Giới thiệu về công thức trong Excel

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất trong Excel là khả năng tính toán thông tin số bằng công thức. Cũng giống như một máy tính, Excel có thể cộng, trừ, nhân và chia. Trong bài học này, chúng mình sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tham chiếu ô để tạo các công thức trong Excel đơn giản.

Toán tử số học

Excel sử dụng các toán tử tiêu chuẩn cho các công thức: dấu cộng cho phép cộng (+), dấu trừ cho phép trừ (-), dấu sao cho phép nhân (*), dấu gạch chéo cho phép chia (/) và dấu mũ (^) cho số mũ.

Tất cả các công thức trong Excel phải bắt đầu bằng dấu bằng (=). Sau dấu bằng, bạn nhập công thức tính toán hoặc hàm và nhấn Enter để kết thúc.

Hiểu về tham chiếu ô

Mặc dù bạn có thể tạo các công thức đơn giản trong Excel bằng cách sử dụng số (ví dụ: = 2 + 2 hoặc = 5 * 5) thế nhưng hầu hết thời gian bạn sẽ sử dụng địa chỉ ô để tạo công thức. Điều này được gọi là tạo tham chiếu ô. 

Sử dụng tham chiếu ô sẽ đảm bảo rằng công thức của bạn luôn chính xác vì bạn có thể thay đổi giá trị của các ô được tham chiếu mà không cần phải viết lại công thức.

Trong ví dụ dưới đây sử dụng tham chiếu để tính phép cộng giữa các ô D1, D2, D3, D4, D5

Khi bạn nhấn Enter, công thức sẽ tính toán và hiển thị câu trả lời trong ô D6

Nếu giá trị trong các ô được tham chiếu thay đổi, công thức sẽ tự động tính lại:

Bằng cách kết hợp toán tử toán học với tham chiếu ô, bạn có thể tạo nhiều công thức đơn giản trong Excel. Công thức cũng có thể bao gồm sự kết hợp của tham chiếu ô và số, như trong các ví dụ bên dưới:

Để tạo công thức

Trong ví dụ bên dưới, chúng mình sẽ sử dụng một công thức đơn giản và tham chiếu ô để tính toán ngân sách.

1. Chọn ô sẽ chứa công thức. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô D16.
2. Gõ dấu bằng (=) vào ô muốn tính toán . Lưu ý dấu bằng sẽ xuất hiện trong cả ô và thanh công thức formulabar
3. Nhập địa chỉ ô của ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức : ô D14. Đường viền màu xanh lam sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.
4. Nhập toán tử toán học bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ của này chúng mình sẽ nhập dấu cộng (+)
5. Nhập địa chỉ ô của ô bạn muốn tham chiếu thứ hai trong công thức: trong ví dụ này là ô D15. Đường viền màu đỏ sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.
6. Nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô. Nếu bạn chọn lại ô, hãy lưu ý rằng ô đó hiển thị kết quả, trong khi thanh công thức hiển thị công thức.

Nếu kết quả của một công thức quá lớn để hiển thị trong một ô, nó có thể xuất hiện dưới dạng dấu thăng (####) thay vì một giá trị. Điều này có nghĩa là cột không đủ rộng để hiển thị nội dung ô. Chỉ cần tăng chiều rộng cột để hiển thị nội dung ô là được

Sửa đổi giá trị bằng tham chiếu ô

Ưu điểm thực sự của tham chiếu ô là chúng cho phép bạn cập nhật dữ liệu trong trang tính của mình mà không cần phải viết lại công thức. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã sửa đổi giá trị của ô D15 thành 7000 đô la. Công thức trong D16 sẽ tự động tính toán lại và hiển thị giá trị mới trong ô D12.

Excel sẽ không phải lúc nào cũng cho bạn biết nếu công thức của bạn có lỗi, vì vậy đôi khi bạn cần kiểm tra công thức của mình nếu có kết quả không như ý muốn

Tạo công thức bằng phương pháp trỏ và nhấp chuột

Thay vì nhập địa chỉ ô vào công thức theo cách thủ công, bạn có thể trỏ và bấm chuột vào các ô bạn muốn đưa vào công thức của mình. Phương pháp này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi tạo công thức. Trong ví dụ bên dưới, chúng mình sẽ tạo một công thức để tính toán tỉ lệ hoa hồng nhận được của các nhân viên

1. Chọn ô sẽ chứa công thức. Trong ví dụ của chúng mình chon ô F2
2. Gõ vào dấu bằng =, 
3. Sau đó chọn ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức: ô D2 trong ví dụ. Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.
4. Nhập toán tử toán học bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ của này chúng ta sẽ nhập dấu nhân (*). 
5. Chọn ô bạn muốn tham chiếu thứ hai trong công thức: ô E2 trong ví dụ của chúng tôi. Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.
6. Nhấn Enter trên bàn phím, công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô.

Copy công thức bầng Fill handle

Công thức cũng có thể được sao chép sang các ô liền kề bằng Fill handle, có thể tiết kiệm nhiều thời gian và công sức nếu bạn cần thực hiện cùng một phép tính nhiều lần trong một trang tính. Fill handle là hình chữ thập đen góc dưới cùng bên phải của (các) ô đã chọn.

1. Di chuyển chuột đến khi Fill handle xuất hiện thì giữ chuột kéo Fill Handle sang ô muốn copy công thức
2. Nhả chuột ra công thức sẽ tự động sao chép sang ô bạn muốn

Chỉnh sửa công thức:

Đôi khi bạn có thể muốn sửa đổi một công thức hiện có. Đơn giản chỉ cần chọn ô chứa công thức sau đó nhấn vào thanh công thức để sửa

Bạn cũng có thể bấm đúp vào ô để xem và chỉnh sửa công thức trực tiếp trong ô. Sau khi bấm một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh bất kỳ ô được tham chiếu nào. 

Chỉnh sửa công thức sau đó nhấn Enter trên bàn phím để hoàn tất. Công thức sẽ được cập nhật và giá trị mới sẽ được hiển thị trong ô.

Nếu đổi ý, bạn có thể nhấn phím Esc trên bàn phím hoặc nhấp vào lệnh Hủy trong thanh công thức để tránh vô tình thực hiện các thay đổi đối với công thức của bạn.

Để hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính, bạn có thể giữ phím Ctrl + ` ( Dấu ` thường nằm ở góc trên bên trái của bàn phím cạnh phím số 1) Bạn có thể nhấn Ctrl + ` một lần nữa để chuyển về chế độ xem bình thường.