Đặt lề tài liệu Word từ A - Z

Có thể bạn thừa biết có một nguyên tắc khi trình bày tài liệu đó là khi bắt đầu một đoạn văn mới thì chúng ta phải cách lề một khoảng so với đoạn trước đó để thể hiện một đoạn văn mới. Việc này hay còn gọi tên khác là  “Chấm xuống dòng, lùi vào 1 ô” mỗi khi chuyển tiếp đoạn văn bản. Vậy trong Word có cách nào để có thể đặt lề tài liệu trong Word cho đẹp mắt như vậy hay không chúng ta cùng tìm hiểu nhé.

1. Hiện ẩn thước căn lề ( Ruler)

Để đặt lề tài liệu trong Word chúng ta cần sử dụng thước căn lề hay Ruler để đặt lề. Mặc định thước căn lề (Ruler) trong Word sẽ ẩn đi, khi đó chúng ta không thể căn lề theo ý muốn dựa vào công cụ này được. Để hiển thị ruler chúng chọn tab View nhìn vào mục Show tích vào phần Ruler:

Khi tích vào ô vuông cạnh Ruler ngay lập tức Ruler sẽ hiển thị với đơn vị là inch hoặc cm, mm tùy thuộc vào cài đặt đơn vị của bạn

Để chỉnh đơn vị của thước kẻ chúng ta vào File => Options => Advanced và chỉnh đơn vị đo ở dòng Show Measurements in Units Of thành cm hoặc mm. Nhấn OK để lưu lại thiết lập

2. Cách căn lề ( dấu thụt dòng)

Trong phần Ruler, chúng ta sẽ thấy biểu tượng dấu cách lề như sau:

Trong dấu này chúng ta có các lựa chọn như sau:

Dấu cách lề cho dòng đầu tiên trong đoạn văn dấu này nằm ở phía trên và có thể di chuyển tự  do

Dấu cách lề cho những dòng còn lại trong đoạn văn  dấu này nằm ở phía dưới và có thể di chuyển tự do (nhưng luôn kèm theo dấu ở phía dưới của nó)

Dấu lề trái  sẽ di chuyển cả 2 dấu cách lề ở trên, giúp di chuyển cả 2 dấu này cùng lúc để có thể đưa cả đoạn văn cách lề trái một khoảng nhất định.

Cách sử dụng:

Muốn đặt lề doạn văn nào thì đặt chuột trái ở dòng đầu đoạn văn sau đó nhấn TAB, hoặc click vào dấu cách lề ở trên rồi kéo tới vị trí muốn đặt.

Chúng ta cũng có thể căn lề những dòng sau bằng cách nhấn chuột vào hình và kéo 

Nếu muốn đặt lề cho cả đoạn thì bôi đen cả đoạn văn bản sau đó bấm phím TAB hoặc di chuyển Dấu lề trái sang 1 đoạn nhất định

3. Nút đặt lề đoạn văn nhanh 

Trong Word có sẵn 1 số công cụ giúp chúng ta có thể thực hiện nhanh chóng việc đặt khoảng cách lề (trong tab Home):

Decrease Indent: di chuyển cả đoạn sang sát lề bên trái 1 khoảng

Increase Indent: di chuyển cả đoạn sang bên phải 1 đoạn (cách xa lề bên trái)

Cách sử dụng:

Đặt chuột tại vị trí bất kỳ trong đoạn văn bản muốn cách lề sau đó Bấm vào nút tương ứng: Increase Indent hoặc Decrease Indent

4. Tab trong Word 

Cúng ta có thể căn lề bằng cách kéo nút cân lề nhưng đôi khi lại không thể chính xác, giống nhau giữa các đoạn văn được. Nếu muốn căn chính xác chúng ta nên sử dụng phím Tab. Sử dụng các Tab cho phép chúng ta kiểm soát được  nhiều hơn về vị trí khoảng cách sau mỗi lần bấm phím Tab để cách lề cho đoạn văn bản.

Theo mặc định thì mỗi lần bấm phím Tab sẽ cách lề trái 1 khoảng là 0,5 inch (di chuyển sang phải 0,5 inch). Chúng ta có thể thiết lập khác đi để có thể đặt khoảng cách tùy ý theo ý muốn.

Công cụ để chọn Tab nằm ở phía trên của Thước đo chiều dọc (góc phía trên bên trái của phần hiển thị nội dung của Microsoft Word)

Các loại ký hiệu đặt Tab:

• Left Tab  Căn lề về phía bên trái
• Center Tab  Căn vào đoạn giữa, cách đều 2 bên
• Right Tab  Căn lề về phía bên phải. Sau khi bấm Tab thì đoạn văn bản sẽ cách lề bên phải 1 khoảng nhất định
• Decimal Tab  Căn lề theo dấu của số thập phân
• Bar Tab  vẽ một đường thẳng đứng trên tài liệu
• First Line Indent  Dấu cách lề bên trái cho dòng đầu đoạn văn (như mục 2)
• Hanging Indent  Dấu cách lề cho phần còn lại của đoạn văn (như mục 2)

Để thêm điểm dừng tab:

1. Chọn đoạn hoặc các đoạn bạn muốn thêm điểm dừng tab. Nếu bạn không chọn bất kỳ đoạn văn nào, điểm dừng tab sẽ áp dụng cho đoạn văn hiện tại và bất kỳ đoạn văn mới nào bạn nhập bên dưới nó.
2. Nhấp vào bộ chọn tab cho đến khi điểm dừng tab bạn muốn sử dụng xuất hiện. Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình sẽ chọn Tab phải (Right Tab).
3. Nhấp vào vị trí trên thước ngang nơi bạn muốn văn bản của mình xuất hiện (nó giúp nhấp vào cạnh dưới cùng của Thước). Bạn có thể thêm bao nhiêu điểm dừng tab tùy thích.
4. Đặt điểm chèn phía trước văn bản bạn muốn gắn tab, sau đó nhấn phím Tab. Văn bản sẽ chuyển đến điểm dừng tab tiếp theo. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển từng phạm vi từ RAND.OLD() đến điểm dừng tab mà chúng tôi đã tạo.
5. Kết quả như sau:

Xóa các điểm dừng tab

1. Bạn nên xóa bất kỳ điểm dừng tab nào mà bạn không sử dụng để chúng không cản trở. Để xóa điểm dừng tab, trước tiên hãy nhấp đúp chuột vào điểm dừng tab
2. Cưa sổ Tabs hiện lên nhấn vào Clear All
3. Word cũng có thể hiển thị các ký hiệu định dạng ẩn như dấu cách (ký hiệu khoảng trắng), dấu đoạn (dấu đoạn) và tab (ký hiệu tab) để giúp bạn xem định dạng trong tài liệu của mình. Để hiển thị các ký hiệu định dạng ẩn, hãy chọn tab Home , sau đó bấm vào lệnh Show/Hide (Hiển thị / Ẩn.)

Trên đây là hướng dẫn đặt lề khi trình bày tài liệu trong word từ A đến Z, hi vọng sẽ giúp ích được cho các bạn. Cảm ơn các bạn đã đọc. Chúc các bạn học tốt!