Khi bạn thêm nhiều nội dung hơn vào trang tính, việc tổ chức thông tin này trở nên đặc biệt quan trọng. Với Excel bạn có thể nhanh chóng tổ chức lại trang tính bằng cách sắp xếp dữ liệu trong bảng tính của mình. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp danh sách thông tin liên hệ theo họ. Nội dung có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, số và theo một số cách khác. Dưới đây là bài học về cách sắp xếp dữ liệu trong Excel từ A - Z
Phân loại sắp xếp
Khi sắp xếp dữ liệu trong Excel, điều quan trọng đầu tiên là phải quyết định xem bạn muốn sắp xếp áp dụng cho toàn bộ trang tính hay chỉ một phạm vi ô.
Sắp xếp bảng tính là tổ thức lại tất cả dữ liệu trong bảng tính của bạn theo một cột. Thông tin liên quan trên mỗi hàng được lưu cùng nhau khi áp dụng sắp xếp. Trong ví dụ dưới đây, cột Tên nhân viên đã được sắp xếp để hiển thị các tên theo thứ tự bảng chữ cái.
Chúng ta có thể chọn phạm vi sắp xếp trong một phạm vi ô, điều này rất hữu ích khi làm việc với trang tính có chứa nhiều bảng. Việc sắp xếp một phạm vi sẽ không ảnh hưởng đến nội dung khác trong trang tính.
Sắp xếp một bảng tính:
Trong ví dụ của dưới đây chúng mình sẽ sắp xếp bảng nhân viên bán hàng theo doanh thu.
Đầu tiên chọn một cột bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ của chúng mình mình sẽ chọn ô E3
Chọn tab Dữ liệu (Data) trên thanh Ribbon sau đó nhấp vào lệnh A-Z Sort A to Z lowest to highest (từ bé nhất đến lớn nhất từ A đến Z) hoặc lệnh Z-A Sort Z to A highest to lowest để sắp xếp theo chiều ngược lại từ lớn đến bé ( Từ Z đến A) Trong ví dụ này chúng mình sẽ chọn sắp xếp từ lớn đến bé Z-A
Trang tính sẽ được sắp xếp theo cột đã chọn. Trong ví dụ của chúng mình, bảng tính hiện được sắp xếp theo doanh thu từ lớn đến nhỏ.
Sắp xếp một phạm vi:
Trong ví dụ của này chúng mình sẽ chọn một bảng riêng trong biểu mẫu doanh số bán hàng để sắp xếp theo giới tính.
Chọn phạm vi ô bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn dải ô B16:D26
Chọn tab Data (Dữ liệu) trên thanh Ribbon sau đó bấm vào Lệnh sắp xếp (Sort)
Hộp thoại Sort (Sắp xếp) sẽ xuất hiện. Chọn cột bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ của chúng mình muốn sắp xếp dữ liệu theo giới tính vì vậy chúng tôi sẽ chọn Giới tính
Quyết định thứ tự sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần). Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng A-Z sắp xếp từ A đến Z.
Khi bạn đã hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.
Phạm vi ô sẽ được sắp xếp theo cột đã chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, cột giới tính sẽ được sắp xếp từ thấp nhất đến cao nhất (từ A - Z). Lưu ý rằng nội dung khác trong trang tính không bị ảnh hưởng bởi cách sắp xếp.
Nếu dữ liệu của bạn không được sắp xếp đúng, hãy kiểm tra kỹ các giá trị ô của bạn để đảm bảo rằng chúng được nhập vào bảng tính một cách chính xác. Ngay cả một lỗi đánh máy nhỏ cũng có thể gây ra sự cố khi sắp xếp một bảng tính lớn.
Sắp xếp tùy chỉnh
Đôi khi bạn có thể thấy rằng các tùy chọn sắp xếp mặc định không thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bạn cần. May mắn thay, Excel cho phép bạn tạo một sắp xếp tùy chỉnh để xác định thứ tự sắp xếp của riêng bạn.
Để tạo một sắp xếp tùy chỉnh:
Trong ví dụ bên dưới chúng mình muốn sắp xếp bảng tính theo kích thước áo phông (cột E). Sắp xếp thông thường sẽ sắp xếp các kích thước theo thứ tự bảng chữ cái và điều này sẽ không chính xác. Thay vào đó, chúng mình sẽ tạo một danh sách tùy chỉnh để sắp xếp cỡ áo từ nhỏ nhất đến lớn nhất.
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình sẽ chọn ô E2.
Chọn tab Dữ liệu (Data) trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào nút Sắp xếp (Sort)
Hộp thoại Sort sẽ xuất hiện. Chọn cột bạn muốn sắp xếp, sau đó chọn Custom List... từ trường Oder . Trong ví dụ của chúng mình , chúng mình sẽ chọn sắp xếp theo Cỡ áo thun.
Ngay khi chọn Custom Lists từ menu xổ xuống thì Hộp thoại Custom Lists sẽ xuất hiện. Chọn NEW LIST từ hộp Custom Lists (Danh sách Tùy chỉnh).
Nhập các mục theo thứ tự tùy chỉnh mong muốn trong hộp Mục nhập danh sách:. Trong ví dụ của này chúng mình muốn sắp xếp dữ liệu của mình theo kích thước áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất, vì vậy chúng tôi sẽ nhập S, M, L và XL nhấn Enter trên bàn phím sau mỗi mục. Bấm Add để lưu thứ tự sắp xếp mới. Danh sách mới sẽ được thêm vào hộp Custom lists:
Đảm bảo rằng danh sách mới đã được chọn, sau đó bấm OK.
Hộp thoại Danh sách tùy chỉnh sẽ đóng. Bấm OK trong hộp Sắp xếp thứ tự để thực hiện sắp xếp tùy chỉnh.
Bảng tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh. Trong ví dụ của chúng tôi, bảng tính hiện được sắp xếp theo kích thước áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất.
Sắp xếp theo cấp độ
Nếu bạn cần kiểm soát nhiều hơn cách sắp xếp dữ liệu của mình, bạn có thể thêm nhiều cấp vào bất kỳ loại nào. Điều này cho phép bạn sắp xếp dữ liệu của mình theo nhiều cột.
Để thêm một cấp độ:
Trong ví dụ dưới đây của chúng mình, chúng mình sẽ sắp xếp trang tính theo Cỡ áo phông (Cột E), sau đó theo Phòng học bộ môn (cột A).
Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô A2.
Bấm vào tab Data trên thanh công cụ Ribbon, sau đó chọn Lệnh Sort
Hộp thoại Sort sẽ xuất hiện. Chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ này, chúng mình sẽ sắp xếp theo Cỡ áo thun (cột D) với danh sách tùy chỉnh mà chúng mình đã tạo trước đó cho trường Oder
Bấm Add Level để thêm một cột khác để sắp xếp.
Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp, sau đó bấm OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sắp xếp theo Phòng Học Bộ Môn (cột A).
Bảng tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự đã chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, các đơn đặt hàng được sắp xếp theo Cỡ áo thun. Trong mỗi kích cỡ áo thun nhóm, học sinh được sắp xếp theo Phòng Học Bộ Môn .
Nếu bạn cần thay đổi thứ tự sắp xếp theo cấp, thật dễ dàng để kiểm soát cột nào được sắp xếp trước. Chỉ cần chọn cột mong muốn, sau đó nhấp vào mũi tên Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống để điều chỉnh mức độ ưu tiên của nó.
