Làm việc với biểu đồ Chart

Có thể khó hiểu các sổ làm việc Excel nếu nó chứa nhiều dữ liệu. Biểu đồ (Charts) cho phép bạn minh họa dữ liệu cửa sổ làm việc của mình bằng đồ thị, giúp bạn dễ dàng hình dung các so sánh và xu hướng hơn. Trong bài học Excel này chúng ta sẽ đi tìm hiểu cách sử dụng biểu đồ (Chart) để trình bày dữ liệu trong Excel bạn nhé.

Tìm hiểu biểu đồ

Excel có một số loại biểu đồ, cho phép bạn chọn biểu đồ phù hợp nhất với dữ liệu của mình. Để sử dụng biểu đồ một cách hiệu quả, bạn sẽ cần hiểu cách sử dụng các biểu đồ khác nhau.

• Biểu đồ cột sử dụng các thanh dọc để biểu diễn dữ liệu. Chúng có thể làm việc với nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chúng thường được sử dụng nhất để so sánh thông tin.
• Biểu đồ đường là lý tưởng để hiển thị xu hướng. Các điểm dữ liệu được kết nối với nhau bằng các đường, giúp bạn dễ dàng xem giá trị đang tăng hay giảm theo thời gian.
• Biểu đồ hình tròn giúp bạn dễ dàng so sánh tỷ lệ. Mỗi giá trị được hiển thị dưới dạng một phần của chiếc bánh, vì vậy, thật dễ dàng để xem giá trị nào tạo nên phần trăm của tổng thể.
• Biểu đồ thanh hoạt động giống như biểu đồ cột, nhưng chúng sử dụng thanh ngang thay vì thanh dọc.
• Biểu đồ khu vực tương tự như biểu đồ đường, ngoại trừ các khu vực dưới đường được điền.
• Biểu đồ bề mặt cho phép bạn hiển thị dữ liệu trên toàn cảnh 3D. Chúng hoạt động tốt nhất với các tập dữ liệu lớn, cho phép bạn xem nhiều loại thông tin cùng một lúc. 

  Các bộ phận của biểu đồ

  Ngoài các loại biểu đồ, bạn sẽ cần hiểu cách đọc biểu đồ. Biểu đồ chứa một số yếu tố hoặc bộ phận có thể giúp bạn diễn giải dữ liệu.

  • Tiêu đề biểu đồ
    • Tiêu đề phải mô tả rõ ràng những gì biểu đồ đang minh họa.
  • Trục đứng
    • Trục tung (còn được gọi là trục y) là phần dọc của biểu đồ.
    • Ở đây, trục tung đo giá trị của các cột. Trong ví dụ này, giá trị đo lường là tổng doanh số bán hàng của từng thể loại.
  • Trục ngang
    • Trục hoành (còn được gọi là trục x) là phần nằm ngang của biểu đồ.
    • Ở đây, trục hoành xác định các danh mục trong biểu đồ. Trong ví dụ này, mỗi thể loại được đặt trong một nhóm riêng.
  • Chuỗi dữ liệu
    • Chuỗi dữ liệu bao gồm các điểm dữ liệu liên quan trong biểu đồ. Trong ví dụ này, như chúng ta có thể thấy trong chú giải, các cột màu vàng thể hiện doanh thu thuần trong tháng Hai.
  • Chú giải
    • Chú giải xác định chuỗi dữ liệu mà mỗi màu trên biểu đồ đại diện.
    • Trong ví dụ này, chú giải xác định các tháng khác nhau trong biểu đồ.

• 
  

  Để chèn biểu đồ:

  Chọn các ô bạn muốn lập biểu đồ, bao gồm tiêu đề cột và nhãn hàng. Các ô này sẽ là dữ liệu nguồn cho biểu đồ. Trong ví dụ này chúng mình sẽ chọn các ô A1:F6

  
  

  Từ tab Insert , bấm vào lệnh Chart  mong muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn biểu đồ Cột (Column).

  Nếu bạn không chắc nên sử dụng loại biểu đồ nào, lệnh Recommended Charts (Biểu đồ được đề xuất) sẽ đề xuất một số biểu đồ dựa trên dữ liệu nguồn.

  Biểu đồ và kiểu bố cục

  Sau khi chèn biểu đồ, có một số điều bạn có thể muốn thay đổi về cách hiển thị dữ liệu của mình. Thật dễ dàng để chỉnh sửa bố cục và kiểu của biểu đồ từ tab Design (Thiết kế)

  Excel cho phép bạn thêm các phần tử biểu đồ để giúp biểu đồ của bạn dễ đọc hơn bao gồm

  • Tiêu đề biểu đồ, 
  • Chú giải 
  • Nhãn dữ liệu 

• Để thêm phần tử biểu đồ, hãy nhấp vào lệnh Add Chart Element  (Thêm phần tử biểu đồ) trên tab Design , sau đó chọn phần tử mong muốn từ trình đơn thả xuống.

  Để chỉnh sửa thành phần biểu đồ, chẳng hạn như tiêu đề biểu đồ, chỉ cần nhấp đúp vào phần tiêu đề mới chèn và bắt đầu nhập.

  Nếu bạn không muốn thêm các thành phần biểu đồ riêng lẻ, bạn có thể sử dụng một trong các bố cục được xác định trước của Excel. Chỉ cần nhấp vào lệnh Quick Layout, sau đó chọn bố cục mong muốn từ menu thả xuống.

