Không có phụ nữ xấu, chỉ có người phụ nữ không biết làm đẹp. Bảng tính Excel cũng vậy không có bảng tính xấu chỉ có người trình bày không đẹp mà thôi. Thật vậy bảng tính Excel có đẹp hay không là ở tay của người soạn thảo, những dữ liệu trong bảng tính là vật vô hồn nhưng chúng ta có thể định dạng cho chúng để trở nên lung linh đẹp hơn. Nếu đã nhàm chán với các công thức, hàm trong Excel thì hôm nay bạn hãy cùng học TV tìm hiểu về 1 chủ đề hoàn toàn mới đó là làm đẹp cho bảng tính với định dạng số (Number Formats) . Trong bài học excel này chúng ta cùng tìm hiểu về các định dạng số Number Formats cũn như quá trình định dạng dữ liệu với Number Formats trong Excel các bạn nhé!
1. Tại sao sử dụng các định dạng số?
Định dạng số không chỉ giúp bảng tính của bạn dễ đọc hơn mà còn giúp bạn dễ sử dụng hơn. Khi bạn áp dụng một định dạng số, bạn đang cho bảng tính của mình biết chính xác loại giá trị nào được lưu trữ trong một ô. Ví dụ: định dạng ngày tháng cho bảng tính biết rằng bạn đang nhập các ngày lịch cụ thể. Điều này cho phép bảng tính hiểu rõ hơn dữ liệu của bạn, điều này có thể giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn vẫn nhất quán và các công thức của bạn được tính toán chính xác.
Nếu bạn không cần sử dụng định dạng số cụ thể, bảng tính thường sẽ áp dụng định dạng số chung theo mặc định. Tuy nhiên, định dạng chung có thể áp dụng một số thay đổi định dạng nhỏ cho dữ liệu của bạn.
2. Các kiểu định dạng số trong Excel
Về cơ bản thì Excel hỗ trợ chúng ta những kiểu định dạng số dưới đây:
- Định dạng chung (General)
- Định dạng chữ số(Number)
- Định dạng chữ (Text)
- Định dạng tiền tệ (Currency)
- Định dạng phần trăm (Percentage)
- Định dạng trong kế toán (Accounting)
- Định dạng số trong khoa học (Scientific)
- Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)
Tùy vào từng kiểu dữ liệu mà người dùng sẽ thu được kết quả hiển thị khác nhau. Mặc định khi bạn gõ bất kỳ cái gì vào 1 ô thì Excel sẽ luôn định dạng dữ liệu bạn gõ theo kiểu General. Ví dụ bạn có gõ vào 1 con số thì Excel cũng sẽ vẫn hiển thị kiểu dữ liệu là General.
Tuy nhiên Excel hỗ trợ rất nhiều kiểu định dạng mà bạn có định dạng ngay cho ô đó bằng cách bấm vào mũi tên xổ xuống cạnh General và chọn nhanh kiểu dữ liệu như trong hình minh hoạ.
Chúng ta có thể thấy được, cùng 1 dữ liệu – con số 12345 , với mỗi kiểu định dạng chúng ta sẽ thấy con số này được thể hiện khác đi.
3. Áp dụng các định dạng số
Cũng giống như các kiểu định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu phông chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn các ô và sau đó chọn tùy chọn định dạng mong muốn. Mọi chương trình bảng tính đều cho phép bạn thêm định dạng số, nhưng quy trình sẽ khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng bạn đang sử dụng:
Đối với Microsoft Excel 2007-2019, hãy chuyển đến tab Home, nhấp vào trình đơn thả xuống Number Format (Định dạng Số) trong Nhóm Number và chọn định dạng mong muốn. Bạn cũng có thể nhấp vào một trong các lệnh định dạng số nhanh bên dưới trình đơn thả xuống.
Đối với Excel 2003 trở về trước, hãy đi tới Format (Định dạng) => Cell (Ô).
Đối với Google Trang tính, hãy nhấp vào nút More Formats (Thêm Định dạng) gần bên trái của thanh công cụ — nút này sẽ giống như các số 123. Ở bên trái của lệnh, bạn cũng có thể nhấp vào lệnh Currency (Đơn vị tiền) tệ hoặc Currency (Phần trăm) để nhanh chóng áp dụng các định dạng đó.
Đối với hầu hết các phiên bản Microsoft Excel, bạn cũng có thể chọn các ô mong muốn và nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím của mình để truy cập các tùy chọn định dạng số khác.
Trong ví dụ này, chúng mình đã áp dụng định dạng Số - Currency (tiền tệ), định dạng này thêm các ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị hai chữ số thập phân cho bất kỳ giá trị số nào.
Nếu bạn chọn bất kỳ ô nào có định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực của ô đó trong thanh công thức (formula bar). Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và các phép tính khác.
