Định dạng ô Formatting Cells trong Excel

Excel mặc định tất cả nội dung ô đều sử dụng định dạng giống nhau,  điều này làm cho việc đọc một bảng tính chứa nhiều thông tin khác nhau trở nên khó khăn hơn. Việc định dạng ô Formatting Cells trong Excel giúp cho bạn có thể tùy chỉnh giao diện “nhìn và cảm nhận” của bảng tính của mình, cho phép bạn thu hút sự chú ý đến các phần cụ thể và làm cho nội dung của bạn dễ xem và hiểu hơn. Dưới đây là nội dung bài học định dạng ô Formatting Cells trong Excel

1. Định dạng chữ trong Excel

1.1 Thay đổi kích thước phông chữ:

Bạn có thể dễ dàng thay đổi kích thước font chữ trong Excel để bảng tính dễ nhìn hơn. Các bước thực hiện như sau

1. Chọn các ô hay cột mà bạn muốn sửa đổi ví dụ ở đây mình chọn ô B4:B12
2. Trên thanh Ribbontab nhấn vào tab Home, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Font Size, sau đó chọn kích thước font chữ mong muốn. Trong ví dụ, mình chọn font chữ 14 để làm cho văn bản rõ hơn.
3. Văn bản sẽ thay đổi kích thước font chữ đã chọn.
4. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh Increase Font Size và Decrease Font Size bằng cách nhấn vào 2 nút có biểu tượng chữ A kèm mũi tên trong tab Home như hình dưới hoặc nhập một kích thước phông chữ tuỳ chỉnh bằng cách sử dụng bàn phím.

1.2 Thay đổi phông chữ:

Theo mặc định Excel sử dụng font chữ Calibri cho mỗi bảng tính mới được tạo. Tuy nhiên, Excel 2019 cung cấp nhiều font chữ khác bạn có thể sử dụng để tuỳ chỉnh văn bản ô của bạn. Trong ví dụ bên dưới, chúng mình định dạng ô tiêu đề để giúp phân biệt nó với phần còn lại của bảng tính.

1. Chọn ô các ô hoặc cột hay dòng mà bạn muốn sửa đổi
2. Trên tab Home, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Font, sau đó chọn phông bạn muốn. Trong ví dụ, chúng tôi chọn Adobe Fan Heiti Std B
3. Văn bản sẽ thay đổi thành phông chữ được chọn.

Khi tạo một bảng tính ở văn phòng làm việc, bạn sẽ cần chọn một phông chữ dễ đọc. Ngoài Calibri, các phông chữ đọc chuẩn bao gồm Cambria, Times New Roman và Arial.

1.3 Thay đổi màu phông chữ:

1. Chọn các ô mà bạn muốn sửa đổi.
2. Trên thanh Ribbon chọn tab Home, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Font Color, sau đó chọn màu chữ mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn màu đỏ
3. Văn bản sẽ thay đổi màu phông được chọn.

Chọn More Colors ở cuối trình đơn để truy cập các tùy chọn màu bổ sung. Chúng tôi đã thay đổi màu phông chữ thành màu hồng sáng.

2. Sử dụng các lệnh Bold (In đậm), Italic (Nghiêng) và Underline (Gạch dưới):

1. Chọn ô, các ô mà bạn muốn sửa đổi.
2. Trên thanh Ribbon chọn tab Home sau đó nhấp vào lệnh Bold (B), Italic (I) hoặc Underline (U) Trong ví dụ, chúng mình làm cho các ô đã chọn được in đậm.
3. Kiểu bạn đã chọn sẽ được áp dụng cho văn bản.

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn Ctrl + B trên bàn phím để làm cho văn bản được chọn đậm, Ctrl + I để nghiêng chữ và Ctrl + U để gạch dưới.

3. Cell border (Đường viền) và fill color (Tô màu)

Đường viền và tô màu cho phép bạn tạo ra ranh giới rõ ràng cho các phần khác nhau của bảng tính. Dưới đây, là cách thêm đường viền và tô màu nền cho các ô tiêu đề để giúp phân biệt chúng với phần còn lại của bảng tính.

3.1 Tô màu nền cho ô

1. Chọn ô mà bạn muốn tô màu  nền ở đây mình chọn ô tiêu đề
2. Trên tab Home, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Fill Color, sau đó chọn màu tô bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn màu vàng.
3. Màu sẽ xuất hiện trong các ô đã chọn.

