Lọc dữ liệu Filter trong Excel

Nếu bảng tính của bạn chứa nhiều nội dung, có thể khó tìm thông tin nhanh chóng. Bộ lọc có thể được sử dụng để thu hẹp dữ liệu trong bảng tính của bạn, cho phép bạn chỉ xem thông tin bạn cần. Bài học Excel dưới đây chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu Filter trong Excel một cách chi tiết nhất, mời các bạn đón xem

Lọc dữ liệu Filter trong Excel

Trong ví dụ của dưới đây chúng mình sẽ áp dụng bộ lọc cho bảng tính Đơn hàng T9 2010 để chỉ hiển thị đơn hàng khoai tây và ngô.

Để Filter hoạt động chính xác, bảng tính của bạn phải bao gồm hàng tiêu đề, được sử dụng để xác định tên của mỗi cột. Trong ví dụ của này, bảng tính của chúng mình được tổ chức thành các cột khác nhau được xác định bởi các ô tiêu đề trong hàng 2: Danh mục, Số lượng, Đơn giá, Tổng đơn, Ngày đặt hàng, Ngày nhận hàng, Thời gian giao hàng.

1. Chọn tab Data (Dữ liệu) , sau đó nhấp vào Filter
2. Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ chúng mình sẽ lọc cột A để chỉ xem một số loại thiết bị nhất định.
   
   
3. Menu Filter sẽ xuất hiện. Bỏ chọn hộp bên cạnh Select All (Chọn tất cả) để nhanh chóng bỏ chọn tất cả dữ liệu.
4. Chọn vào ô vuông bên cạnh dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó bấm OK. Trong ví dụ này, chúng mình sẽ check vào Khoai tây và Ngô để chỉ hiển thị 2 loại này
5. Kết quả hiển thị như sau

Các tùy chọn lọc cũng có thể được truy cập từ lệnh Sort & Filter trên tab Home.

Áp dụng nhiều bộ lọc:

Bộ lọc có tính tích lũy, có nghĩa là bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc để giúp thu hẹp kết quả của mình. Trong ví dụ này, chúng mình đã lọc bảng tính của mình để hiển thị chỉ Khoai tây và Ngô nhưng lại muốn thu hẹp nó hơn nữa để chỉ hiển thị Khoai tây và Ngô được đặt hàng vào ngày 12-Oct-2015.

1. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ này chúng mình sẽ thêm một bộ lọc vào cột E để xem thông tin theo ngày.
2. Menu Filter sẽ xuất hiện.Chọn hoặc bỏ chọn các hộp tùy thuộc vào dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó bấm OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ bỏ chọn mọi thứ ngoại trừ ngày 12.
3. Bộ lọc mới sẽ được áp dụng. Trong ví dụ của chúng mình, trang tính hiện được lọc để chỉ hiển thị Khoai tây và Ngô được đặt hàng vào ngày 12.

Để xóa một bộ lọc:

Sau khi áp dụng một bộ lọc, bạn có thể muốn loại bỏ hoặc xóa  nó khỏi bảng tính của mình để bạn có thể lọc nội dung theo những cách khác nhau.

1. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho bộ lọc bạn muốn xóa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ xóa bộ lọc trong cột E
2. Menu Bộ lọc sẽ xuất hiện. Chọn Clear Filter From [COLUMN NAME]  từ menu Bộ lọc. Trong ví dụ chúng mình  sẽ chọn Clear Filter From "Ngày đặt hàng". Chú ý không cần bấm OK
3. Bộ lọc sẽ bị xóa khỏi cột. Dữ liệu ẩn trước đó sẽ được hiển thị.

Để xóa tất cả các bộ lọc khỏi bảng tính của bạn, hãy nhấp vào lệnh Filter trên tab Data

Lọc nâng cao (Advanced filtering)

Nếu bạn cần một bộ lọc cho một cái gì đó cụ thể, bộ lọc cơ bản có thể không cung cấp cho bạn đủ tùy chọn. May mắn thay, Excel cung cấp một số công cụ lọc nâng cao, bao gồm lọc tìm kiếm, văn bản, ngày tháng và số, có thể thu hẹp kết quả của bạn để giúp tìm chính xác những gì bạn cần.

