Như chúng ta đã biết để bảo vệ tài liệu Word chúng ta phải thể đặt mật khẩu (password) và chỉ khi nhập đúng mật khẩu này người dùng mới có thể mở file, đọc hay chỉnh sửa nội dung. Nhưng nếu bạn chỉ muốn bảo vệ 1 vùng nội dung chứ không phải toàn bộ file thì làm thế nào. Rất may là Word cũng hỗ trợ chúng ta làm điều đó. Thay vì đặt mật khẩu cho toàn bộ nội dung, người dùng có thể chỉ đặt mật khẩu cho 1 vùng dữ liệu, khóa 1 vùng văn bản Word mà thôi. Cùng Học TV tìm hiểu về cách khóa một vùng dữ liệu trên Word ở bài viết dưới đây các bạn nhé.
Cách khóa một vùng dữ liệu trên Word
Khi khóa 1 vùng dữ liệu người khác vẫn có thể xem nội dung như bình thường, nhưng các thao tác sao chép hoặc chỉnh sửa sẽ không thể thực hiện được. Điều này sẽ hạn chế tình trạng sao chép dữ liệu khi chưa cho phép. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách khóa 1 vùng dữ liệu trên Word.
1. Cách khóa 1 section tùy ý trên Word
Bước 1: Trước tiên chúng ta cần tạo ra các Section khác nhau bằng cách đặt trỏ chuột tại ví trí muốn tạo section rồi nhấn vào tab Page Layout chọn Breaks rồi chọn tiếp Continous.
Lúc này văn bản word của chúng ta sẽ tách thành 2 Section
Bước 2: Nhấn tiếp vào tab Review rồi chọn vào mục Protect Document, rồi nhấn chọn tiếp Restrict editing.
Bước 3: Xuất hiện thêm giao diện Restrict Editing nằm ngay bên phải màn hình. Trong phần 2. Editing restrictions tích chọn vào mục Allow only this type of editing in the document rồi bạn lựa chọn Filling in forms trong danh sách xổ xuống.
Bước 4: Tiếp tục nhấn vào phần Select sections… ở bên dưới để chọn vùng dữ liệu muốn khóa.
Bước 5: Một bảng nhỏ xuất hiện để người dùng lựa chọn section muốn khóa trong nội dung. Section Protection sẽ hiển thị đầy đủ section có trong tài liệu. Để khóa section nào thì cần tích chọn vào section đó rồi nhấn nút OK ở bên dưới là xong.
Quay trở lại giao diện chỉnh sửa nhấn chọn vào nút Yes, start Enforcing Protection.
Bước 6: Trong hộp thoại Start Enforcing Protection nhập mật khẩu bảo mật vùng dữ liệu rồi nhấn OK ở bên dưới.
Kết quả chúng ta sẽ được section 2 bị khóa và section 1 vẫn có thể sửa chữa được. Bạn không thể click chuột trái trong section 2 được, chuột phải nhấn được nhưng mọi thiết lập đều bị mờ đi ko sử dụng được
Bước 7: Để mở khóa vùng dữ liệu đã đặt mật khẩu, nhấn vào tab Review, chọn Restrict editing nhìn xuống dưới nhấn vào nút Stop Protection
Bước 8: Nhập đúng mật khẩu đã tạo để bảo mật vùng dữ liệu, rồi nhấn OK để mở khóa vùng dữ liệu là xong.
2. Khóa 1 phần, 1 vùng nhỏ dữ liệu Word
Trước hết bạn cần đưa tab Develop ra ngoài giao diện Word.
Với Word 2007, các bạn nhấn vào biểu tượng Office rồi chọn Word Options. Sau đó nhấn vào mục Popular rồi nhìn sang bên phải tích chọn vào mục Show Developer tab in the Ribbon
Với bản Word 2010 trở lên cũng mở phần Word Options chọn Custom Ribbon rồi nhìn sang bên phải phần Customize the Ribbon, chọn Main Tabs, rồi tích chọn vào Developer để hiển thị trên thanh công cụ.
Với Word 2019:
Vào File => Options => Custom Ribbon rồi nhìn sang bên phải tích vào Developer rồi nhấn OK để hiển thị Developer trên thanh công cụ.
Bước 1: Bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn khóa rồi nhấn vào tab Develop rồi click tiếp vào biểu tượng Rich text.
Bước 2: Tiếp đến nhấn vào biểu tượng Control Properties và sẽ xuất hiện hộp thoại Content Control Properties.
Tại hộp thoại này bạn cần nhập các nội dung bao gồm:
- Title: Nhập tiêu đề cho vùng dữ liệu muốn khóa.
- Locking: Tích chọn vào 2 mục Content Control canot be delete và Content canot be edit.
Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.
Bước 3: Nhấn vào tab Developer rồi chọn Protect Document chọn tiếp Restrict Editing.
Bước 4: Cũng xuất hiện giao diện bên phải. Tại đây phần Formating restrictions tích chọn mục Limit Formating to a selection of styles.
Bước 5: Xuất hiện hộp thoại để các bạn nhập mật khẩu bảo vệ vùng dữ liệu đã chọn. Nhấn OK để hoàn thành.
Cuối cùng vùng dữ liệu bạn chọn cũng đã được khóa và không thể chỉnh sửa. Khi nhấp chuột vào vùng này chúng ta sẽ thấy khung xanh bao xung quanh, kèm tiêu đề đã đặt cho nội dung.
Cách mở khóa thì chúng ta cũng nhấn vào Developer rồi chọn Protect Document chọn tiếp Restrict Editing sau đó chỉ cần nhấn vào Stop Protection và nhập đúng mật khẩu đã đặt là xong.
Như vậy ngoài cách khóa cả file , khóa từng section, bây giờ chúng ta đã biết thêm một cách đặt mật khẩu khóa cho Word để bảo mật dữ liệu rồi đấy. Cách khóa một vùng dữ liệu trên Word này phức tạp hơn chút nhưng nó sẽ hạn chế được việc bạn phải khóa cả file văn bản. Chúc các bạn thành công.
