Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel là khả năng tạo công thức. Bạn có thể sử dụng các công thức để tính toán các giá trị mới, phân tích dữ liệu và hơn thế nữa. Nhưng công thức cũng có một nhược điểm: Nếu bạn mắc một lỗi nhỏ khi nhập công thức, nó có thể cho kết quả không chính xác.
Vấn đề có thể trở nên tồi tệ hơn khi bảng tính của bạn sẽ không phải lúc nào cũng cho bạn biết nếu một công thức sai. Nó thường sẽ tiếp tục chạy các phép tính và đưa ra câu trả lời sai cho bạn. Vì vậy bạn phải kiểm tra kỹ các công thức của mình bất cứ khi nào bạn tạo chúng.
Dưới đây chúng mình đã tổng hợp một danh sách các mẹo mà bạn có thể sử dụng để giúp kiểm tra độ chính xác của các công thức. Những mẹo này sẽ không giúp bạn giải quyết mọi vấn đề bạn gặp phải, nhưng chúng sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để xác định nhiều lỗi phổ biến.
Kiểm tra các tham chiếu
Hầu hết các công thức sử dụng ít nhất một tham chiếu ô. Khi bạn bấm đúp vào một công thức, nó sẽ đánh dấu tất cả các ô được tham chiếu. Sau đó, bạn có thể kiểm tra lại từng cái để đảm bảo không có sai sót nào trong việc lựa chọn ô tham chiếu.
Kiểm tra thứ tự
Một sai lầm phổ biến là sử dụng các tham chiếu ô đúng, nhưng không đúng thứ tự. Ví dụ, nếu bạn muốn trừ C2 khỏi C3, công thức phải là = C3-C2, không phải = C2-C3.
Chia nhỏ công thức
Nếu một công thức quá phức tạp để kiểm tra, hãy thử chia nó thành nhiều công thức nhỏ hơn. Bằng cách này, bạn có thể kiểm tra độ chính xác của từng công thức và nếu có bất kỳ vấn đề nào, bạn sẽ biết chính xác vị trí của chúng.
Ước tính công thức
Bạn có thể sử dụng kinh nghiệm của chính mình, kỹ năng tư duy phản biện và logic thông thường để ước tính câu trả lời nên là gì. Nếu Excel cung cấp cho bạn giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn nhiều so với mong đợi, có thể có vấn đề với công thức của bạn (hoặc với các giá trị trong ô).
Ví dụ: nếu bạn đang tính tổng giá của 8 mặt hàng là 98 xu mỗi mặt hàng, thì câu trả lời phải nhỏ hơn 8 đô la một chút. Trong ví dụ dưới đây, công thức tính toán câu trả lời là $ 784,00, điều này không chính xác. Đó là bởi vì giá trong A2 được nhập là 98, và đáng ra giá này phải là 0,98. Như bạn thấy, ngay cả những chi tiết nhỏ nhất cũng có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn.
Lưu ý rằng mẹo này không phải lúc nào cũng hoạt động. Trong một số trường hợp, câu trả lời sai có thể khá gần với câu trả lời đúng. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, nó có thể giúp bạn nhanh chóng phát hiện ra vấn đề trong công thức của mình.
Kiểm tra các đối số
Nếu bạn đang sử dụng một hàm, hãy đảm bảo bao gồm mỗi đối số bắt buộc. Một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện khi bạn nhập hàm để cho bạn biết những đối số nào là cần thiết.
Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi bạn đang cố gắng sửa một hàm hoạt động không chính xác. Ví dụ, hãy xem chức năng bên dưới:
Trong ví dụ trên, hàm NETWORKDAYS trả về lỗi. Nếu chúng ta nhập hàm NETWORKDAYS vào một ô mới, lý do sẽ rõ ràng:
Hàm NETWORKDAYS yêu cầu ít nhất hai đối số — một ngày bắt đầu và một ngày kết thúc. Hàm ban đầu của chúng tôi chỉ có một đối số, vì vậy chúng tôi sẽ chỉnh sửa hàm của mình để bao gồm cả hai đối số:
Bây giờ hàm của chúng ta đã hoạt động chính xác.
Xem qua thứ tự hoạt động
Hãy nhớ thứ tự của các hoạt động từ lớp toán học? Nếu không (hoặc nếu bạn muốn nhớ) bạn có thể xem bài học về Công thức phức tạp của chúng mình. Bảng tính của bạn sẽ luôn sử dụng thứ tự này, có nghĩa là nó không chỉ tính toán một công thức từ trái sang phải. Trong ví dụ dưới đây, phép nhân được tính trước, điều này không như chúng mình muốn. Chúng mình có thể sửa công thức này bằng cách đặt D2 + D3 trong dấu ngoặc đơn.
=D2+D3*0.75 sẽ cho ra kết quả không như ý
=(D2+D3)*0.75 chỉ cần thêm dấu ngoặc đơn để phép tính cộng trong ngoặc đơn được ưu tiên.
Chuyển sang chế độ xem công thức
Nếu bạn có nhiều công thức và hàm trong bảng tính của mình, bạn có thể muốn chuyển sang chế độ xem công thức để xem tất cả chúng cùng một lúc. Chỉ cần giữ phím Ctrl và nhấn phím `(trọng âm) ngay bên dưới phím ESC. Phím trọng âm thường nằm ở góc trên bên trái của bàn phím. Nhấn Ctrl + ` một lần nữa để chuyển về chế độ xem bình thường.
Hãy nhớ rằng, phải luyện tập rất nhiều để thành thạo việc viết các công thức. Ngay cả những người dùng bảng tính có kinh nghiệm nhất cũng gặp phải lỗi công thức. Nếu công thức của bạn không hoạt động hoặc tạo ra một giá trị không chính xác, đừng hoảng sợ bởi vì có thể có một lý do đơn giản khiến công thức của bạn bị lỗi — một khi bạn tìm thấy nó, bạn sẽ có thể làm cho công thức của mình hoạt động chính xác.
