Cách dùng Hàm COUNTIF đếm tần suất xuất hiện trong Excel

Trong các bài trước chúng ta đã được làm quen với cách đếm ô bằng COUNT, COUNTA trong Excel rồi phải không nào. Vậy nếu muốn đếm ô nhưng theo điều kiện cụ thể thì làm thế nào? Có thể áp dụng các hàm đếm trên kết hợp với hàm IF thế nhưng chúng mình không khuyến khích điều đó. Đơn giản vì Excel hỗ trợ hàm COUNTIF đếm tần suất xuất hiện của dữ liệu, ô chứa dữ liệu. Trong bài học này chúng ta cùng tìm hiểu về cú pháp và cách sử dụng hàm COUNTIF trong Excel bạn nhé

Cú pháp hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF có cú pháp như sau

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó

• range: Vùng chứa các ô muốn đếm
• criteria: điều kiện bạn muốn thiết lập dưới dạng một số, kí tự hoặc một logic sẽ chỉ định những giá trị nào sẽ được đếm

Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Excel

Dưới đây là cách sử dụng hàm COUNTIF trong Excel thông qua ví dụ minh họa.

COUNTIF với chữ cái và số

Bảng danh sách nhân viên như sau: 

Ví dụ 1: Đếm số lượng nhân viên nữ

Tại ô muốn hiển thị số lượng nhân viên nữ nhập vào công thức sau:

 =COUNTIF(C2:C16,"Nữ")

Công thức trên cho phép chúng ta đếm được các nhân viên là nữ trong bảng

Trong đó

• C2:C16: Vùng muốn đếm
• "Nữ": Điều kiện

Nhấn Enter kết quả cho ra như sau:

Lưu ý: Criteria không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Bởi vậy có nhập Nam hay NAM, nam  thì kết quả cũng như nhau cả thôi

Ví dụ 2: Đếm số lượng nhân viên 25 tuổi

Tại ô muốn hiển thị số lượng nhân viên 25 tuổi nhập vào công thức sau:

 =COUNTIF(D2:D16,25)

Công thức trên cho phép chúng ta đếm được các nhân viên có số tuổi là 25 trong bảng

Trong đó

• D2:D16: Vùng muốn đếm
• 25: Điều kiện tuổi = 25

Nhấn Enter kết quả cho ra như sau:

COUNTIF với những kí tự đại diện (WILDCARD)

Kí tự đại diện (Wildcard) được sử dụng để thay thế các kí tự khác trong ô. Có 3 kí tự đại diện là dấu sao (*), dấu hỏi (?), dấu ngã (~)

Cho bảng tính như sau  cùng xem ví dụ dưới đây

Ví dụ 3: Đếm số lượng nhân viên có họ Trần

Để đếm số lượng nhân viên họ Trần ta sử dụng dấu (*) thay thế cho cụm kí tự. Đối với những người họ Trần, ta sử dụng cú pháp "Trần*" ở vùng điều kiện; hoặc H8&"*" nếu tham chiếu tới ô H8. 

Ta có công thức đếm số nhân viên họ Trần như sau:

=COUNTIF(B2:B16,"Trần*") hoặc =COUNTIF(B2:B16,H8&"*")

Trong đó B2:B16 là vùng muốn đếm còn "Trần*" là điều kiện đếm những người có họ Trần (Tên bắt đầu bằng chữ Trần)

Kết quả như sau:

Ví dụ 4: Đếm số lượng nhân viên có tên là Xuân

Tương tự để đếm nhân viên có tên là Xuân ( Kết thúc bằng Xuân) chúng ta sử dụng công thức sau:

=COUNTIF(B2:B16,"*Xuân") hoặc =COUNTIF(B2:B16,"*"&H11) 

Lưu ý văn bản truyền vào luôn ở trong dấu ngoặc kép "" , truyền theo ô tham chiếu phải kết hợp ký tự &

COUNTIF với phép so sánh lớn nhỏ bằng (> < =)

Đối với việc đếm sử dụng điều kiện là các phép so sánh lớn hơn (>), nhỏ hơn (<) hoặc bằng (=), có hai kiểu đặt điều kiện thường được sử dụng luân phiên nhau đó là điều kiện trực tiếp và điều kiện tham chiếu.

• Với điều kiện trực tiếp ta đặt toàn bộ trong dấu nháy kép như sau: ">=22" với >= là phép so sánh, 22 là giá trị số được so sánh.
• Với điều kiện tham chiếu ta đặt phép so sánh trong dấu nháy kép, kết hợp cùng kí tự &: ">="&H5 với >= là phép so sánh, H5 là ô được tham chiếu tới.

Ví dụ 5: Đếm số người từ 22 tuổi trở lên

Vậy chúng ta có công thức đếm số người từ 22 tuổi trở lên như sau:

• =COUNTIF(D2:D16,">=22") sử dụng điều kiện trực tiếp
• =COUNTIF(D2:D16,">="&H5) sử dụng điều kiện tham chiếu ô

Kết quả giống nhau dù bạn sử dụng cách nào đi nữa

Qua 5 ví dụ trên, chắc hẳn các bạn đã bắt đầu hiểu rõ hơn về hàm COUNTIF rồi phải không? Giờ chúng ta tìm hiểu ứng dụng của hàm này một chút với ví dụ cuối cùng nhé.

Ứng dụng hàm COUNTIF lọc giá trị trùng lặp

Xét bảng sau yêu cầu lọc ra các nhân viên bị trùng lặp

Gợi ý đơn giản bạn chỉ cần tạo 1 ô Đếm, sau đó sử dụng hàm COUNIF để đếm số lần xuất hiện của từng nhân viên theo điều kiện tên nhân viên đó. Nếu kết quả đếm thu được >1 thì bị trùng. Sau đó chúng ta sắp xếp và loại bỏ đi các dòng trùng.

Ví dụ bảng này chúng ta áp dụng công thức sau

=COUNTIF(B2:B21,B2)

Sau đó dùng Fill Handle để copy công thức cho các ô còn lại.

Tổng kết

Hàm COUNTIF trong Excel có khá nhiều ứng dứng thực tế, trên đây chỉ là những ví dụ cơ bản nhất của COUNTIF còn rất nhiều biến tấu và cách sử dụng khác vì vậy các bạn cần thường xuyên luyện tập nhé. Chúc các bạn học tốt!