Lọc theo tìm kiếm (filter with search)

Excel cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu có chứa một cụm từ, số, ngày tháng chính xác, v.v. Trong ví dụ này chúng mình sẽ sử dụng tính năng này để chỉ hiển thị các sản phẩm có đơn vị bán là lít trong bảng tính đơn hàng tháng 9

1. Chọn tab Data  trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Filter . Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột. Lưu ý: Nếu bạn đã thêm bộ lọc vào trang tính của mình, bạn có thể bỏ qua bước này.
2. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ này chúng mình sẽ lọc cột A
3. Menu Bộ lọc sẽ xuất hiện. Nhập cụm từ tìm kiếm vào hộp Search (tìm kiếm). Kết quả tìm kiếm sẽ tự động xuất hiện bên dưới trường TextFilters khi bạn nhập. Trong ví dụ mình sẽ nhập lít tìm các sản phẩm có đơn vị bán là lít trong bảng tính đơn hàng tháng 9. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK.
4. Bảng tính sẽ được lọc theo cụm từ tìm kiếm của bạn. Trong ví dụ của  trang tính hiện được lọc để chỉ hiển thị các danh mục hàng có đơn vị bán là lít

Để sử dụng bộ lọc văn bản nâng cao:

Bộ lọc văn bản nâng cao có thể được sử dụng để hiển thị thông tin cụ thể hơn, chẳng hạn như các ô chứa một số ký tự hoặc dữ liệu nhất định loại trừ một từ hoặc số cụ thể. Trong ví dụ bên dưới chúng mình muốn loại trừ bất kỳ mục nào có chứa từ Hộp. Cách làm cụ thể như sau:

1. Chọn tab Data  trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Filter . Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột. Lưu ý: Nếu bạn đã thêm bộ lọc vào trang tính của mình, bạn có thể bỏ qua bước này.
2. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lọc cột A
3. Menu Bộ lọc sẽ xuất hiện. Di chuột qua Text Filters (Bộ lọc văn bản), sau đó chọn bộ lọc văn bản mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ chúng mình sẽ chọn Does not contain ...(Không chứa ... ) để xem dữ liệu không chứa văn bản cụ thể.
4. Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Nhập văn bản mong muốn vào bên phải của bộ lọc, sau đó nhấp vào OK. Trong ví dụ của chúng mình nhập Hộp để loại trừ bất cứ sản phẩm nào có chứa từ Hộp
5. Dữ liệu sẽ được lọc bởi bộ lọc văn bản đã chọn. Trong ví dụ của chúng mình, bảng tính hiển thị các mục không chứa từ Hộp

Sử dụng bộ lọc số nâng cao:

Bộ lọc số nâng cao cho phép bạn thao tác dữ liệu được đánh số theo nhiều cách khác nhau. Trong ví dụ này, chúng mình sẽ chỉ hiển thị một số danh mục sản phẩm dựa trên ID 

Chọn tab Data  trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Filter . Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột. Lưu ý: Nếu bạn đã thêm bộ lọc vào trang tính của mình, bạn có thể bỏ qua bước này.

Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lọc cột H chỉ xem một dải số ID nhất định.

Menu Filter  sẽ xuất hiện. Di chuột qua Number Filters, sau đó chọn bộ lọc số mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ này chúng mình sẽ chọn số ID nằm giữa một phạm vi số cụ thể vì vậy chọn dòng Between ...

Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Nhập (các) số mong muốn vào bên phải của mỗi bộ lọc, sau đó nhấp vào OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn lọc các số ID lớn hơn hoặc bằng 14 nhưng nhỏ hơn hoặc bằng 50, sẽ hiển thị số ID trong phạm vi 14-50.

kết quả lọc được như sau:

Sử dụng bộ lọc ngày nâng cao:

Bộ lọc ngày nâng cao có thể được sử dụng để xem thông tin từ một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như năm ngoái, quý tiếp theo hoặc giữa hai ngày. Trong ví dụ này, chúng mình sẽ sử dụng bộ lọc ngày nâng cao để chỉ xem các sản phẩm đã được đặt hàng từ 12 đến 21 tháng 10 năm 2015

Chọn tab Data  trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Filter . Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột. Lưu ý: Nếu bạn đã thêm bộ lọc vào trang tính của mình, bạn có thể bỏ qua bước này.

Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lọc cột E để chỉ xem một phạm vi ngày nhất định.

Menu Filter  sẽ xuất hiện. Di chuột qua Date Filters, sau đó chọn bộ lọc ngày mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Between... để xem các sản phẩm đã được đặt hàng từ 12 đến 21 tháng 10 năm 2015 

Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Nhập (các) ngày mong muốn vào bên phải của mỗi bộ lọc, sau đó nhấp vào OK. Trong ví dụ chúng mình muốn lọc các ngày sau hoặc bằng ngày 12 tháng 10 năm 2015 và trước hoặc bằng ngày 21 tháng 10  năm 2015, sẽ hiển thị một phạm vi giữa các ngày này.

Trang tính sẽ được lọc bởi bộ lọc ngày đã chọn. Trong ví dụ bây giờ chúng mình có thể xem các sản phẩm đã được đặt hàng từ 12 đến 21 tháng 10 năm 2015 

Bài học Excel về lọc dữ liệu Filter trong Excel xin được kết thúc ở đây. Hẹn gặp lại các fen vào buổi học sau nhé.