Giả sử ai đó yêu cầu bạn đọc hiệu đính hoặc cộng tác trên một tài liệu. Nếu bạn có một bản in, bạn có thể sử dụng bút đỏ để gạch bỏ các câu, đánh dấu lỗi chính tả và thêm ý kiến vào lề. Word cho phép bạn thực hiện tất cả những điều này theo cách điện tử bằng cách sử dụng các tính năng Theo dõi Thay đổi (Track Changes) và Nhận xét (Comments)
Tack Changes(Theo dõi thay đổi) là gì?
Khi bạn bật Track Changes (Theo dõi thay đổi), mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu. Nếu bạn xóa văn bản, nó sẽ không biến mất; thay vào đó, văn bản sẽ bị gạch bỏ. Nếu bạn thêm văn bản, nó sẽ được gạch chân. Điều này cho phép bạn xem các chỉnh sửa trước khi thực hiện các thay đổi vĩnh viễn.
Nếu có nhiều người đánh giá, mỗi người sẽ được chỉ định một màu đánh dấu khác nhau.
Để bật Theo dõi Thay đổi:
Từ tab Review (Xem lại), nhấp vào Lệnh Track Changes (Theo dõi Thay đổi).
Track Changes (Theo dõi Thay đổi) sẽ được bật. Kể từ thời điểm này, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu.
Các thay đổi được theo dõi của bạn có thể khác với những thay đổi đã thấy ở trên, tùy thuộc vào cài đặt đánh dấu trên máy tính của bạn.
Xem xét các thay đổi
Những thay đổi được theo dõi thực sự chỉ là những thay đổi được đề xuất. Để trở thành vĩnh viễn, chúng phải được chấp nhận. Mặt khác, tác giả ban đầu có thể không đồng ý với một số thay đổi được theo dõi và chọn từ chối chúng.
Để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi:
Để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi:
Chọn thay đổi bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối.
Từ tab Review (Xem lại,) nhấp vào Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối Lệnh)
Đánh dấu sẽ biến mất và Word sẽ tự động chuyển sang thay đổi tiếp theo. Bạn có thể tiếp tục chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi cho đến khi bạn đã xem xét tất cả chúng.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào lệnh Track Changes (Theo dõi thay đổi) để tắt Track Changes (Theo dõi thay đổi).
Để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống Accept (Chấp nhận), sau đó chọn Accept All (Chấp nhận tất cả). Nếu bạn không muốn theo dõi các thay đổi của mình nữa, bạn có thể chọn Accept All and Stop Tracking (Chấp nhận Tất cả và Dừng Theo dõi)
Tùy chỉnh theo dõi thay đổi
Nếu bạn có nhiều thay đổi được theo dõi, chúng có thể trở nên mất tập trung nếu bạn đang cố đọc qua một tài liệu. May mắn thay, Word cung cấp một số cách để tùy chỉnh cách các thay đổi được theo dõi xuất hiện:
Simple Markup (Đánh dấu đơn giản): Điều này hiển thị phiên bản cuối cùng không có đánh dấu nội tuyến. Các điểm đánh dấu màu đỏ sẽ xuất hiện ở lề trái để cho biết nơi thay đổi đã được thực hiện.
All Markup (Đánh dấu tất cả): Điều này hiển thị phiên bản cuối cùng với đánh dấu nội tuyến.
No Markup (Không có đánh dấu): Điều này hiển thị phiên bản cuối cùng và ẩn tất cả các đánh dấu.
Original (Bản gốc): Điều này hiển thị phiên bản gốc và ẩn tất cả các đánh dấu.
Để ẩn các thay đổi được theo dõi:
Từ tab Review (Xem lại), nhấp vào Display for Review (Hiển thị để Xem lại) Lệnh ở bên phải của lệnh Track Changes (Theo dõi Thay đổi)
Chọn tùy chọn mong muốn từ menu thả xuống. Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình sẽ chọn No Markup để xem trước phiên bản cuối cùng của tài liệu trước khi chấp nhận các thay đổi.