  Excel cũng bao gồm một số kiểu biểu đồ, cho phép bạn nhanh chóng sửa đổi giao diện của biểu đồ. Để thay đổi kiểu biểu đồ, hãy chọn kiểu mong muốn từ nhóm  Chart styles . Bạn cũng có thể nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải để xem thêm các kiểu.

  Bạn cũng có thể sử dụng các nút tắt định dạng biểu đồ để nhanh chóng thêm các phần tử biểu đồ (add chart elements), thay đổi thay đổi kiểu biểu đồ (chart style) và lọc dữ liệu biểu đồ (filter)

  Các tùy chọn biểu đồ khác

  Có nhiều cách khác để tùy chỉnh và sắp xếp các biểu đồ của bạn. Ví dụ: Excel cho phép bạn sắp xếp lại dữ liệu của biểu đồ, thay đổi loại biểu đồ và thậm chí di chuyển biểu đồ đến một vị trí khác trong sổ làm việc.

  Chuyển đổi dữ liệu hàng và cột:

  Đôi khi bạn có thể muốn thay đổi cách biểu đồ nhóm dữ liệu của mình. Ví dụ: trong biểu đồ bên dưới, dữ liệu Bán sách được nhóm theo thể loại, với các cột cho mỗi tháng. Tuy nhiên, chúng mình có thể chuyển đổi các hàng và cột để biểu đồ sẽ nhóm dữ liệu theo tháng, với các cột cho từng thể loại. Trong cả hai trường hợp, biểu đồ chứa cùng một dữ liệu chỉ có cách được tổ chức khác nhau.

  Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi.

  Từ tab Design, chọn Lệnh Switch Row/Column

  
  

  Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi. Trong ví dụ của chúng mình, dữ liệu hiện được nhóm theo tháng, với các cột cho từng tháng

  Thay đổi loại biểu đồ:

  Nếu bạn thấy rằng dữ liệu của mình không hoạt động tốt trong một biểu đồ nhất định, bạn có thể dễ dàng chuyển sang loại biểu đồ mới. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay đổi biểu đồ của mình từ biểu đồ cột thành biểu đồ đường.

  Từ tab Design , bấm vào Lệnh Change Chart Type

  Hộp thoại Change Chart Type (Thay đổi Loại Biểu đồ) sẽ xuất hiện. Chọn loại biểu đồ và bố cục mới, sau đó bấm OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Biểu đồ bề mặt  

  
  

  Loại biểu đồ đã chọn sẽ xuất hiện. Trong ví dụ của chúng tôi, biểu đồ đường giúp bạn dễ dàng xem các xu hướng trong dữ liệu bán sách theo thời gian.

  Để di chuyển biểu đồ:

  Bất cứ khi nào bạn chèn một biểu đồ mới, biểu đồ đó sẽ xuất hiện dưới dạng một đối tượng trên cùng một trang tính có chứa dữ liệu nguồn của nó. Bạn có thể dễ dàng di chuyển biểu đồ sang một trang tính mới để giúp giữ cho dữ liệu của bạn có tổ chức.

  Chọn biểu đồ bạn muốn di chuyển.

  Bấm vào tab Design, sau đó chọn Lệnh Move Chart (Di chuyển Biểu đồ)

  Hộp thoại Move Chart (Di chuyển Biểu đồ) sẽ xuất hiện. Chọn vị trí mong muốn cho biểu đồ. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn chuyển nó sang Bảng tính mới, trang này sẽ tạo một trang tính mới. Bấm OK.

  Biểu đồ sẽ xuất hiện ở vị trí đã chọn. Trong ví dụ của chúng mình, biểu đồ bây giờ xuất hiện trên một bảng tính mới.

  Luôn cập nhật các biểu đồ

  Theo mặc định, khi bạn thêm nhiều dữ liệu hơn vào bảng tính của mình, biểu đồ có thể không bao gồm dữ liệu mới. Để khắc phục điều này, bạn có thể điều chỉnh phạm vi dữ liệu. Chỉ cần nhấp vào biểu đồ và nó sẽ đánh dấu phạm vi dữ liệu trong bảng tính của bạn. Sau đó, bạn có thể nhấp và kéo nút điều khiển ở góc dưới bên phải để thay đổi phạm vi dữ liệu.

  Nếu bạn thường xuyên thêm nhiều dữ liệu vào bảng tính của mình, việc cập nhật phạm vi dữ liệu có thể trở nên tẻ nhạt. May mắn thay, có một cách dễ dàng hơn. Chỉ cần định dạng dữ liệu nguồn của bạn dưới dạng bảng, sau đó tạo biểu đồ dựa trên bảng đó. Khi bạn thêm nhiều dữ liệu bên dưới bảng, dữ liệu đó sẽ tự động được đưa vào cả bảng và biểu đồ trong Excel, giữ cho mọi thứ nhất quán và cập nhật.

  Trên đây là hướng dẫn toàn tập về cách sử dụng biểu đồ (Chart) trong Excel. Chỉ còn 1 bài định dạng có điều kiện nữa là chúng ta kết thúc phần làm việc với dữ liệu trong Excel này. Chúc các bạn học tốt!