Một số trường hợp khi soạn thảo văn bản chúng ta có có nhu cầu trình bày nội dung phong phú và đa dạng trong cùng một tập tin văn bản, ví dụ như đánh số trang khác nhau, nhiều header footer khác nhau ... Để làm được điều đó theo cách thông thường thì rất khó để thực hiện mà chúng ta cần phải chia văn bản thành nhiều Section ( đoạn, phần) khác nhau. Trong bài viết dưới đây Học TV sẽ giới thiệu tới các bạn về Section trong Word là gì và vai trò của Section trong trình bày văn bản Word nhé
1. Section là gì?
Section là 1 đoạn hay phần của văn bản trong Word. Mặc định 1 văn bản Word chỉ có 1 Section
Vai trò của section trong Word
Section trong văn bản word có tính năng chia văn bản thành nhiều đoạn, phần riêng biệt, nhằm giữ cho các cài đặt của các section khác nhau không ảnh hưởng đến nhau
2. Cách dùng Section trong trình bày văn bản Word
2.1 Chia văn bản thành các section khác nhau
Chúng ta đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn, sau đó trên Menu Word chọn tab Insert chọn Break, khi đó chúng ta có các lựa chọn như sau cũng là 4 cách để chèn thêm section.
Có 4 lựa chọn ở mục Section break types, cụ thể như sau
- Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo.
- Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ.
- Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo.
- Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo.
Sau khi thực hiện xong thao tác tạo Section ở trên , văn bản đã được chia thành hai phần, phần sau cách phần trước bởi ranh giới là dấu Section break mà ta vừa chèn vào (có thể nhìn thấy dấu phân cách này khi ta chọn tab Home và chọn nút như hình dưới
dấu Section break
Số thứ tự của section cũng thể hiện trên thanh trạng thái). Bằng cách này, ta có thể chia một tập tin văn bản thành nhiều Section theo ý muốn.
2.2 Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation) trong cùng một văn bản.
Việc chia văn bản thành nhiều section giúp chúng ta có thể thiết lập mỗi một section có một hệ thống lề (Margin) khác nhau theo ý muốn, cách làm như sau:
Đặt con trỏ vào Section muốn thiết lập lề, chọn tab Layout => Margin=> Custom Margins để mở Page setup. Tại đây chọn thẻ Margin và thiết lập lề cho trang in bình thường theo ý muốn, và cuối cùng, muốn chế độ lề vừa thiết lập chỉ áp dụng cho Section chứa con trỏ thì tại mục Apply to ta chọn This section (hình minh hoạ)
Nếu muốn chế độ căn lề áp dụng cho toàn bộ văn bản ta chọn Whole document. Tương tự ta cũng thiết lập được hướng giấy in cho riêng từng Section tại thẻ Paper size.
Đây là kết quả thiết lập Margin cho Section 2 khác với Section 1
2.3 Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer) cho các Section.
Tại Section sau, ta muốn có tiêu đề trên và tiêu đề dưới khác với Section trước ta làm như sau:
Đầu tiên click đúp chuột phần Header để hiển thị trang cài đặt Header và Footer
Sau khi nhấn nút Link to Previous dòng chữ Same as previos sẽ mất.
Lúc này các Header và footer mà ta gõ vào, sẽ khác với các Header và footer của Section trước đó. Bằng cách này, ta có thể tạo các Header và footer cho riêng từng section. Đây cũng là cách đánh số trang từ trang bất kỳ rất hữu ích khi soạn các bài tiểu luận hay luận văn. Chi tiết xem ở ngay dưới
2.4 Đánh số trang khác nhau trên 1 văn bản ( đánh số trang từ trang bất kỳ)
Để đánh số trang khác nhau hoặc đánh số trang từ trang bất kỳ chúng ta cũng cần chia văn bản thành 2 section khác nhau. Và cũng phải bỏ liên kết giữa 2 section.
Mở cửa sổ chèn Header và Footer bằng cách nhấn đúp vào phần header của băn bản, sau đó nhấn vào nút Link to Previous để bỏ liên kết giữa các Section.
Đặt con trỏ tại Section muốn tạo hệ thống số trang riêng, chọn thực đơn Insert, chọn Page numbers, cửa sổ Page numbers hiện ra, chọn nút Format. Tại mục Page numbering của của sổ Page Number Format, ta đánh dấu vào mục Start at và chọn số thứ tự đầu tiên của trang đầu tiên của Section (hình minh hoạ).
Khi hoàn thành, Section này sẽ có một hệ thống số thứ tự trang riêng theo ý muốn của bạn.Ví dụ như ở dưới mình đánh số trang 2 section khác nhau .
2.5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản.
Bước 1: Trước tiên chúng ta cần tạo ra các Section cần bảo vệ nội dung bằng cách đặt trỏ chuột tại ví trí muốn tạo section rồi nhấn vào tab Page Layout chọn Breaks rồi chọn tiếp Continous.
Lúc này văn bản word của chúng ta sẽ tách thành 2 Section và Section 2 là section cần bảo vệ
Bước 2: Nhấn tiếp vào tab Review rồi chọn vào mục Protect Document, rồi nhấn chọn tiếp Restrict editing.
Bước 3: Xuất hiện thêm giao diện Restrict Editing nằm ngay bên phải màn hình. Trong phần 2. Editing restrictions tích chọn vào mục Allow only this type of editing in the document rồi bạn lựa chọn Filling in forms trong danh sách xổ xuống.
Bước 4: Tiếp tục nhấn vào phần Select sections… ở bên dưới để chọn vùng dữ liệu muốn khóa.
Bước 5: Một bảng nhỏ xuất hiện để người dùng lựa chọn section muốn khóa trong nội dung. Section Protection sẽ hiển thị đầy đủ section có trong tài liệu. Để khóa section nào thì cần tích chọn vào section đó rồi nhấn nút OK ở bên dưới là xong.
Quay trở lại giao diện chỉnh sửa nhấn chọn vào nút Yes, start Enforcing Protection.
Bước 6: Trong hộp thoại Start Enforcing Protection nhập mật khẩu bảo mật vùng dữ liệu rồi nhấn OK ở bên dưới.
Kết quả chúng ta sẽ được section 2 bị khóa và section 1 vẫn có thể sửa chữa được. Bạn không thể click chuột trái trong section 2 được, chuột phải nhấn được nhưng mọi thiết lập đều bị mờ đi ko sử dụng được
Bước 7: Để mở khóa vùng dữ liệu đã đặt mật khẩu, nhấn vào tab Review, chọn Restrict editing nhìn xuống dưới nhấn vào nút Stop Protection
Bước 8: Nhập đúng mật khẩu đã tạo để bảo mật vùng dữ liệu, rồi nhấn OK để mở khóa vùng dữ liệu là xong.
Trên đây mình đã giới thiệu đến các bạn Section là gì? Cách dùng Section trong trình bày văn bản Word toàn tập từ A - Z. Hi vọng với bài viết trên các bạn đã có cách nhìn tổng thể cũng như biết cách sử dụng section cho công việc của mình. Chúc các bạn thành công.