Bạn cũng có thể nhấp vào điểm đánh dấu ở lề trái để chuyển đổi giữa Simple Markup (Đánh dấu Đơn giản) và All Markup (Đánh dấu Tất cả)
Hãy nhớ rằng việc ẩn các Track Changes không giống như việc xem xét các thay đổi. Bạn vẫn cần phải chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trước khi gửi phiên bản cuối cùng của tài liệu.
Để hiển thị các bản sửa đổi trong hộp chú giải:
Hầu hết các bản sửa đổi xuất hiện trên dòng, có nghĩa là bản thân văn bản được đánh dấu. Bạn cũng có thể chọn hiển thị các sửa đổi trong hộp chú giải (balloons), điều này sẽ di chuyển hầu hết các sửa đổi sang lề bên phải. Xóa đánh dấu nội dòng có thể giúp tài liệu dễ đọc hơn và hộp chú giải cũng cung cấp thông tin chi tiết hơn về một số đánh dấu.
Từ tab Review (Xem lại), nhấp vào Show Markup > Balloons > Show Revisions in Balloons
Hầu hết các bản sửa đổi sẽ xuất hiện ở lề phải, mặc dù mọi văn bản được thêm vào vẫn sẽ xuất hiện trong dòng.
Để quay lại đánh dấu nội tuyến, bạn có thể chọn Show All Revisions Inline (Hiển thị Tất cả Bản sửa đổi Nội tuyến) hoặc Show Only Comments and Formatting in Balloons (Chỉ Hiển thị Nhận xét và Định dạng trong chú giải).
Bình luận (Comment)
Đôi khi bạn có thể muốn thêm nhận xét để cung cấp phản hồi thay vì chỉnh sửa tài liệu. Mặc dù nó thường được sử dụng kết hợp với Theo dõi Thay đổi, nhưng bạn không nhất thiết phải bật Track Changes (Theo dõi Thay đổi) để thêm nhận xét.
Để thêm nhận xét:
Đánh dấu một số văn bản hoặc đặt điểm chèn ở nơi bạn muốn nhận xét xuất hiện.
Từ tab Review (Xem lại), nhấp vào Lệnh New Comment (Nhận xét Mới).
Nhập bình luận của bạn. Khi hoàn tất, bạn có thể đóng hộp nhận xét bằng cách nhấn phím Esc hoặc bằng cách nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài hộp nhận xét.
Để xóa nhận xét:
Chọn nhận xét bạn muốn xóa.
Từ tab Review (Xem lại), hãy nhấp vào Lệnh Delete
Bình luận sẽ bị xóa.
Để xóa tất cả nhận xét, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống Delete và chọn Delete All Comments in Document (Xóa tất cả nhận xét trong tài liệu)
So sánh tài liệu
Nếu bạn chỉnh sửa tài liệu mà không theo dõi các thay đổi, bạn vẫn có thể sử dụng các tính năng xem xét như Accept (Chấp nhận) và Reject (Từ chối). Bạn có thể làm điều này bằng cách so sánh hai phiên bản của tài liệu. Tất cả những gì bạn cần là tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi (các tài liệu cũng phải có tên tệp khác nhau).
Để so sánh hai tài liệu:
Từ tab Review (Xem lại), nhấp vào lệnh Compare (So sánh), sau đó chọn Compare (So sánh) từ trình đơn thả xuống.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn Original document (tài liệu Gốc) của bạn bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn tài liệu từ danh sách. Nếu tệp không có trong danh sách, hãy nhấp vào nút Browse (Duyệt qua) để tìm tệp đó.
Chọn Revised document (tài liệu đã sửa đổi), sau đó bấm OK.
Word sẽ so sánh hai tệp để xác định những gì đã được thay đổi và sau đó tạo một tài liệu mới. Các thay đổi sẽ xuất hiện dưới dạng đánh dấu màu, giống như Track Changes. Sau đó, bạn có thể sử dụng các Lệnh Accept Chấp nhận và Reject (Từ chối) để hoàn thiện tài liệu.