Cũng giống như các loại định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu chữ, cỡ chữ bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn ô và chọn nhấn vào tuỳ chọn định dạng mong muốn. Có nhiều cách chính để chọn một định dạng số:
3.1 Sử dụng Number Format trên thanh Ribbon
Sử dụng thanh Ribbon => tab Home (Trang chủ), nhấp vào trình đơn thả xuống Number Format (Định dạng số) trong nhóm Number và chọn định dạng mong muốn.
Bạn có thể nhấp vào một trong các lệnh định dạng số nhanh dưới trình đơn thả xuốngĐịnh dạng số Number Formats trong Excel 4
3.2 Sử dụng hộp thoại Number Format
Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các ô mong muốn và nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím để truy cập vào các tùy chọn định dạng số khác.
Cửa sổ Format Cells sẽ hiện ra
Trong ví dụ này, chúng mình đã áp dụng Currency number format (định dạng số tiền tệ) để thêm ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị hai vị trí thập phân cho bất kỳ giá trị số nào.
Nếu chọn bất kỳ ô nào có định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực của ô trong thanh công thức (formula bar). Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và các tính toán khác.
3.3 Sử dụng thông qua Menu chuột phải
Chọn ô hoặc nhiều ô cần định dạng sau đó nhấn chuột phải và chọn Format Cells
4. Sử dụng đúng định dạng số
Định dạng số còn nhiều thứ hơn là chọn ô và áp dụng định dạng. Bảng tính thực sự có thể áp dụng nhiều định dạng số tự động dựa trên cách bạn nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần nhập dữ liệu theo cách mà chương trình có thể hiểu được và sau đó đảm bảo rằng các ô đó đang sử dụng định dạng số thích hợp. Ví dụ: hình ảnh dưới đây cho thấy cách sử dụng các định dạng số một cách chính xác cho Date (ngày), Percent (phần trăm) và Time (thời gian):
Bây giờ bạn đã biết cơ bản về cách các định dạng số hoạt động rồi phải không nào, tiếp theo chúng ta sẽ xem qua một số định dạng số khác nhau.
4.1 Định dạng phần trăm (Percentage formats)
Một trong những định dạng số hữu ích nhất là định dạng phần trăm (%). Nó hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, chẳng hạn như 10% hoặc 55%. Định dạng này đặc biệt hữu ích khi tính toán như VAT mua hàng hoặc tiền lãi. Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số, định dạng số phần trăm sẽ được áp dụng tự động cho ô đó
Về lý thuyết toán học, tỷ lệ phần trăm cũng có thể được viết như một số thập phân. Vì vậy, 15% tương đương 0,15; 7,5% là 0,075; 20% là 0,20; 55% là 0,55 ...
Định dạng phần trăm rất hữu ích trong 1 số trường hợp. Ví dụ như tính hoa hồng dưới đây. Nếu không định dạng đúng tỉ lệ kết quả tính sẽ sai số di rất nhiều.
Như bạn thấy, phép tính toán trong bảng tính giữa các định dạng khác nhau hoạt động không giống nhau. Nếu không có định dạng số phần trăm, bảng tính nghĩ rằng chúng ta muốn nhân $500 cho 5, không phải là 5%.
4.2 Định dạng ngày (Date formats)
Bất cứ khi nào làm việc với ngày tháng, bạn sẽ cần sử dụng định dạng ngày để cho bảng tính biết bạn đang đề cập đến các ngày tháng lịch cụ thể, chẳng hạn như ngày 15 tháng 5 năm 1989. Định dạng ngày cũng cho phép bạn làm việc với một bộ hàm xử lý kiểu ngày (Date functions) sử dụng thông tin thời gian và ngày để tính toán câu trả lời.
Bảng tính không hiểu thông tin theo cùng cách với con người. Ví dụ: nếu bạn nhập tháng 5 vào ô, bảng tính sẽ không biết bạn đang nhập một ngày mà nó chỉ nhận biết như bạn đang nhập 1 kiểu dữ liệu chung chung. Vì vậy thay vào đó, khi nhập một ngày, bạn sẽ cần sử dụng định dạng cụ thể mà bảng tính Excel của bạn hiểu, chẳng hạn như tháng/ngày/năm (hoặc ngày/tháng/năm tùy thuộc vào quốc gia bạn đang ở).
Ví dụ để nhập ngày 15 tháng 10 năm 1998 chúng ta sẽ nhập vào 10/15/1998 vì chúng ta đang sử dụng ngôn ngữ và quốc gia là tiếng Anh vì vậy Excel sẽ hiểu theo định dạng tháng/ngày/năm. Bảng tính sẽ tự động áp dụng định dạng số ngày cho ô đó
Bây giờ, chúng ta có ngày được định dạng đúng, chúng ta có thể làm nhiều điều khác với dữ liệu này. Ví dụ như tạo ra ngày mới dựa trên ngày cũ bằng chức năng auto fill
Nếu định dạng ngày không được áp dụng tự động, điều đó có nghĩa là dữ liệu bạn nhập bảng tính không hiểu. Ví dụ dưới đây thay vì muốn nhập ngày 15 tháng 5 năm 2020 chúng ta nhập May 15 2020. Có thể dễ dàng thấy rằng ô chúng ta nhập Excel vẫn coi nó là định dạng Chung (General)
Mặt khác nếu chúng ta không nhập năm Excel sẽ tự động lấy năm hiện tại. Và có nhiều kiểu nhập ngày tháng khác mà Excel hiểu ví dụ nhập May 15, 15 May 2020 ... Excel đều hiểu đó là ngày 15 tháng 5 năm 2020
Bạn hãy thử nhập các ngày bên dưới vào bảng tính và xem liệu định dạng ngày có được áp dụng tự động hay không:
- 10/10
- Tháng Năm
- Ngày 15 tháng 10
- Tháng 5 năm 2016
- 10/12/2015
- Ngày 12 tháng 12 năm 2012
- Năm 2002
- Ngày 12 tháng 10
Các tùy chọn định dạng ngày khác
Để truy cập các tùy chọn định dạng ngày khác, hãy chọn menu thả xuống Number Format và chọn More Number Formats. Đây là những lựa chọn hiển thị ngày khác nhau, như bao gồm cả ngày trong tuần hoặc bỏ qua năm.
Hộp thoại Format Cells sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày mong muốn.
Như bạn có thể thấy trong thanh công thức, định dạng ngày thực tế không thay đổi mà nó chỉ thay đổi cách hiển thị.
5. Mẹo về định dạng số
Dưới đây là một số mẹo để để sử dụng định dạng số một cách nhanh chóng hiệu quả nhất.
Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột: Nếu bạn định sử dụng mỗi cột cho một loại dữ liệu nhất định, ví dụ như ngày hoặc tỷ lệ phần trăm, hoặc tiền tệ bạn có thể thấy đơn giản nhất để chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào cột chữ cái và áp dụng định dạng số bạn muốn. Bằng cách này, bất kỳ dữ liệu nào bạn thêm vào cột đó trong tương lai sẽ có định dạng số chính xác. Lưu ý rằng hàng tiêu đề thường sẽ không bị ảnh hưởng bởi định dạng số.
Kiểm tra lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số: Nếu áp dụng định dạng số cho dữ liệu hiện có, bạn có thể có kết quả không mong muốn. Ví dụ, việc áp dụng tỷ lệ phần trăm (%) định dạng cho một ô có giá trị là 5 sẽ cho bạn 500%, không phải là 5%. Trong trường hợp này, bạn cần phải nhập lại giá trị một cách chính xác trong mỗi ô
Nếu bạn tham chiếu một ô với định dạng số trong một công thức, bảng tính có thể tự động áp dụng cùng định dạng số cho ô mới. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một giá trị với định dạng tiền tệ trong một công thức, giá trị đã tính cũng sẽ sử dụng định dạng số tiền tệ.
Nếu muốn dữ liệu xuất hiện chính xác như đã nhập, bạn sẽ phải sử dụng định dạng số văn bản. Định dạng này đặc biệt tốt cho những con số mà bạn không muốn thực hiện tính toán, chẳng hạn như số điện thoại, mã zip hoặc số bắt đầu bằng 0, như 0990. Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể áp dụng định dạng số Text trước khi nhập dữ liệu vào các ô này.
5.1 Tăng và giảm số chữ số sau dấy phẩy
Lệnh Increase Decimal (Tăng số chữ số sau dấy phẩy) và Decrease Decimal (Giảm số chữ số sau dấy phẩy) cho phép bạn kiểm soát vị trí thập phân được hiển thị trong một ô. Các lệnh này không làm thay đổi giá trị của ô; thay vào đó, chúng hiển thị giá trị cho một tập hợp số thập phân.
Decrease Decimal (Giảm số chữ số sau dấy phẩy) sẽ hiển thị giá trị được làm tròn đến vị trí thập phân đó nhưng giá trị thực tế trong ô sẽ vẫn được hiển thị trong thanh công thức.
Lệnh Increase/Decrease Decimal (Tăng/giảm số chữ số sau dấy phẩy) không hoạt động với một số định dạng số, như Date (ngày tháng) và Fraction (phân số).
6. Kết lại
Bất cứ khi nào nhập liệu hay xử lý dữ liệu trong bảng tính Excel bạn cần nhớ 1 điều đó là phải định dạng dữ liệu cho đúng để tránh các lỗi phát sinh khi thực hiện tính toán xử lý bảng tính sau này. Bài học định dạng số trong Excel đến đây là hết . Chúc các bạn học vui vẻ.
