Tạo và mở file Excel

Tiếp nối loạt bài viết hướng dẫn học Excel này chúng ta sẽ đi tìm hiểu về các tạo và mở file Excel 2019 một phần có thể nói là tương đối dễ hiểu dễ tiếp thu. Cùng vào bài học các bạn nhé

Giới thiệu Workbooks Excel 2019

File Excel được gọi là tập tin Workbook. Bất cứ khi nào bạn cần bắt đầu một kế hoạch mới trong Excel thì việc đầu tiên bạn cần làm là tạo ra một tập tin workbook mới. Có 1 số cách để bạn bắt đầu làm việc với một bảng tính workbook trong Excel. Các cách đó có thể là 

• Tạo một bảng tính mới =>Tạo một bảng tính trống
• Tạo bảng tính theo mẫu thiết kế sẵn
• Mở bảng tính có sẵn 

Sử dụng OneDrive

Khi làm việc với Excel phiên bản mới bất cứ khi nào mở hoặc lưu một bảng tính chúng ta sẽ có tùy chọn sử dụng OneDrive, đây là dịch vụ lưu trữ tệp đám mây trực tuyến được cung cấp sẵn trong tài khoản Microsoft của bạn. Đương nhiên để kích hoạt tùy chọn này người dùng sẽ phải đăng nhập vào Office bằng tài khoản Microsoft. Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập vào ,xem lại bài Lưu trữ Excel trực tuyến với OneDrive

Tạo Workbooks Excel 2019 trống mới

• Nhấn vào tab File cửa sổ Backstage view sẽ xuất hiện.

• Chọn New, sau đó nhấp vào Blank workbook.

• Một workbook trống mới sẽ xuất hiện.

Mở File Excel Có Sẳn

Ngoài việc tạo các bảng tính Excel mới, bạn cũng có thể mở bảng tính đã được lưu trước đó. Để mở bảng tính có sẵn bạn làm theo các bước sau:

1. Nhấn vào tab File để điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open

2. Chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse . Tại đây bạn cũng có thể chọn OneDrive để mở các tệp tin được lưu trữ trên OneDrive của bạn.

3. Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định thư mục và chọn bảng tính, sau đó nhấp vào Open.

Nếu gần đây bạn có mở bảng tính mong muốn, bạn có thể duyệt qua các bảng tính gần đây thay vì tìm kiếm file.

Cách Pin (Ghim) bảng tính Excel

Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một bảng tính, bạn có thể ghim nó vào chế độ Backstage view để truy cập nhanh hơn.

1. Nhấn vào File để điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open. Các bảng tính đã chỉnh sửa gần đây của bạn sẽ xuất hiện.

2. Di chuột qua bảng tính mà bạn muốn ghim. Biểu tượng ghim sẽ xuất hiện bên cạnh bảng tính. Nhấp vào biểu tượng ghim như hình dưới

3. Bảng tính sẽ ở trong Recent Workbooks. Để bỏ ghim bảng tính, chỉ cần nhấp lại vào biểu tượng ghim.

Sử dụng mẫu templates Excel có sẵn

Mẫu template là bảng tính được thiết kế sẵn mà bạn có thể sử dụng để tạo một bảng tính mới một cách nhanh chóng. Các mẫu thường có sẵn các định dạng tuỳ chỉnh và các công thức xác định trước, do đó khi sử dụng template chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu một dự án mới.

Cách tạo một bảng tính mới từ template trong excel

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
2. Chọn New  và nhìn xuống phía dưới một số mẫu template sẽ xuất hiện bên dưới tùy chọn Blank workbook (Bảng tính trống).
3. Click vào từng mẫu chúng ta sẽ thấy được cửa sổ xem trước của mẫu đó cùng các thông tin giới thiệu cũng như cách sử dụng template đó. Nhấn Create (Tạo) để sử dụng mẫu tempalte bạn muốn sử dụng
4. Một bảng tính mới sẽ xuất hiện với template đã chọn
5. Bạn cũng có thể duyệt các template theo thể loại hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm một mẫu template cụ thể nào đó. Chúng ta có thể tìm kiếm các mẫu online. Bạn cũng cần lưu ý microsoft có 1 kho các mẫu nhưng không hoàn toàn của chính microsoft tạo ra mà còn do người dùng tải lên nữa . Kho mẫu rất lớn vì vậy có khả năng bạn sẽ bắt gặp 1 vài mẫu không tối ưu

Compatibility Mode (Chế độ tương thích)

Đôi lúc bạn sẽ bắt gặp và cần phải làm việc với các bảng tính được tạo trong các phiên bản trước đó của Microsoft Excel, chẳng hạn như Excel 2003 hoặc Excel 2000 chẳng hạn. Khi mở các loại bảng tính này không như thường lệ mà chúng sẽ xuất hiện trong chế độ Compatibility Mode (chế độ tương thích).

Chế độ tương thích Compatibility Mode này vô hiệu hóa một số tính năng nhất định, chính vì thế bạn chỉ có thể truy cập các lệnh được tìm thấy trong chương trình đã được sử dụng để tạo bảng tính. Ví dụ, nếu bạn mở một bảng tính được tạo ra trong Excel 2003, bạn chỉ có thể sử dụng tab và lệnh tìm thấy trong Excel 2003.

Trong hình bên dưới, bạn có thể thấy bảng tính được hiển thị trong chế độ Compatibility Mode hiển thị ngay trên tên file excel. Điều này sẽ vô hiệu hoá một số tính năng Excel 2019 và các tính năng bị vô hiệu hóa này sẽ bị chuyển sang màu xám trên thanh công cụ Ribbon.

Để thoát khỏi chế độ Compatibility Mode khôi phục lại các tính năng bị vô hiệu hóa chúng ta cần chuyển đổi bảng tính sang phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu file excel này của bạn cộng tác với nhiều người khác đang sử dụng phiên bản Excel cũ tốt nhất bạn nên rời thoát bảng tính trong chế độ Compatibility Mode này để định dạng file không thay đổi.

Cách thoát khỏi chế độ Compatibility Mode 

Để thoát khỏi chế độ Compatibility Mode chúng ta cần chuyển đổi bảng tính sang chế độ hiện hành, cũng cần lưu ý việc chuyển đổi một tệp tin dạng này có khả năng làm thay đổi bố cục ban đầu của bảng tính. Các bước thực hiện như sau:

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
2. Chọn Info và chọn lệnh Convert (Chuyển đổi).
3. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính, nhập tên tệp cho bảng tính và nhấp vào Save .
4. Bảng tính sẽ được chuyển đổi sang loại tệp mới nhất.