Hàm LOOKUP trong Excel

LOOKUP trong Excel là một trong các hàm tra cứu và tham chiếu được sử dụng khá phổ biến. Thế nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách sử dụng hàm LOOKUP. Trong bài học này chúng ta sẽ đi tìm hiểu về Hàm LOOKUP trong Excel và cach sử dụng nó nhé.

1. Hàm LOOKUP trong Excel

Hàm Lookup trong Excel thường được sử dụng để tìm 1 giá trị trong 1 cột hoặc 1 hàng và trả về giá trị ở vị trí tương ứng trong hàng hoặc cột chứa giá trị cần trả về. 

Có 2 Dạng sử dụng hàm Lookup đó là dạng

• Vector 
• Mảng

Dạng Vector hàm Lookup dùng để tìm 1 giá trị trong phạm vi gồm 1 hàng hoặc 1 cột, và trả về giá trị từ cùng vị trí đó trong phạm vi thứ 2 gồm 1 hàng hoặc 1 cột. Dạng Vector này sẽ dùng khi muốn xác định phạm vi chứa các giá trị muốn so sánh, hoặc khi phạm vi cần tìm gồm nhiều giá trị hoặc các giá trị có thể thay đổi. Vector chứa giá trị tìm kiếm cần phải được sắp xếp

Dạng Mảng để tìm kiếm giá trị đã chỉ định trong cột hoặc hàng thứ nhất của mảng, rồi trả về giá trị từ cùng vị trí đó trong cột hoặc hàng cuối cùng của mảng. Dạng mảng sử dụng khi phạm vi tìm kiếm ít giá trị, giá trị giữ nguyên và phải được sắp xếp.

Trong thực tế dạng mảng của Lookup không được khuyến khích dùng do tính hạn chế của nó. Trong trường hợp muốn tìm kiếm dạng mảng lời khuyên là sử dụng  VLOOKUP hoặc HLOOKUP

2. Sử dụng hàm LOOKUP kiểu Vector trong Excel

Cú pháp sử dụng hàm LOOKUP kiểu Vector trong Excel

Khi sử dụng hàm Lookup, Vector được hiểu là 1 hàng hay 1 cột trong Excel. Cú pháp của hàm Lookup đơn giản như sau:

=LOOKUP(,,[vector chứa kết quả trả về])

Hoặc

=LOOKUP(,,[hàng hoặc cột chứa giá trị trả về tương ứng)

Trong đó:

• : Bắt buộc, chứa giá trị bạn đang cần tìm kiếm, có thể là dạng số, dạng text, dạng đúng / sai hoặc tham chiếu đến ô chưa giá trị cần tìm kiếm.
• :Bắt buộc: 1 dòng hoặc 1 cột chứa giá trị cần tìm kiếm và đặc biệt cần lưu ý phải sắp xếp dữ liệu từ bé đến lớn hoặc ngược lại lớn đến bé nếu không kết quả trả về sẽ sai  hoặc báo lỗi
• [ vector chứa kết quả trả về ] (không bắt buộc): 1 dòng hoặc 1 cột chứa giá trị trả về. Vector này cần có kích thước giống như kích thước của vector chứa giá trị cần tìm kiếm, nếu không có vector này, thì vector chứa giá trị cần tìm kiếm sẽ được dùng để thay thế.

Ví dụ minh họa LOOKUP kiểu Vector trong Excel

Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cú pháp phía trên của hàm Lookup trong Excel

Nhập bảng sau vào file Excel của bạn sau đó chúng ta sẽ học cách sử dụng hàm LOOKUP 

Nhìn vào bảng trên yêu cầu chúng ta tìm kiếm và trả về giá của Cá trong bảng. 

Trước khi tính toán chúng ta cần sắp xếp vector chứa giá trị cần tìm kiếm theo thứ tự. Ở đây là cột  A nên nên chúng ta sắp xếp cột A từ bé đến lớn.

