Trong thực tế đôi khi bạn có sẵn văn bản và muốn chuyển nó sang dạng bảng cho dễ nhìn hoặc ngược lại chuyển từ bảng sang văn bản. Nếu ít dữ liêu bạn có thể làm việc đó theo cách thủ công nhưng nếu dữ liệu lên tới hàng chục hàng trăm thì việc làm thủ công trở nên không khả thi vì tốn rất nhiều thời gian và công sức. Rất may Word hỗ trợ chúng ta làm 2 việc trên 1 cách nhanh chóng. Nếu các bạn chưa biết cách chuyển đổi văn bản thành Bảng (Table) và Bảng thành văn bản trong Word thì hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Chuyển đổi văn bản thành bảng trong Word.
Bước 1: Chuẩn bị định dạng của văn bản muốn chuyển thành bảng cho phù hợp
Đương nhiên chúng ta không thể chuyển văn bản bất kỳ thành bảng được mà chỉ có thể chuyển văn bản có sự phân tách giữa các cụm từ bằng ký tự đặc biệt như dấu phẩy, gạch chéo, gạch ngang ... Dấu phân tách này có tác dụng cho Word biết vị trí chia văn bản thành các cột trong bảng. Tiếp theo cúng ta cũng phải sử dụng dấu phân đoạn để cho biết vị trí bắt đầu một hàng mới.
Lưu ý: Nếu bạn có dấu phẩy trong văn bản của bạn, hãy dùng tab làm ký tự phân tách để không bị nhầm lẫn vị trí cần tách
Ví dụ: Trong ví dụ dưới sử dụng dấu phẩy để phân tách cột và dấu phân đoạn để tạo hàng thứ hai và thứ 3 trong cột.
Bước 2: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản các bạn muốn chuyển thành bảng.
Bước 3: Các bạn chọn Insert -> Table -> Convert Text to Table…
Bước 4: Trong hộp thoại Convert Text to Table.
Các bạn nhập số cột vào ô Number of columns đảm bảo phải đúng theo số cột các bạn muốn và đã sử dụng dấu phân tách.
Number of rows: số hàng, được tự động tính toán.
AutoFit behavior đây là phần xác định chiều rộng của các cột trong bảng các bạn cần lựa chọn một trong 3 lựa chọn:
- Fixed column width: độ rộng cột cố định sau đó các bạn nhập độ rộng mình muốn.
- AutoFit to contents: tự động khớp với nội dung.
- AutoFit to window: tự động khớp với cửa sổ.
Separate text at : Phần chúng ta cần chỉ rõ ký tự mà các bạn sử dụng để phân tách văn bản. Trong ví dụ trên mình sử dụng dấu phẩy nên sẽ chọn Commas, ngoài ra nếu các bạn sử dụng tab thì các bạn chọn Tabs, dấu đoạn chọn Paragraphs hoặc ký tự khác Other.
Sau khi đã thiết lập xong các bạn nhấn OK để chuyển văn bản thành bảng.
Kết quả sau khi các bạn chuyển như sau:
Chuyển bảng thành văn bản trong Word.
Bước 1: Chọn hàng hoặc bảng các bạn muốn chuyển thành text.
Bước 2: Ngay khi các bạn chọn bảng thì trên thanh Menu sẽ xuất hiện Table Tools với hai tab là Design và Layout. Các bạn chọn Layout -> Convert to Text.
Bước 3: Trong hộp thoại Convert Table To Text các bạn chọn ký tự phân tách các bạn muốn để sử dụng thay cho ranh giới cột. Các hàng phân tách nhau bằng dấu phân đoạn.
Ví dụ chọn dấu phân tách là Other và chọn dấu ~ và nhấn OK.
Kết quả sau khi chuyển từ bảng sang văn bản như sau:
Bài viết trên đây chúng mình đã trình bày xong cách chuyển đổi văn bản thành Bảng (Table) và chuyển đổi bảng thành văn bản trong Word một cách dễ dàng rồi đấy. Còn gì thắc mắc các bạn nhớ comment góp ý cho chúng mình biết với nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi và ủng hộ
