Nhận xét (Comments) và đồng tác giả (Co-authoring)

Có thể đôi khi bạn đang làm việc trên sổ làm việc và nhận thấy rằng bạn cần sự giúp đỡ của người khác. Excel cung cấp hai tính năng mạnh mẽ cho phép bạn làm việc với những người khác trên cùng một bảng tính: nhận xét và đồng tác giả. Trong bài học Excel này chúng ta cùng đi tìm hiểu về 2 tính năng hay ho nhận xét và đồng tác giả trong Excel này các bạn nhé

Chia sẻ sổ làm việc với người khác

Để những người khác cộng tác trên một sổ làm việc, trước tiên bạn cần chia sẻ nó với họ.

1. Nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải.
2. Nếu bảng tính của bạn chưa được lưu trên OneDrive sẽ có tùy chọn lưu trên Onedrive. Click vào Save to Cloud.
3. Tiến hành lưu lại file Excel trên OneDrive. Bấm nút Share một lần nữa.
4. Cửa sổ Share (Chia sẻ) sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình. Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ sổ làm việc với.
5. Chọn Can Edit (Có thể chỉnh sửa) từ trình đơn thả xuống để cho phép người này chỉnh sửa sổ làm việc.
6. Nhập tin nhắn nếu bạn muốn bao gồm một tin nhắn, sau đó bấm Share
7. Các cộng tác viên của bạn bây giờ sẽ có thể truy cập sổ làm việc.

Bình luận (Comment)

Một cách để cộng tác trên sổ làm việc là thông qua bình luận (comment). Đôi khi bạn có thể muốn cung cấp phản hồi hoặc đặt câu hỏi mà không cần chỉnh sửa nội dung của ô. Bạn có thể làm điều này bằng cách thêm một comment.

Để thêm một bình luận:

1. Chọn ô mà bạn muốn bình luận xuất hiện. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô D5.
2. Trên thanh Ribbon nhấn vào tab Review sau đó click vào lệnh New Comment
3. Một hộp bình luận (Comment box) sẽ xuất hiện. Nhập nhận xét của bạn, sau đó nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài hộp để đóng nhận xét.
4. Nhận xét sẽ được thêm vào ô, được biểu thị bằng hình tam giác màu đỏ ở góc trên bên phải
5. Để xem lại bình luận chỉ cần chọn lại ô 
   

Để chỉnh sửa một bình luận:

1. Chọn ô chứa nhận bình luận bạn muốn chỉnh sửa ở đây mình chọn ô D5
2. Trên thanh Ribbon chọn tab Review nhấp vào Lệnh Edit Comment (Chỉnh sửa Nhận xét)
3. Hộp bình luận sẽ xuất hiện. Chỉnh sửa nhận xét như mong muốn, sau đó nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài hộp để đóng nhận xét.

Để hiển thị hoặc ẩn bình luận

1. Từ tab Review (Xem lại), nhấp vào Lệnh Show All Comments (Hiển thị Tất cả bình luận) để xem mọi nhận xét trong trang tính của bạn cùng một lúc.
2. Tất cả các bình luận trong trang tính sẽ xuất hiện. Nhấp lại vào Lệnh Show All Comments (Hiển thị Tất cả Nhận xét) để ẩn chúng.
3. Bạn cũng có thể chọn hiển thị và ẩn nhận xét riêng lẻ bằng cách chọn ô mong muốn và nhấp vào lệnh Show/Hide Comment (Hiển thị / Ẩn bình luận.)
4. Ngoài ra click chuột phải vào ô chứa bình luận chúng ta cũng có lựa chọn Hiển thị và Ẩn bình luận này trong menu

Để xóa một bình luận:

1. Chọn ô chứa nhận xét bạn muốn xóa. Trong ví dụ này chúng mình sẽ chọn ô D5
2. Từ tab Review , nhấp vào lệnh Delete (Xóa) trong Nhóm lệnh Comment
3. Bình luận sẽ bị xóa.

Đồng tác giả

Một công cụ cộng tác khác là đồng tác giả, cho phép người khác xem và chỉnh sửa sổ làm việc của bạn trong thời gian thực. Điều này giúp việc cộng tác trên sổ làm việc với nhóm của bạn dễ dàng và nhanh chóng hơn. Sau khi chia sẻ sổ làm việc với người khác, họ sẽ có thể đồng tác giả.

Đồng tác giả trong thời gian thực yêu cầu đăng ký Office 365.

Khi bạn đồng tác giả một sổ làm việc, bạn có thể nhìn thấy những người khác đang làm việc vì mỗi người sẽ có màu sắc riêng của họ. Nếu bạn muốn xem ai hiện đang chỉnh sửa sổ làm việc, bạn có thể di chuột qua hoạt động để xem tên của họ.Co-authoring

Khôi phục phiên bản trước

Khi bạn hoặc bất kỳ ai khác thực hiện thay đổi đối với sổ làm việc, các thay đổi sẽ được lưu tự động. Tuy nhiên, nếu không hài lòng với các thay đổi, bạn luôn có thể khôi phục phiên bản trước đó.

1. Nhấp vào biểu tượng đồng hồ bên cạnh nút Share (Chia sẻ)
2. Ngăn Version History (Lịch sử Phiên bản) sẽ xuất hiện ở phía bên phải của màn hình. Bấm đúp vào phiên bản bạn muốn khôi phục.
3. Khi bạn đã quyết định đây là phiên bản bạn muốn, hãy nhấp vào Restore (Khôi phục).
4. Phiên bản trước sẽ được khôi phục.

Tính năng nhận xét (Comments) và đồng tác giả (Co-authoring) rất hữu ích khi chúng ta làm việc nhóm với Excel vì vậy bạn cần nắm rõ bài học này nếu thường xuyên làm việc nhóm. Bài học Excel tuần này đến đây là hết .Hẹn gặp lại các bạn trong bài học tiếp theo nhé.