1. Chúng ta sử dụng công thức sau:
2. =LOOKUP(E3,A2:A6,B2:B6)
3. Trong đó
   1. E3 chứa "Cá" là ô chứa giá trị tìm kiếm
   2. A2:A6  chính là vector chứa giá trị cần tìm kiếm
   3. B2:B6 là vector chứa kết quả trả về 
4. Nhấn Enter trên bàn phím chúng ta thu được kết quả:

Chúng ta có thể áp dụng Data Validation để kiểm tra thêm 1 số mặt hàng khác.

1. Nhấn vào ô muốn tạo Data Validation 
2. Trên thanh Ribbon chọn Data => Data Validation
3. Hộp thoại Data Validation xuất hiện. Trong tab Setting phần Allow chọn List sau đó click vào mũi tên nhỏ ở phần Source
4. Một cửa sổ khác xuất hiện để chúng ta chọn nhanh dải dữ liệu, kéo chọn vùng dữ liệu A2:A6 sau đó nhấn Enter
5. Chúng ta sẽ được đưa trở về cửa sổ Data Validation kiểm tra lại thông tin sau đó nhấn OK
6. Một List được tạo ra , click vào mũi tên xổ xuống để chọn nhanh dữ liệu và kiểm tra kết quả

Lưu ý khi sử dụng hàm LOOKUP trong Excel dạng Vector

• Vector chứa giá trị cần tra cứu cần được sắp xếp theo thứ tự từ điển (A đến Z) hoặc sắp xếp từ nhỏ tới lớn, nếu không công thức Lookup sẽ bị lỗi hoặc kết quả sẽ bị sai. Nếu trong trường hợp nào đó bạn không thể sắp xếp dữ liệu mà vẫn cần tra cứu, hãy sử dụng hàm Index kết hợp với Match
• Vector chứa giá trị cần tra cứu và vector kết quả là hàng hoặc cột có kích thước giống nhau
• Hàm Lookup trong Excel không phân biệt chữ hoa và chữ thường khi tra cứu
• Hàm Lookup sử dụng chế độ tìm kiếm gần đúng, nếu không tìm thấy giá trị đúng 100% như giá trị đang cần tìm kiếm, nó sẽ tìm đến giá trị X lớn nhất trong vector chứa giá trị tìm kiếm với điều kiện X nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm kiếm. Ví dụ: Nếu bạn tìm giá trị 5 mà 5 không được tìm thấy, Lookup sẽ tìm tiếp giá trị 4, nếu 4 không được tìm thấy, Lookup sẽ tìm kiếm các giá trị nhỏ hơn tiếp theo.
• Nếu giá trị tìm kiếm nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong vector chứa giá trị tìm kiếm, hàm Lookup sẽ trả về lỗi #N/A

3. Sử dụng hàm LOOKUP kiểu Mảng trong Excel

Hàm Lookup theo kiểu mảng sẽ tìm kiếm giá trị ở cột đầu tiên trong mảng và trả về giá trị ở vị trí tương ứng trong cột cuối cùng của mảng đó.

Cú pháp:

=LOOKUP(,)

Trong đó:

• Bắt buộc: Giá trị tìm kiếm trong mảng
• Bắt buộc: Mảng chưa giá trị cần tìm kiếm và giá trị trả về. Giá trị trong mảng cần được sắp xếp theo thứ tự tăng dần

Lưu ý khi sử dụng LOOKUP dạng mảng

• Nếu mảng dùng để tìm kiếm có số dòng lớn hơn hoặc bằng số cột (như ảnh phía trên) thì hàm Lookup sẽ tra cứu theo cột
• Nếu mảng dùng để tìm kiếm có số dòng nhỏ hơn số cột, thì hàm Lookup sẽ tra cứu theo dòng
• Nếu giá trị cần tìm không được tìm thấy, Lookup sẽ dùng giá trị lớn nhất trong mảng mà nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm
• Nếu giá trị cần tìm nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong hàng đầu tiên hoặc cột đầu tiên của mảng, lỗi #N/A sẽ được trả về
• Học TV không khuyên dùng hàm Lookup ở dạng mảng này. Bạn hãy sử dụng hàm VLOOKUP hoặc HLOOKUP như đã nói ở trên

4. Ứng dụng của hàm LOOKUP trong Excel

Tìm giá trị trong ô cuối cùng chứa dữ liệu của 1 cột.

