Bạn có 1 file tài liệu tự mình biên soạn, bạn không muốn cho người khác xem hoặc chính sửa hoặc sao chép nó, 1 trường hợp khác bạn chỉ muốn cho người ta xem mà không muốn họ sửa văn bản của bạn ... giải pháp giành cho bạn là đặt mật khẩu (password) bảo mật file Word.
Đặt mật khẩu khóa file Word là cách đơn giản nhất để bạn ngăn chặn tình trạng sao chép, copy trái phép hoặc đánh cắp nội dung văn bản của chúng ta. Người khác muốn mở tài liệu Word hoặc muốn sao chép nội dung tài liệu hay chỉ một vùng dữ liệu của file Word đã được đặt mât khẩu của chúng ta thì phải nhập đúng mật khẩu mà chúng ta đã thiết lập.
Việc đặt mật khẩu (password) khóa tài liệu Word rất đơn giản thực hiện ngay trên Word mà không cần phải cài thêm phần mềm nào khác. Dưới đây Học TV sẽ giới thiệu cho các bạn một số kiểu tạo mật khẩu (password) khóa file Word cùng theo dõi các bạn nhé
1. Cách đặt mật khẩu cho file Word qua Save As
Bước 1: Trước tiên chúng ta mở tài liệu cần đặt mật khẩu, rồi nhấn và biểu tượng File chọn Save As hoặc nhấn phím F12 để mở cửa sổ lưu file
Bước 2: Hiển thị giao diện tùy chọn lưu file. Tại đây người dùng nhấn vào nút Tools rồi chọn General Options…
Bước 3: Lúc này giao diện để chúng ta cài đặt mật khẩu cho file Word sẽ được hiển thị
Tại đây có 2 lựa chọn cho chúng ta đặt mật khẩu:
- Nếu chỉ muốn người dùng nhập mật khẩu khi mở file là có full quyền thì chỉ nhập mật khẩu vào ô Password to open.
- Nếu muốn đặt mật khẩu để chỉnh sửa file Word thì nhập mật khẩu thứ 2 vào ô Password to modify.
Chúng ta có thể đặt 2 mật khẩu khác nhau cho nó thú zị và bảo mật cao.:
Nếu bạn chỉ muốn đặt mật khẩu mở file Word thì chỉ cần điền vào Password to open cũng được.
Bước 4: Ở bước này chúng ta sẽ nhập mật khẩu lần nữa để xác nhận lại mật khẩu vừa đặt
Nếu đặt 2 mật khẩu thì chúng ta sẽ được yêu cầu xác nhận lại 2 mật khẩu.
Cuối cùng nhấn Save để lưu lại thiết lập.
Bước 5: Bây giờ khi mở file Word đó ra sẽ hiện bảng yêu cầu nhập mật khẩu mở file như hình dưới đây. Người dùng buộc phải nhập đúng mật khẩu thì mới xem được nội dung tài liệu Word.
Bước 6: Nếu muốn xóa chế độ bảo mật hay xóa mật khẩu cho file Word thì chỉ cần lặp lại các bước trên sau đó xóa hết mật khẩu ở 2 password to open và Password to modify rồi nhấn OK để lưu lại là được.
2. Cách đặt mật khẩu cho file Word 2016,2019
Với phiên bản Word 2016, Word 2019 mới nhất hiện tại có cách đơn giản hơn để đặt password cho file Word. Tuy nhiên cách này không có tùy chọn mật khẩu chỉ mở như cách 1. Các bước đặt password khóa file word 2019 như sau
Bước 1: Mở file Word cần bảo vệ chọn File => Info
Bước 2: Click vào Protect Document => Chọn dòng Encrypt with Password
Bước 3: Nhập mật khẩu cho file WOrd rồi nhấn OK
Cửa sổ Confirm Password hiện ra chúng ta cần nhập vào mật khẩu xác nhận lần nữa rồi nhấn tiếp OK
Dòng Protect Document sáng lên chứng tỏ file đã được đặt mật khẩu thành công. Nhấn Save file lại để có hiệu lực
Bước 4: Từ giờ trở đi mỗi lần mở file Word này chúng ta cần nhập đúng mật khẩu mới mở và chỉnh sửa file được
3. Cách không cho copy và chỉnh sửa Word
Với những tài liệu mang tính tham khảo Microsoft Word cung cấp cho người dùng có thể đặt chế độ không cho phép chỉnh sửa nội dung hay thay đổi định dạng nhưng vẫn xem được tài liệu, mở tài liệu không cần mật khẩu.
