Định dạng có điều kiện

Giả sử bạn có một trang tính với hàng nghìn hàng dữ liệu. Sẽ rất khó để nhìn ra các mẫu và xu hướng chỉ từ việc kiểm tra thông tin thô. Tương tự như biểu đồ và biểu đồ thu nhỏ, định dạng có điều kiện trong Excel sẽ cung cấp một cách để trực quan hóa dữ liệu và làm cho bảng tính dễ hiểu hơn.

Hiểu về định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện cho phép bạn tự động áp dụng định dạng chẳng hạn như màu sắc (color), biểu tượng (icons) và thanh dữ liệu (data bars) cho một hoặc nhiều ô dựa trên giá trị ô. Để làm điều này, bạn sẽ cần tạo quy tắc định dạng có điều kiện. Ví dụ: quy tắc định dạng có điều kiện có thể là: Nếu giá trị nhỏ hơn $ 20000, hãy tô màu ô màu đỏ. Bằng cách áp dụng quy tắc này, bạn có thể nhanh chóng xem ô nào chứa giá trị nhỏ hơn $ 20000.

Tạo quy tắc định dạng có điều kiện:

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi có một trang tính chứa dữ liệu bán hàng và chúng tôi muốn xem những nhân viên bán hàng nào đang đạt được mục tiêu bán hàng hàng tháng của họ. Mục tiêu bán hàng là $ 20000 mỗi tháng, vì vậy, chúng tôi sẽ tạo quy tắc định dạng có điều kiện cho bất kỳ ô nào chứa giá trị cao hơn 20000.

Chọn các ô mong muốn cho quy tắc định dạng có điều kiện.

1. Từ tab Home, bấm vào lệnh Conditional Formatting. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
2. Di chuột qua kiểu định dạng có điều kiện mong muốn, sau đó chọn quy tắc mong muốn từ menu xuất hiện. Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình muốn đánh dấu các ô lớn hơn $ 20000 vì thế chúng mình chọn Greater than
3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhập (các) giá trị mong muốn vào trường trống .Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập 20000 vào ô trống.
4. Chọn một kiểu định dạng từ menu thả xuống. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Green Fill with Dark Green Text (Tô màu xanh lá cây với Văn bản màu xanh lá cây đậm) sau đó nhấp vào OK.
5. Định dạng có điều kiện sẽ được áp dụng cho các ô đã chọn. Trong ví dụ của chúng mình, thật dễ dàng để xem những nhân viên bán hàng nào đã đạt được mục tiêu bán hàng $ 20000 cho mỗi tháng.
6. Bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô hoặc trang tính, cho phép bạn trực quan hóa các xu hướng và mẫu khác nhau trong dữ liệu của mình.

Các cài đặt trước định dạng có điều kiện

Excel có một số kiểu được xác định trước hoặc kiểu đặt trước bạn có thể sử dụng để nhanh chóng áp dụng định dạng có điều kiện cho dữ liệu của mình. Chúng được nhóm thành ba loại:

Data Bars (Thanh dữ liệu): là các thanh ngang được thêm vào mỗi ô, giống như một biểu đồ thanh.

Color Scales (Thang màu) thay đổi màu của mỗi ô dựa trên giá trị của nó. Mỗi thang màu sử dụng một thanh trượt hai hoặc ba màu. Ví dụ: trong thang màu Green-Yellow-Red (Xanh lục-Vàng-Đỏ), các giá trị cao nhất là màu Green (xanh lá cây), các giá trị trung bình là yellow (màu vàng) các giá trị thấp nhất là Red (màu đỏ)

Icon Sets (Biểu tượng) Thêm một biểu tượng cụ thể vào từng ô dựa trên giá trị của nó.

Để sử dụng định dạng có điều kiện đặt trước:

1. Chọn các ô mong muốn cho quy tắc định dạng có điều kiện.
2. Bấm vào lệnh Conditional Formatting (Định dạng có Điều kiện). Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
3. Di chuột qua giá trị đặt trước mong muốn, sau đó chọn kiểu đặt sẵn từ menu xuất hiện.
4. Định dạng có điều kiện sẽ được áp dụng cho các ô đã chọn.

Xóa định dạng có điều kiện

Để xóa định dạng có điều kiện làm theo các bước sau:

1. Trên thanh Ribbon chọn tab Home, sau đó nhấn vào Conditional Formatting (Định dạng có Điều kiện). Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
2. Di chuột vào Clear Rule (Xóa quy tắc), sau đó chọn  rules (quy tắc) bạn muốn xóa. Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình sẽ chọn Clear Rules from Entire Sheet (Xóa quy tắc khỏi toàn bộ bảng tính) để xóa tất cả định dạng có điều kiện khỏi trang tính.
3. Định dạng có điều kiện sẽ bị xóa.

Nhấp vào Manage Rules (Quản lý quy tắc) để chỉnh sửa hoặc xóa các quy tắc riêng lẻ. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đã áp dụng nhiều quy tắc cho một trang tính. 

1. Trên thanh Ribbon chọn tab Home, sau đó nhấn vào Conditional Formatting (Định dạng có Điều kiện). Một menu thả xuống sẽ xuất hiện. Chọn Manage Rules
2. Hộp thoại quản lý các quy tắc hiện lên. Chọn quy tắc muốn xóa rồi nhấn Delete Rule