Nếu dữ liệu của bạn thay đổi thường xuyên và bạn cần tham chiếu tới giá trị cuối cùng trong 1 cột ở bảng dữ liệu đó, đây là trường hợp mà hàm LOOKUP dạng vector sẽ toả sáng dựa vào đặc tính logic của Lookup là nếu không tìm thấy giá trị sẽ chuyển sang kiểu tìm kiếm gần đúng 

Ví dụ: Tìm giá trị trong ô cuối cùng có chứa dữ liệu ở cột A:

Ta sử dụng công thức sau

=LOOKUP(5,1/(A:A<>""), A:A)

Kết quả như sau:

Phân tích công thức:

• Phần (A:A<>"") sẽ so sánh mỗi ô trong cột A với chuỗi rỗng "" Sự so sánh này có kết quả là TRUE nếu ô không rỗng và ngược là là FALSE nếu ô rỗng. Trong hình trên, kết quả sẽ như sau: {TRUE; TRUE; TRUE; TRUE; TRUE;FALSE; …}
• Tiếp theo 1/(A:A<>"") sẽ cho chúng ta kết quả là {1;1;1;1;1;#DIV/0;…}
• Số 5 hay số bất dương bất kỳ đưa vào chỉ để làm điều kiện thoát cho Lookup vì nó chắc chắn sẽ không được tìm thấy trong mảng kết quả của 1/(A:A<>””), vì logic của Lookup là nếu không tìm thấy giá trị sẽ chuyển sang kiểu tìm kiếm gần đúng và kiểu tìm kiếm gần đùng này sẽ lấy giá trị cuối cùng trong các số 1 ở ví dụ trên, tương ứng với vị trí số 1 này ở vector kết quả trả về sẽ là giá trị ở trong ô dữ liệu cuối cùng của cột A

=> Nếu bạn muốn lấy dòng cuối cùng có chứa dữ liệu trong 1 cột với hàm Lookup, công thức rất đơn giản sẽ là:

=LOOKUP(5,1/(A:A<>""), ROW(A:A))

Tìm giá trị trong ô cuối cùng chứa dữ liệu của 1 hàng

Cũng với logic như trên, công thức để tìm kiếm giá trị ô cuối cùng chưa dữ liệu trong hàng 1 như sau

=LOOKUP(5,1/(1:1<>""),1:1)

Để tìm giá trị của ô cuối cùng chưa dữ liệu trong hàng n, công thức như sau:

=LOOKUP(5,1/(n:n<>""),n:n)

Thay thế hàm IF lồng nhau trong Excel

Một ứng dụng thú vị khác nữa của hàm LOOKUP đó chính là việc thay thế hàm IF lồng nhau trong trường hợp sau đây

B2 = LOOKUP(A7,{"c";"d";"t"},{"Contemporary";"Discontinue";"Temporary"})

C2 = IF(A2="C","Contemporary",IF(A2="D","Discontinue",IF(A2="T","Temporary","")))

Như vậy là qua bài viết này, các bạn đã biết thêm được 1 hàm rất thú vị của Excel và có thể áp dụng linh hoạt trong rất nhiều trường hợp.

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào công việc của mình ngoài việc sử dụng các hàm chúng ta cũng phải biết vận dụng linh hoạt chúng. Hi vọng những kiến thức và ví dụ trên sẽ giúp bạn hiểu và sử dụng hàm LOOKUP trong Excel một cách thành thạo. Chúc các bạn học tốt .