Bước 1: Tại tài liệu Word chúng ta nhấn chọn vào mục Review nhìn vào phần Protect rồi nhấn chọn tiếp Restrict Editing.
Bước 2: Hiển thị giao diện thiết lập ở cạnh phải màn hình. Nếu chúng ta không cho phép thay đổi nội dung, nhưng cho phép đổi định dạng thì các bạn sử dụng tùy chọn Formatting restrictions, rồi tích chọn vào Limit formatting to a selection of styles và nhấn Yes, Start Enforcing Protection.
Khi đó hiển thị hộp thoại để người dùng nhập mật khẩu bảo mật, nhấn OK để lưu lại.
Nếu bạn không muốn người khác thay đổi bất kỳ nội dung nào, bao gồm cả định dạng thì nên sử dụng mục 2 Editing restrictions rồi tích chọn vào Allow only this type of editing in the document để kích hoạt chức năng này.
Tiếp đến hiển thị danh sách để chúng ta lựa chọn.
- Tracked changes: Chỉ được phép thực hiện thay đổi có để lại nhận biết.
- Comments: Chỉ được phép thêm vào các ghi chú trong văn bản.
- Filling in forms: Chỉ được phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu.
- No changes (read only): Không cho phép thay đổi bất cứ điều gì trong văn bản, chỉ cho phép đọc.
Tại đây mình sẽ lựa chọn No changes (read only) rồi nhấn tiếp Yes, Start Enforcing Protection để bắt đầu thiết lập.
Nhập mật khâur vào 2 ô xác nhận sau đó nhấn OK để lưu lại.
Bước 3: Kết quả là tài liệu không thể click chuột thêm bớt hay thay đổi bất cứ nội dung nào. Chúng ta cũng sẽ thấy phần thanh công cụ để thay đổi được làm mờ đi, không sử dụng được.
Bước 4: Để hủy chế độ bảo mật người dùng truy cập lại mục Review => Restrict Editing bên trên rồi nhấn vào Stop Protection để dừng chế độ bảo mật.
Lúc này quá trình Unprotect Document sẽ yêu cầu chúng ta nhập mật khẩu mà đã thiết lập trước đó. Nhập xong nhấn OK là hủy chế độ bảo mật cho file Word
4. Cách tạo mật khẩu vùng dữ liệu Word
Microsoft còn cung cấp cho chúng ta một lựa chọn khác đó là chỉ khóa 1 vùng dữ liệu, không cho chỉnh sửa thay đổi. Những vùng dữ liệu khác vẫn thực hiện như bình thường.
Bạn có lựa chọn khóa 1 section trong Word hay khóa 1 vùng dữ liệu nhỏ. Cách thực hiện vui lòng gõ từ khóa cách khóa một vùng dữ liệu trên word trên trang nhé các bạn.
Tổng kết:
Cách đặt password này không chỉ áp dụng cho Word 2019 mà còn áp dụng với tất cả các phiên bản khác từ Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2013, Word 2016 nữa nhé
Như vậy chúng ta có đến 4 cách đặt mật khẩu password khóa file Word, bao gồm không cho xem, không cho phép copy hay chỉnh sửa lại nội dung và định dạn. Tùy vào yêu cầu của mình để lựa chọn cách khóa file Word của mình nhé các bạn. Chúc các bạn thực hiện thành công!
