Khi nhiều người đang làm việc trên một tài liệu, sẽ rất hữu ích khi xem cách tài liệu thay đổi và phát triển theo thời gian. Google Documents cho phép bạn theo dõi bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện, nhận xét về chúng và quyết định xem chúng có nên được thêm vào tài liệu hay không. Google Documents gọi tính năng này là chế độ Đề xuất (Suggestion mode), nhưng nó rất giống với tính năng Theo dõi Thay đổi (Track Changes) trong Microsoft Word. Dưới đây là cách sử dụng chế độ đề xuất trong Google Docs.
Theo dõi các thay đổi trong Google Tài liệu
Để theo dõi các thay đổi trong Google Tài liệu, bạn phải chuyển từ chế độ Chỉnh sửa (Editing mode) sang chế độ Đề xuất (Suggestion mode). Nhấp vào biểu tượng bút chì bên dưới nút Chia sẻ và chọn Đề xuất (Suggesting) từ menu thả xuống.
Khi ở chế độ Đề xuất (Suggestion mode), bất kỳ văn bản nào bạn thêm sẽ được đánh dấu (highlighted) và bất kỳ văn bản nào bạn xóa sẽ bị gạch bỏ (crossed out). Ở bên phải, một hộp gợi ý xuất hiện với mọi thay đổi. Điều này giúp những người dùng khác có cơ hội xem lại các thay đổi trước khi chúng được thực hiện vĩnh viễn.
Xem xét các thay đổi
Bạn cũng có thể xem các thay đổi do người khác đề xuất. Nếu bạn có câu hỏi về một thay đổi cụ thể, bạn có thể để lại bình luận trong hộp gợi ý. Nhấp vào hộp gợi ý, nhấp vào trường văn bản, viết phản hồi và nhấp vào Trả lời (Reply).
Để chấp thuận một thay đổi, hãy nhấp vào dấu kiểm (checkmark). Sau đó nó sẽ trở thành một phần của tài liệu. Để từ chối một thay đổi, hãy nhấp vào X và đề xuất sẽ biến mất.
Để thoát khỏi Chế độ Đề xuất (Suggestion mode) hãy nhấp vào Đề xuất ở góc trên cùng bên phải và chọn Chỉnh sửa (Editing).
Khi ở chế độ chỉnh sửa (Editing), bạn vẫn có thể chấp nhận, từ chối hoặc nhận xét về các đề xuất, nhưng bạn không thể tạo bất kỳ đề xuất mới nào.
Theo dõi các thay đổi trên thiết bị di động của bạn
Chế độ đề xuất cũng có sẵn trong phiên bản Google Documents dành cho thiết bị di động. Trong khi xem tài liệu, dán biểu tượng Thêm (More).
- Bật Đề xuất thay đổi (Suggest changes).
- Bây giờ bạn có thể theo dõi các thay đổi giống như trong phiên bản trình duyệt web.
- Để xem lại một đề xuất, hãy nhấn vào đề xuất đó để chọn. Bạn có thể chấp nhận, từ chối hoặc để lại nhận xét về bất kỳ thay đổi được đề xuất nào.
