Định dạng số Number Formats trong Excel

Khi thực hiện nhập dữ liệu vào bảng tính Excel thì việc định dạng dữ liệu trong từng ô Excel là việc rất quan trọng. Việc định dạng dữ liệu trong Excel vừa có tác dụng làm đẹp bảng tính vừa có tác dụng cho bảng tính biết dữ liệu thực sự của một ô là gì để minh bạch trong việc tính toán xử lý dữ liệu. Trong bài học excel tiếp theo này chúng ta cùng tìm hiểu về các định dạng số Number Formats trong Excel các bạn nhé

1. Number Formats là gì?

Bất cứ khi nào làm việc với bảng tính, tốt nhất bạn nên sử dụng number formats (định dạng số) phù hợp với dữ liệu của bạn. Number formats cho biết chính xác kiểu dữ liệu bạn đang sử dụng trong bảng tính là gì chẳng hạn tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), thời gian, ngày tháng, v.v.

2. Tại sao nên sử dụng định dạng số?

Định dạng số Number không chỉ giúp cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn việc sử dụng nó cũng trở nên dễ dàng hơn. Khi áp dụng một định dạng số, bạn đang nói cho bảng tính chính xác loại giá trị được lưu trữ trong một ô. Ví dụ: định dạng ngày (date format) cho bảng tính biết bạn đang nhập ngày tháng cụ thể. Điều này cho phép bảng tính hiểu rõ hơn về dữ liệu, giúp đảm bảo duy trì sự nhất quán dữ liệu và công thức của bạn được tính một cách chính xác.

Nếu bạn không sử dụng định dạng số cụ thể, bảng tính thường sẽ áp dụng định dạng số chung theo mặc định. Tuy nhiên, định dạng chung có thể áp dụng một số thay đổi định dạng nhỏ cho dữ liệu của bạn.

3. Các kiểu định dạng số trong Excel

Về cơ bản thì Excel hỗ trợ chúng ta những kiểu định dạng dưới đây:

• Định dạng chung (General)
• Định dạng chữ số(Number)
• Định dạng chữ (Text)
• Định dạng tiền tệ (Currency)
• Định dạng phần trăm (Percentage)
• Định dạng trong kế toán (Accounting)
• Định dạng số trong khoa học (Scientific)
• Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)

Tùy vào từng kiểu dữ liệu mà chúng ta sẽ thu được kết quả hiển thị khác nhau. Mặc định khi bạn gõ bất kỳ cái gì vào 1 ô thì Excel sẽ luôn định dạng dữ liệu bạn gõ theo kiểu General. Ví dụ bạn có gõ vào 1 con số thì Excel cũng sẽ vẫn hiển thị kiểu dữ liệu là General. 

Tuy nhiên Excel hỗ trợ rất nhiều kiểu định dạng mà bạn có định dạng ngay cho ô đó bằng cách bấm vào mũi tên xổ xuống cạnh General và chọn nhanh kiểu dữ liệu như trong hình minh hoạ.

Chúng ta có thể thấy được, cùng 1 dữ liệu – con số  12345 , với mỗi kiểu định dạng chúng ta sẽ thấy con số này được thể hiện khác đi.

4. Áp dụng định dạng số

Cũng giống như các loại định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu chữ, cỡ chữ bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn ô và chọn nhấn vào tuỳ chọn định dạng mong muốn. Có nhiều cách chính để chọn một định dạng số:

4.1 Sử dụng Number Format trên thanh Ribbon

• Sử dụng thanh Ribbon =>  tab Home (Trang chủ), nhấp vào trình đơn thả xuống Number Format(Định dạng số) trong nhóm Number và chọn định dạng mong muốn.
• Bạn có thể nhấp vào một trong các lệnh định dạng số nhanh dưới trình đơn thả xuống

4.2 Sử dụng hộp thoại Number Format

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các ô mong muốn và nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím để truy cập vào các tùy chọn định dạng số khác.

Cửa sổ Format Cells sẽ hiện ra 

• Trong ví dụ này, chúng mình đã áp dụng Currency number format (định dạng số tiền tệ) để thêm ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị hai vị trí thập phân cho bất kỳ giá trị số nào.

Nếu chọn bất kỳ ô nào có định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực của ô trong thanh công thức (formula bar). Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và các tính toán khác.

