhóm. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn các cột B, C và D.
Chọn tab Data (Dữ liệu) trên thành Ribbon sau đó bấm vào Lệnh nhóm (Group)
Các hàng hoặc cột đã chọn sẽ được nhóm lại. Trong ví dụ của chúng tôi, các cột B, C và D được nhóm lại.
Để hủy nhóm dữ liệu, hãy chọn các hàng hoặc cột được nhóm, sau đó nhấp vào lệnh Hủy nhóm (Ungroup)
Để ẩn và hiện các nhóm:
Để ẩn một nhóm, hãy nhấp vào dấu trừ, còn được gọi là nút Ẩn chi tiết (Hide Detail). Nhóm sẽ bị ẩn
Để hiển thị một nhóm ẩn, hãy nhấp vào dấu cộng, còn được gọi là nút Hiển thị chi tiết.
Tạo tổng phụ bằng lệnh Subtotal
Lệnh Subtotal cho phép bạn tự động tạo nhóm và sử dụng các hàm phổ biến như SUM, COUNT và AVERAGE để giúp tóm tắt dữ liệu của bạn. Ví dụ, lệnh Subtotal có thể giúp tính toán chi phí vật tư văn phòng theo từng loại từ một đơn đặt hàng tồn kho lớn. Nó sẽ tạo ra một hệ thống phân cấp các nhóm, được gọi là dàn ý, để giúp tổ chức trang tính của bạn.
Để tạo tổng phụ:
Trong ví dụ này chúng mình sẽ sử dụng lệnh Subtotal với biểu mẫu đặt hàng áo phông để xác định số lượng áo phông được đặt hàng theo từng kích cỡ (Nhỏ, Trung bình, Lớn và Rất Lớn). Thao tác này sẽ tạo 1 bản phác thảo cho bảng tính với mỗi một nhóm cho mỗi cỡ áo phông và đếm tổng số áo trong mỗi nhóm
Trước tiên, hãy sắp xếp trang tính của bạn theo dữ liệu bạn muốn tính tổng phụ. Trong ví dụ này, chúng mình sẽ tạo tổng phụ cho mỗi cỡ áo phông, vì vậy bảng tính của chúng tôi đã được sắp xếp theo cỡ áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất.
Chọn bảng dữ liệu sau đó trên thanh Ribbon Chọn tab Data (Dữ liệu), sau đó bấm vào Lệnh tổng phụ (Subtotal)
Hộp thoại Subtotal sẽ xuất hiện. Nhấp vào mũi tên thả xuống tại At each change in: Để chọn cột bạn muốn tính tổng phụ. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn cột Cỡ áo thun
Nhấp vào mũi tên thả xuống cho trường Use function: để chọn chức năng bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ của này chúng mình sẽ chọn COUNT để đếm số lượng áo sơ mi được đặt hàng theo từng cỡ.
Trong trường Add subtotal to: hãy chọn cột mà bạn muốn tổng phụ đã tính xuất hiện. Trong ví dụ của chúng mình sẽ chọn cột Cỡ áo thun. Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.
Trang tính sẽ được chia thành các nhóm và tổng phụ sẽ được liệt kê bên dưới mỗi nhóm. Trong ví dụ này dữ liệu hiện được nhóm theo kích thước áo phông và số lượng áo được đặt hàng theo kích thước đó xuất hiện bên dưới mỗi nhóm.
Để xem các nhóm theo cấp độ:
Khi bạn tạo tổng phụ, trang tính của bạn sẽ được chia thành các cấp khác nhau. Bạn có thể chuyển đổi giữa các cấp độ này để nhanh chóng kiểm soát lượng thông tin được hiển thị trong trang tính bằng cách nhấp vào các nút Cấp độ ở bên trái của trang tính. Trong ví dụ trên chúng ta có thể chuyển đổi giữa tất cả ba cấp độ trong phác thảo của bảng tính. Mặc dù ví dụ này chỉ chứa ba cấp độ, nhưng Excel có thể chứa tối đa tám cấp độ.
Nhấp vào mức thấp nhất để hiển thị ít chi tiết nhất. Trong ví dụ chúng mình sẽ chọn cấp độ 1, chỉ chứa Tổng cộng (GrandCount) hoặc tổng số áo phông được đặt hàng.
Nhấp vào cấp độ tiếp theo để mở rộng chi tiết. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn cấp 2, chứa mỗi hàng tổng phụ nhưng ẩn tất cả dữ liệu khác khỏi trang tính.
Nhấp vào cấp cao nhất để xem và mở rộng tất cả dữ liệu trang tính của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn cấp độ 3.
Bạn cũng có thể sử dụng các nút Hiển thị Chi tiết và Ẩn Chi tiết để hiển thị và ẩn các nhóm trong đường viền.
Để xóa tổng phụ:
Đôi khi bạn có thể không muốn giữ tổng phụ trong trang tính của mình, đặc biệt nếu bạn muốn tổ chức lại dữ liệu theo những cách khác nhau. Nếu bạn không muốn sử dụng tổng phụ nữa, bạn cần xóa nó khỏi trang tính của mình.
Chọn tab Dữ liệu, sau đó bấm vào Lệnh Subtotal
Hộp thoại Subtotal (Tổng phụ) sẽ xuất hiện. Nhấp vào RemoveAll (Xóa tất cả)
Tất cả dữ liệu bảng tính sẽ được hủy nhóm và tổng phụ sẽ bị xóa.
Để loại bỏ tất cả các nhóm mà không xóa tổng phụ (subtotals), hãy bấm vào mũi tên thả xuống lệnh Ungroup, sau đó chọn Clear Outline
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về Nhóm và dùng tổng phụ Subtotals để thống kê dữ liệu có điều kiện. Nếu có gì thắc mắc vui lòng comment bên dưới bài học nhé các bạn. Chúc các bạn học tốt.
