Sử dụng chức năng Find và Replace Trong Excel

Khi làm việc với nhiều dữ liệu trong Excel 2019, có thể bạn sẽ gặp khó khăn và mất nhiều thời gian cho việc xác định ví trí cụ thể của thông tin. Thế nhưng thật may mắn là Excel sẽ hộ trợ bạn làm việc này một cách nhanh chóng nhất qua tính năng Find và Replace. Với tính năng Find và Replace tạm dịch là tìm kiếm và thay thế trong Excel này người dùng có thể tìm hiếm và sửa đổi nội dung một cách rất dễ dàng. Hãy xem bài viết dưới đây để biết cách sử dụng tính năng Find & Replace trong Excel bạn nhé.

1. Tìm kiếm nội dung trong Excel 2016

Trong ví dụ này chúng ta sẽ sử dụng lệnh Find để xác định vị trí cụ thể của nội dung muốn tìm kiếm. Các bước như sau

1. Trên thanh Ribbon chọn tab Home (Trang chủ) tìm và nhấp vào lệnh Find and Select, sau đó chọn Find từ trình đơn thả xuống. Hoặc nhấn Ctrl + F để mở nhanh cửa sổ tìm kiếm từ bàn phím
2. Hộp thoại Find and Replace (Tìm và thay thế) sẽ xuất hiện. Nhập nội dung bạn muốn tìm. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập tên của bộ phận.
3. Ví dụ muốn tìm Hà Nội gõ Hà Nội vào ô Find Watch rồi nhấn Find Next (Tìm tiếp)
4. Nếu nội dung được tìm thấy, ô chứa nội dung đó sẽ được chọn
5. Nhấp vào Find Next (Tìm tiếp) để tìm các vị trí khác hoặc Find All (Tìm tất cả) để xem từng vị trí của cụm từ tìm kiếm
6. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng) để thoát khỏi hộp thoại Find and Replace
7. Nhấp vào Options (Tùy chọn) để xem các tiêu chí tìm kiếm nâng cao trong hộp thoại Find and Replace

3. Thay thế nội dung trong ô Excel 2019

Đôi khi, bạn có thể phát hiện ra nhiều lỗi trong tập tin workbook của mình ví dụ như thừa nhiều khoảng trắng hoặc bạn cần thay đổi một từ hoặc cụm từ cụ thể thành một từ hoặc cụm từ khác. Lúc này bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace của Excel để thực hiện sửa đổi nhanh chóng. Trong ví dụ, mình sẽ sử dụng Find and Replace để sửa năm 2020

1. Trên thanh Ribbon điều hướng theo thứ tự sau  Home=> Find and Select => Replace (Thay thế)  để mở cửa sổ Find and Repalce. Cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + H để mở nhanh tùy chọn này
2.  Hộp thoại Find and Replace (Tìm và thay thế) sẽ xuất hiện. Nhập văn bản mà bạn muốn tìm vào trường Find what, ở đây mình nhập 2020
3. Nhập văn bản mà bạn muốn thay thế trong trường Replace with mình chọn 2021, sau đó nhấp vào Find Next 
4. Nếu nội dung được tìm thấy, ô chứa nội dung đó sẽ được chọn.
5. Nếu bạn muốn thay thế nó, hãy chọn một trong các tùy chọn thay thế. Chọn Replace sẽ thay thế các cá thể riêng lẻ, trong khi chọn Replace All (Thay thế tất cả) sẽ thay thế toàn bộ các từ hoặc cụm từ văn bản trong tập tin workbook. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn này để tiết kiệm thời gian.
6. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, xác nhận số lượng thay thế được thực hiện. Nhấp OK để tiếp tục.
7. Nội dung ô đã chọn sẽ được thay thế.
   
8. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng) để thoát khỏi hộp thoại Find and Replace.

Tính năng Replace All (Thay thế tất cả) khá hữu ích và tiết kiệm thời gian thế nhưng bạn không nên lạm dụng nó vì Excel không cung cấp cho bạn tùy chọn bỏ qua khi thay thế. Bạn chỉ nên sử dụng tùy chọn này nếu hoàn toàn chắc chắn nó sẽ không thay thế bất cứ điều gì bạn không muốn.

Tính năng Find và Replace trong Excel rất hữu ích và rất dễ sử dụng phải không nào, nếu có thắc mắc gì thêm về tính năng này các bạn hãy comment bên dưới nhé. Hẹn gặp lại các bạn ở bài sau nhé.