 4.3 Sử dụng thông qua Menu chuột phải

Chọn ô hoặc nhiều ô cần định dạng sau đó nhấn chuột phải và chọn Format Cells

5.Sử dụng đúng định dạng số

Excel có thể áp dụng nhiều định dạng số tự động dựa trên cách bạn nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần nhập dữ liệu theo cách mà chương trình có thể hiểu và sau đó đảm bảo rằng các ô đó đang sử dụng định dạng số thích hợp. Ví dụ: hình ảnh dưới đây cho thấy cách sử dụng định dạng số cho dates (ngày tháng), percentages (tỷ lệ phần trăm) và times (thời gian

Bây giờ bạn đã biết cơ bản về cách các định dạng số hoạt động rồi phải không nào, tiếp theo chúng ta sẽ xem qua một số định dạng số khác nhau.

5.1 Định dạng phần trăm (Percentage formats)

Một trong những định dạng số hữu ích nhất là định dạng phần trăm (%). Nó hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, chẳng hạn như 15% hoặc 55%. Định dạng này đặc biệt hữu ích khi tính toán như VAT mua hàng hoặc tiền lãi. Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số, định dạng số phần trăm sẽ được áp dụng tự động cho ô đó

Về lý thuyết toán học, tỷ lệ phần trăm cũng có thể được viết như một số thập phân. Vì vậy, 15% tương đương 0,15; 7,5% là 0,075; 20% là 0,20; 55% là 0,55 ...

Định dạng phần trăm rất hữu ích trong 1 số trường hợp. Ví dụ như tính hoa hồng dưới đây. Nếu không định dạng đúng tỉ lệ kết quả tính sẽ sai số di rất nhiều. 

Như bạn thấy, phép tính toán trong bảng tính giữa các định dạng khác nhau hoạt động không giống nhau. Nếu không có định dạng số phần trăm, bảng tính nghĩ rằng chúng ta muốn nhân $500 cho 5, không phải là 5%.

5.2 Định dạng ngày (Date formats)

Bất cứ khi nào làm việc với ngày tháng, bạn sẽ cần sử dụng định dạng ngày để cho bảng tính biết bạn đang đề cập đến các ngày tháng lịch cụ thể, chẳng hạn như ngày 15 tháng 5 năm 1989. Định dạng ngày cũng cho phép bạn làm việc với một bộ hàm xử lý kiểu ngày (Date functions) sử dụng thông tin thời gian và ngày để tính toán câu trả lời.

Bảng tính không hiểu thông tin theo cùng cách với con người. Ví dụ: nếu bạn nhập tháng 5 vào ô, bảng tính sẽ không biết bạn đang nhập một ngày mà nó chỉ nhận biết như bạn đang nhập 1 kiểu dữ liệu chung chung. Vì vậy thay vào đó, khi nhập một ngày, bạn sẽ cần sử dụng định dạng cụ thể mà bảng tính Excel của bạn hiểu, chẳng hạn như tháng/ngày/năm (hoặc ngày/tháng/năm tùy thuộc vào quốc gia bạn đang ở). 

Ví dụ để nhập ngày 15 tháng 10 năm 1998 chúng ta sẽ nhập vào 10/15/1998 vì chúng ta đang sử dụng ngôn ngữ và quốc gia là tiếng Anh vì vậy Excel sẽ hiểu theo định dạng tháng/ngày/năm. Bảng tính sẽ tự động áp dụng định dạng số ngày cho ô đó

Bây giờ, chúng ta có ngày được định dạng đúng, chúng ta có thể làm nhiều điều khác với dữ liệu này. Ví dụ như tạo ra ngày mới dựa trên ngày cũ bằng chức năng auto fill

Nếu định dạng ngày không được áp dụng tự động, điều đó có nghĩa là dữ liệu bạn nhập bảng tính không hiểu. Ví dụ dưới đây thay vì muốn nhập ngày 15 tháng 5 năm 2020 chúng ta nhập May 15 2020. Có thể dễ dàng thấy rằng ô chúng ta nhập Excel vẫn coi nó là định dạng Chung (General)

Mặt khác nếu chúng ta không nhập năm Excel sẽ tự động lấy năm hiện tại. Và có nhiều kiểu nhập ngày tháng khác mà Excel hiểu ví dụ nhập May 15, 15 May 2020 ... Excel đều hiểu đó là ngày 15 tháng 5 năm 2020

Bạn hãy thử nhập các ngày bên dưới vào bảng tính và xem liệu định dạng ngày có được áp dụng tự động hay không:

• 10/10
• Tháng Năm
• Ngày 15 tháng 10
• Tháng 5 năm 2016
• 10/12/2015
• Ngày 12 tháng 12 năm 2012
• Năm 2002
• Ngày 12 tháng 10

5.3 Các tùy chọn định dạng ngày khác

Để truy cập các tùy chọn định dạng ngày khác, hãy chọn menu thả xuống Number Format và chọn More Number Formats. Đây là những lựa chọn hiển thị ngày khác nhau, như bao gồm cả ngày trong tuần hoặc bỏ qua năm.

Hộp thoại Format Cells sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày mong muốn.

Như bạn có thể thấy trong thanh công thức, định dạng ngày thực tế không thay đổi mà nó chỉ thay đổi cách hiển thị.

6. Mẹo về định dạng số

Dưới đây là một số mẹo để để sử dụng định dạng số một cách nhanh chóng hiệu quả nhất. 

• Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột: Nếu bạn định sử dụng mỗi cột cho một loại dữ liệu nhất định, ví dụ như ngày hoặc tỷ lệ phần trăm, hoặc tiền tệ bạn có thể thấy đơn giản nhất để chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào cột chữ cái và áp dụng định dạng số bạn muốn. Bằng cách này, bất kỳ dữ liệu nào bạn thêm vào cột đó trong tương lai sẽ có định dạng số chính xác. Lưu ý rằng hàng tiêu đề thường sẽ không bị ảnh hưởng bởi định dạng số.
• Kiểm tra lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số: Nếu áp dụng định dạng số cho dữ liệu hiện có, bạn có thể có kết quả không mong muốn. Ví dụ, việc áp dụng tỷ lệ phần trăm (%) định dạng cho một ô có giá trị là 5 sẽ cho bạn 500%, không phải là 5%. Trong trường hợp này, bạn cần phải nhập lại giá trị một cách chính xác trong mỗi ô.
• Nếu bạn tham chiếu một ô với định dạng số trong một công thức, bảng tính có thể tự động áp dụng cùng định dạng số cho ô mới. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một giá trị với định dạng tiền tệ trong một công thức, giá trị đã tính cũng sẽ sử dụng định dạng số tiền tệ.
• Nếu muốn dữ liệu xuất hiện chính xác như đã nhập, bạn sẽ phải sử dụng định dạng số văn bản. Định dạng này đặc biệt tốt cho những con số mà bạn không muốn thực hiện tính toán, chẳng hạn như số điện thoại, mã zip hoặc số bắt đầu bằng 0, như 0990. Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể áp dụng định dạng số Text trước khi nhập dữ liệu vào các ô này.

6.1 Tăng và giảm số chữ số sau dấy phẩy

Lệnh Increase Decimal (Tăng số chữ số sau dấy phẩy) và Decrease Decimal (Giảm số chữ số sau dấy phẩy) cho phép bạn kiểm soát vị trí thập phân được hiển thị trong một ô. Các lệnh này không làm thay đổi giá trị của ô; thay vào đó, chúng hiển thị giá trị cho một tập hợp số thập phân.

• Decrease Decimal (Giảm số chữ số sau dấy phẩy) sẽ hiển thị giá trị được làm tròn đến vị trí thập phân đó nhưng giá trị thực tế trong ô sẽ vẫn được hiển thị trong thanh công thức.
• Lệnh Increase/Decrease Decimal (Tăng/giảm số chữ số sau dấy phẩy) không hoạt động với một số định dạng số, như Date (ngày tháng) và Fraction (phân số).

Tổng kết:

Bất cứ khi nào nhập liệu vào bảng tính Excel bạn cần nhớ 1 điều đó là phải định dạng dữ liệu cho đúng để tránh các lỗi phát sinh khi thực hiện tính toán xử lý bảng tính sau này. Hi vọng bài học định dạng số trong Excel này sẽ giải đáp được cho bạn,. Chúc các bạn học tốt.