Google Drive giúp việc chia sẻ (sharing) tệp của bạn trở nên đơn giản. Nó cũng cho phép nhiều người chỉnh sửa (edit) cùng một tệp, cho phép cộng tác trong thời gian thực (real-time collaboration).
Chia sẻ tệp trên Google Driver
Bất cứ khi nào bạn chia sẻ một tệp từ Google Drive của mình, bạn có thể cho phép người khác xem (view) và thậm chí chỉnh sửa (edit) chính tệp đó. Mặc dù bạn có thể chia sẻ (share) bất kỳ tệp nào được lưu trữ trên Google Drive của mình, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng cộng tác (collaboration) cho các tệp được tạo (created) trong Drive của mình.
Hãy xem ví dụ của Olenna, một giáo viên nghệ thuật sử dụng Google Drive của mình để sắp xếp các bức thư, giáo án, v.v. Các tệp của Olenna bao gồm:
- Các tệp cô ấy giữ kín (Files she keeps private), chẳng hạn như bảng tính của cô ấy với các chi phí trong lớp học
- Các tệp cô ấy cho phép người khác chỉnh sửa (Files she lets others edit), chẳng hạn như tài liệu soạn giáo án mà cô ấy tạo với đồng giáo viên của mình
- Các tệp cô ấy chia sẻ công khai và không để người khác chỉnh sửa (Files she shares publicly and doesn't let others edit), chẳng hạn như các bản tin và thông báo mà cô ấy chia sẻ với học sinh của mình và phụ huynh của họ
- Các tệp mà người khác chia sẻ với cô ấy (Files others share with her), bao gồm cả những tệp mà cô ấy có thể chỉnh sửa, như kho cung cấp của đồng giáo viên; và những thứ cô ấy không thể, chẳng hạn như lịch trình do hiệu trưởng gửi cho cô ấy
Như bạn có thể nói, không có cài đặt chia sẻ duy nhất nào phù hợp cho tất cả các tệp của Olenna. Cài đặt bạn chọn cho mỗi tệp được chia sẻ của mình có thể sẽ phụ thuộc vào lý do tại sao bạn lại chia sẻ nó ngay từ đầu.
Khi bạn chia sẻ tệp với một nhóm giới hạn (limited group) người, cộng tác viên của bạn phải đăng nhập (sign in) bằng tài khoản Google để xem hoặc chỉnh sửa tệp. Tuy nhiên, khi bạn chia sẻ với một nhóm lớn hơn hoặc đặt tệp ở chế độ công khai (public), cộng tác viên của bạn sẽ không cần tài khoản Google để truy cập tệp.
Để chia sẻ tệp với một nhóm người hạn chế:
- Định vị và chọn tệp bạn muốn chia sẻ, sau đó nhấp vào nút Chia sẻ (Share)
![]()
- Trong hộp Mọi người (People), nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tệp. Nếu muốn, bạn có thể thêm tin nhắn (message) sẽ được gửi qua email cho những người mà bạn chia sẻ tệp
- Nhấp vào Gửi (Send). Tệp của bạn sẽ được chia sẻ
![]()
Để kiểm soát nhiều hơn các tệp của mình, bạn có thể nhấp vào mũi tên thả xuống để quyết định xem mọi người có thể chỉnh sửa (edit), nhận xét (comment) hay chỉ cần xem (view) tệp
Chia sẻ với một liên kết
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp với một nhóm lớn hơn bằng cách cung cấp liên kết (link) đến bất kỳ tệp nào trong Google Drive của bạn. Một liên kết (link) cơ bản là một URL hoặc địa chỉ web cho bất kỳ tập tin bạn muốn chia sẻ. Điều này có thể đặc biệt hữu ích đối với các tệp quá lớn (too large) để gửi dưới dạng tệp đính kèm email, chẳng hạn như tệp nhạc hoặc video. Bạn cũng có thể chia sẻ tệp bằng cách đăng (posting) liên kết lên trang web công cộng. Bất kỳ ai nhấp vào liên kết sẽ được chuyển hướng đến tệp.
Để chia sẻ một liên kết:
- Định vị và chọn tệp (file) bạn muốn chia sẻ, sau đó nhấp vào nút Nhận đường liên kết
![]()
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhấp vào Sao chép đường liên kết (Copy shareable link)
![]()
- Một liên kết đến tệp sẽ được sao chép (copied) vào khay nhớ tạm thời trên web của bạn. Sau đó, bạn có thể dán (paste) liên kết vào thư email hoặc trên Web để chia sẻ tệp. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Xong (Done)
Các tệp được chia sẻ với bạn
Mọi người cũng có thể chọn chia sẻ tệp với bạn. Các tệp này sẽ xuất hiện trong thư mục Được chia sẻ với tôi (Shared with Me) của bạn . Tuy nhiên, nếu bạn muốn truy cập tệp từ Google Drive của mình mà không cần chuyển sang chế độ xem này, bạn có thể di chuyển tệp đó. Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến thư mục Được chia sẻ với tôi (Shared with Me), di chuột qua tệp mong muốn, sau đó chọn Thêm vào Ổ của tôi (Add to My Drive).
Công cụ cộng tác
Bất cứ khi nào bạn chia sẻ (share) một tệp ở định dạng Google Drive, bạn sẽ có tùy chọn cho phép những người đồng chỉnh sửa của bạn thay đổi (change) và chỉnh sửa (edit) tệp. Google Drive cung cấp một số công cụ giúp tăng cường cộng tác (collaboration) bằng cách giúp bạn giao tiếp với những người đồng biên tập dễ dàng hơn và xem những thay đổi nào đã được thực hiện và bởi ai.
Chế độ đề xuất
Google Drive cũng có một tính năng gọi là chế độ Đề xuất (Suggesting mode), tương tự như tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) trong Microsoft Office. Điều này cho phép mỗi cộng tác viên thực hiện các thay đổi, đồng thời tạo cơ hội cho các cộng tác viên khác xem xét các thay đổi trước khi thực hiện thay đổi vĩnh viễn. Trang (page) này có thêm thông tin về cách thực hiện các chỉnh sửa được đề xuất và chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi của người khác.
Lời kết:
Chế độ chia sẻ và cộng tác trên các tệp trên google tài liệu là giải pháp làm việc nhóm cực kỳ hiệu quả mà lại hoàn toàn miễn phí vì vậy bạn đừng bỏ qua nó nhé. Chúc các bạn làm việc hiệu quả!
