Hàm trong excel

Trong bài trước chúng ta đã học cách sử dụng các công thức trong Excel rồi phải không nào. Thế nhưng việc tự gõ các công thức đôi khi rất mất thời gian vì vậy Excel đã hỗ trợ các hàm để rút ngắn thời gian tính toán. Trong bài học này chúng ta sẽ đi tìm hiểu về hàm trong Excel và cách sử dụng các hàm cơ bản trong Excel các bạn nhé

Giới thiệu về Hàm trong Excel

Hàm là một công thức được xác định trước thực hiện các phép tính sử dụng các giá trị cụ thể theo một thứ tự cụ thể. Excel bao gồm nhiều hàm phổ biến có thể được sử dụng để nhanh chóng tính tổng, trung bình, đếm, tìm giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất cho một phạm vi ô (dải ô). Để sử dụng các hàm một cách chính xác, bạn sẽ cần hiểu các phần khác nhau của một hàm và cách tạo các đối số để tính toán các giá trị và tham chiếu ô.

Các thành phần của một hàm

Để hoạt động chính xác, một hàm phải được viết theo một cách cụ thể, được gọi là cú pháp. Cú pháp cơ bản cho một hàm là dấu bằng (=), tên hàm (ví dụ: SUM) và một hoặc nhiều đối số. Đối số chứa thông tin bạn muốn tính toán. Hàm trong ví dụ bên dưới sẽ tỉnh tổng các giá trị của phạm vi ô A1: A20.

Cú pháp hàm trong Excel

=Tên Hàm (Đối số)

Làm việc với các đối số

Các đối số có thể tham chiếu đến cả ô riêng lẻ và phạm vi ô và phải được đặt trong dấu ngoặc đơn. Bạn có thể đưa vào một đối số hoặc nhiều đối số, tùy thuộc vào cú pháp cần thiết cho hàm.

Ví dụ, hàm =AVERAGE(D2:D11) sẽ tính giá trị trung bình của các giá trị trong phạm vi ô B1: B9. Hàm này chỉ chứa một đối số.

Nhiều đối số phải được phân tách bằng dấu phẩy. Ví dụ, hàm =SUM(B1:B6,E1:E3,H1) sẽ thêm giá trị của tất cả các ô trong ba đối số. 

Tạo một hàm trong Excel

Có nhiều hàm có sẵn trong Excel 2019. Dưới đây là một số hàm phổ biến nhất mà bạn sẽ sử dụng:

• SUM: Hàm này tính tổng tất cả các giá trị của các ô trong đối số.
• AVERAGE: Hàm này xác định giá trị trung bình của các giá trị có trong đối số. Nó tính tổng các ô và sau đó chia giá trị đó cho số ô trong đối số.
• COUNT: Hàm này đếm số ô có dữ liệu số trong đối số. Chức năng này hữu ích để đếm nhanh các mục trong một phạm vi ô.
• MAX: Hàm này xác định giá trị ô cao nhất có trong đối số.
• MIN: Hàm này xác định giá trị ô thấp nhất có trong đối số.

Để tạo một hàm bằng lệnh AutoSum:

Lệnh AutoSum cho phép bạn tự động chèn các hàm phổ biến nhất vào công thức của mình, bao gồm SUM, AVERAGE, COUNT, MAX và MIN. Trong ví dụ dưới đây, chúng mình sẽ sử dụng hàm SUM để tính tổng doanh thu của các nhân viên trong tháng 8 2020.

Chọn ô sẽ chứa hàm. Trong ví dụ của chúng mình sẽ chọn ô D15.

Trên thanh Ribbon chọn tab Home tìm nhóm Editing, sau đó bấm vào mũi tên bên cạnh lệnh AutoSum. Tiếp theo, chọn hàm chức năng mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ này chúng ta chọn Sum.

Excel sẽ đặt hàm vào ô và tự động chọn một phạm vi ô cho đối số. Trong ví dụ của chúng tôi, các ô D3: D12 đã được chọn tự động; giá trị của chúng sẽ được thêm vào để tính tổng chi phí. Nếu Excel chọn sai phạm vi ô, bạn có thể nhập thủ công các ô mong muốn vào đối số.

Nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Hàm sẽ được tính toán và kết quả sẽ xuất hiện trong ô. Trong ví dụ của chúng tôi, tổng của D2: D11 là $29,308

Lệnh AutoSum cũng có thể được truy cập từ tab Formulas (Công thức) trên thanh Riboon

Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Alt + = thay vì lệnh AutoSum. Để sử dụng phím tắt này, hãy giữ phím Alt rồi nhấn dấu bằng.

Để nhập một hàm theo cách thủ công:

Nếu bạn đã biết tên hàm, bạn có thể dễ dàng tự gõ nó. Trong ví dụ dưới đây để tính doanh số bán hàng bình quân của các nhân viên, chúng mình sẽ sử dụng hàm AVERAGE để tính doanh thu trung bình của các nhân viên.

Chọn ô sẽ chứa hàm. Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình sẽ chọn ô D15

Nhập dấu bằng (=), sau đó nhập tên hàm mong muốn. Bạn cũng có thể chọn chức năng mong muốn từ danh sách các chức năng được đề xuất xuất hiện bên dưới ô khi bạn nhập. Trong ví dụ này chúng mình sẽ nhập = AVERAGE.

Nhập phạm vi ô cho đối số bên trong dấu ngoặc đơn. Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình sẽ nhập (D2:D11). Công thức này sẽ thêm giá trị của các ô D2: D11D11, sau đó chia giá trị đó cho tổng số giá trị trong phạm vi.

Nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Hàm sẽ được tính toán và kết quả sẽ xuất hiện trong ô. Trong ví dụ của chúng mình, doanh thu bán hàng trung bình của các nhân viên là $2,931

Excel sẽ không phải lúc nào cũng cho bạn biết nếu công thức của bạn có lỗi, vì vậy bạn cần tìm hiểu kỹ các cú pháp của các công thức, hàm trong Excel

Thư viện Hàm

Mặc dù có hàng trăm hàm trong Excel, nhưng những hàm bạn sẽ sử dụng nhiều nhất sẽ phụ thuộc vào loại dữ liệu trong cửa sổ làm việc của bạn. Không cần phải học từng Hàm, nhưng khám phá một số loại hàm khác nhau sẽ hữu ích khi bạn tạo các dự án mới. Bạn thậm chí có thể sử dụng Thư viện hàm (Function Library) trên tab Công thức (Formulas)để duyệt các hàm theo danh mục, bao gồm Tài chính (Financial), Lôgic (Logical), Văn bản (Text) và Ngày & Giờ (Date & Time)

Để truy cập Thư viện Hàm, hãy chọn tab Công thức (Formulas) trên thanh Riboon. Tìm nhóm Thư viện hàm (Function Library)

Để chèn một hàm từ Thư viện Hàm:

Trong ví dụ dưới đây, chúng mình sẽ sử dụng hàm COUNTA để đếm tổng số ô chứa giá trị trong cột tên nhân viên. Không giống như COUNT, COUNTA có thể được sử dụng để kiểm đếm các ô chứa dữ liệu thuộc bất kỳ loại nào, không chỉ dữ liệu số.

Chọn ô sẽ chứa hàm. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô D15

Bấm vào tab Công thức (Formulas) trên thanh Ribbon để truy cập Thư viện Hàm (Function Library). Trong ví dụ này chúng mình chọn More Functions ( Thêm nhiều hàm khác) để tìm hàm thống kê Statistical => COUNTA

Chọn chức năng mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ chúng mình sẽ chọn hàm COUNTA, hàm này sẽ đếm số ô trong Cột Tên nhân viên 

Hộp thoại Function Arguments (Đối số Hàm) sẽ xuất hiện. Chọn trường Value1, sau đó nhập hoặc chọn các ô mong muốn. Trong ví dụ mình sẽ nhập phạm vi ô B2:B11. Bạn có thể tiếp tục thêm đối số trong trường Value2, nhưng trong trường hợp này, chúng mình chỉ muốn đếm số ô trong phạm vi ô B2:B11 nên sẽ không thêm. 

Để chọn phạm vi ô click vào mũi tên hướng lên ở cuối ô Value1 

Sau đó kéo chọn ô muốn chọn. Sau đó nhấn Enter trên bàn phím

Phạm vi ô được chọn sẽ được tự điền vào ô Value1 Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào OK.

Hàm sẽ được tính toán và kết quả sẽ xuất hiện trong ô. Trong ví dụ của chúng tôi, kết quả cho thấy có 10 ô có giá trị trong cột nhân viên tức là có 10 nhân viên

Lệnh Chèn Hàm trong Excel

Mặc dù Thư viện Hàm (Function Library) là một nơi tuyệt vời để duyệt tìm các hàm, nhưng đôi khi bạn có thể thích tìm kiếm một hàm thay thế. Bạn có thể làm như vậy bằng lệnh Chèn Hàm (Insert Function). Có thể mất một số lần thử và lỗi tùy thuộc vào loại hàm bạn đang tìm kiếm, nhưng trên thực tế, lệnh Chèn Hàm có thể là một cách hiệu quả để tìm một hàm nhanh chóng.

Để sử dụng lệnh Chèn Hàm (Insert Function).

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn tìm một hàm tính số ngày làm việc để nhận được các mặt hàng sau khi chúng được đặt hàng. Chúng tôi sẽ sử dụng ngày trong cột E và F để tính thời gian giao hàng trong cột G.

Chọn ô sẽ chứa hàm. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô G3.

Bấm vào tab Công thức (Formulas) trên thanh Ribbon, sau đó bấm vào lệnh Chèn Hàm (Insert Function)

Hộp thoại Chèn Hàm (Insert Function) sẽ xuất hiện.

Nhập một vài từ khóa mô tả phép tính bạn muốn hàm thực hiện, sau đó nhấp vào Go (Bắt đầu). Trong ví dụ này chúng tôi sẽ nhập days (số ngày) nhưng bạn cũng có thể tìm kiếm bằng cách chọn một danh mục từ danh sách thả xuống.

Xem lại kết quả để tìm chức năng mong muốn, sau đó bấm OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn NETWORKDAYS, sẽ tính số ngày làm việc giữa ngày đặt hàng và ngày nhận được.

Hộp thoại Function Arguments (Đối số Hàm) sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn sẽ có thể nhập hoặc chọn các ô sẽ tạo nên các đối số trong hàm. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập E3 vào trường Start_date và F3 trong trườngFunction Arguments 

Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào OK.

Hàm sẽ được tính toán và kết quả sẽ xuất hiện trong ô. Trong ví dụ của chúng mình, kết quả cho thấy rằng phải mất bốn ngày làm việc để nhận được đơn đặt hàng.

Giống như công thức, các hàm có thể được sao chép sang các ô liền kề. Chỉ cần chọn ô có chứa hàm, sau đó nhấp và kéo chốt điền vào các ô bạn muốn điền. Hàm sẽ được sao chép và giá trị cho các ô đó sẽ được tính toán liên quan đến các hàng hoặc cột của chúng.

Trên đây là định nghĩa hàm trong Excel và cách sử dụng các hàm cơ bản, để tìm hiểu thêm về hàm trong Excel hẹn các bạn trong dịp sau nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi.