Trước khi chia sẻ tài liệu, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tài liệu đó không bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn muốn giữ riêng tư. Bạn cũng có thể không khuyến khích người khác chỉnh sửa tệp của mình. May mắn thay, Word bao gồm một số công cụ giúp kiểm tra và bảo vệ tài liệu của bạn. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về Trình kiểm tra tài liệu (Document Inspector) và cách Bảo vệ Tài liệu trong Word các bạn nhé
Trình kiểm tra tài liệu (The Document Inspector)
Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, một số thông tin cá nhân nhất định có thể tự động được thêm vào tệp, chẳng hạn như thông tin về tác giả của tài liệu. Bạn có thể sử dụng Document Inspector (Trình kiểm tra tài liệu) để loại bỏ loại thông tin này trước khi chia sẻ tài liệu với người khác.
Vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, nên bạn nên sử dụng Save As để tạo bản sao lưu tài liệu của mình trước khi sử dụng Document Inspector
Để sử dụng Trình kiểm tra tài liệu:
Bấm vào tab File để chuyển đến cửa sổ Backstage view
Từ ngăn Info (Thông tin), bấm Check for Issues (Kiểm tra Sự cố), sau đó chọn InspectDocument (Kiểm tra Tài liệu) từ menu thả xuống.
Document Inspector sẽ xuất hiện. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp vào Inspect (Kiểm tra). Trong ví dụ của chúng mình, chúng mình sẽ để mọi thứ được chọn.
Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than cho bất kỳ danh mục nào mà nó tìm thấy dữ liệu nhạy cảm tiềm ẩn và nó cũng sẽ có nút Remove All (Xóa tất cả) cho từng danh mục này. Nhấp vào Remove All (Xóa tất cả) để xóa dữ liệu.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng).
Bảo vệ tài liệu của bạn
Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu của bạn sẽ có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung của nó trừ khi bạn bảo vệ nó. Có một số cách để bảo vệ tài liệu, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Để bảo vệ tài liệu của bạn:
Bấm vào tab File để mơ cửa sổ Backstage view
Từ ngăn Info (Thông tin), bấm vào lệnh Protect Document (Bảo vệ Tài liệu).
Trong menu thả xuống, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Mark as Final. Đánh dấu tài liệu của bạn là cuối cùng là một cách tốt để không khuyến khích người khác chỉnh sửa tệp, trong khi các tùy chọn khác cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn nếu bạn cần.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc bạn lưu. Bấm OK.
Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Bấm OK.
Tài liệu sẽ được marked as final (đánh dấu là cuối cùng). Bất cứ khi nào người khác mở tệp, một thanh sẽ xuất hiện ở trên cùng để ngăn họ chỉnh sửa tài liệu.
Việc đánh dấu một tài liệu là cuối cùng sẽ không thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu đó vì họ chỉ có thể chọn Edit Anyway (Chỉnh sửa Dù sao). Nếu bạn muốn ngăn mọi người chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access (Hạn chế Quyền truy cập) để thay thế.