3.2 Thêm đường viền:

1. Chọn các ô mà bạn muốn thêm viền
2. Trên tab Home, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Borders, sau đó chọn kiểu đường viền bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn hiển thị All Borders(Tất cả đường viền).
3. Đường viền đã chọn sẽ xuất hiện.
4. Bạn có thể vẽ đường viền và thay đổi kiểu đường viền, màu sắc của các đường viền bằng công cụ Draw Borders ở cuối trình đơn thả xuống Borders.

4. Cell styles

Thay vì định dạng ô theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng các Cell style đã được định sẵn của Excel 2019. Cell style (kiểu ô) là một cách nhanh chóng tạo các định dạng chuyên nghiệp cho các phần khác nhau của bảng tính, chẳng hạn như tiêu đề của bài viết và tiêu đề trang.

4.1 Áp dụng cell style

Trong ví dụ này chúng mình sẽ áp dụng một kiểu cell style mới cho tiêu đề và tiêu đề ô hiện tại.

1. Chọn (các) ô mà bạn muốn sửa đổi.
2. Trên thanh Ribbon nhấp vào tab Home tìm đến nhóm cell style
3. Sau đó chọn kiểu mong muốn từ trình đơn thả xuống. 
4. Cell style đã chọn sẽ xuất hiện.

Áp dụng cell style sẽ thay thế bất kỳ định dạng ô hiện có nào ngoại trừ việc căn chỉnh văn bản. Bạn có thể không muốn sử dụng kiểu ô nếu đã thêm nhiều định dạng vào bảng tính của mình.

5. Canh chỉnh lề cho dữ liệu

Với Excel mặc định bất kỳ chữ (text) nào được nhập vào bảng tính của bạn sẽ được căn lề vào phía dưới bên trái của một ô, trong khi bất kỳ số nào cũng sẽ được căn chỉnh vào phía dưới cùng bên phải. Thay đổi căn chỉnh nội dung ô cho phép bạn chọn cách nội dung được hiển thị trong bất kỳ ô nào, có thể làm cho nội dung ô của bạn dễ đọc hơn.

• Left Align: Căn lề trái.
• Center Align: Căn lề giữa.
• Right Align: Căn lề phải.
• Top Align: Căn chỉnh nội dung với đường viền trên cùng của ô.
• Middle Align: Căn giữa nội dung với khoảng cách bằng nhau từ trên xuống và dưới lên của ô
• Bottom Align: Căn chỉnh nội dung với đường viền phía dưới của ô.

5.1 Canh chỉnh theo chiều ngang (Horizontal) của ô:

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sửa đổi sắp xếp của ô tiêu đề để tạo ra một cái nhìn tinh tế hơn và rõ ràng hơn từ phần còn lại của bảng tính.

1. Chọn (các) ô mà bạn muốn canh chỉnh theo chiều ngang
2. Chọn một trong ba lệnh căn chỉnh ngang horizontal alignment trên tab Home . Trong ví dụ, mình sẽ chọn Center Align (Căn giữa).
3. Văn bản sẽ được căn chỉnh lại.

5.2 Canh chỉnh theo chiều dọc (Vertical) của ô:

1. Chọn ô mà bạn muốn canh chỉnh theo chiều dọc
2. Trên thanh Ribbon chọn một trong ba lệnh căn chỉnh theo chiều dọc vertical alignment trên tab Home. Trong ví dụ, mình sẽ chọn Middle Align (Căn giữa nội dung theo chiều dọc).
3. Văn bản sẽ được căn chỉnh lại.

Bạn có thể áp dụng cả căn chỉnh theo chiều dọc và căn chỉnh theo chiều ngang cho bất kỳ ô nào trong bảng tính.

6. Format Painter

Nếu muốn sao chép định dạng từ ô này sang ô khác, bạn có thể sử dụng lệnh Format Painter trên tab Home. Khi bạn nhấp vào Format Painter, nó sẽ sao chép tất cả các định dạng từ các ô được chọn. Sau đó, bạn có thể nhấp và kéo qua bất kỳ ô nào bạn muốn dán định dạng vào.

1. Chọn ô muốn sao chép định dạng
2. Trên thanh Ribbon chọn tab Home  sau đó click vào nút Format Painter có biểu tượng hình cây chổi
3. Click xong con trỏ chuột sẽ biến đổi thành hình cây chổi và dấu thập trắng
4. Muốn áp dụng định dạng sao chép cho ô nào thì nhấn chuột trái vào ô đó. Kết quả thu được như sau

Trên đây là các hướng dẫn về định dạng ô Formatting Cells trong Excel 2019, nếu chưa hiểu phần nào các bạn mạnh dạn comment xuống bên dưới nhé. Chúng mình sẽ giải đáp sớm nhất có thể. Chúc các bạn học tốt.