Cách dùng hàm IF trong Excel

Hàm IF trong Excel là một trong những hàm phổ biến vào quan trọng nhất. Dùng IF để yêu cầu Excel kiểm tra một hoặc nhiều điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện được đáp ứng hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó không được đáp ứng. Trong bài học này chúng ta sẽ tìm hiểu về cú pháp hàm IF và cách dùng của IF trong Excel nhé các bạn. 

1. Cú pháp hàm IF

Hàm IF trong Excel là một hàm logic cho phép kiểm tra một điều kiện nhất định và trả về một giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là TRUE (Đúng) và sẽ trả về một giá trị khác nếu điều kiện là FALSE (Sai)

Hàm IF có cú pháp như sau:

IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó tham số đầu tiên logical_test là bắt buộc

• logical_test : Là một giá trị hay biểu thức logic có giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). Bắt buộc phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đó là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.
  • Biểu thức logic của bạn có thể là hoặc B1="Táo”, B1<11>15
• [value_if_true] : Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị TRUEhay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn thì sẽ trả về giá trị này. Không bắt buộc phải có.
  • Công thức sau sẽ trả về từ “OK” nếu giá trị ở ô B1 lớn hơn 15: =IF(B1>10, "OK")
• [value_if_false] :là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị FALSEhay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.
  • Công thức sau sẽ trả về từ "OK" nếu giá trị ở ô B1 lớn hơn 15 và ngược lại trả về "NOT OK": =IF(B3>15,"OK","NOT OK")

2. Lưu ý khi sử dụng hàm IF trong Excel

Mặc dù hai tham số cuối cùng trong hàm IF là không bắt buộc nhưng công thức có thể trả về những giá trị không như mong đợi nếu như bạn không nắm vững những quy tắc cơ bản nhất

2.1 Nếu như value_if_true bị bỏ qua

• Nếu value_if_true bị bỏ qua trong công thức IF (ví dụ chỉ có dấu phải sau logical_test), thì hàm IF sẽ trả về kết quả là 0 nếu điều kiện chính được đáp ứng. 
  • Đây là ví dụ:=IF(B3>10,,"NOT OK")
• Nếu bạn không muốn hàm If của mình không hiển thị bất cứ điều gì khi điều kiện thỏa mãn, hãy nhập 2 lần dấu nhấy trong tham số thứ 2 như thế này: =If(B3>10,"","NOT OK"). Về cơ bản, trường hợp này hàm if sẽ trả về chuỗi trống.

2.2 Nếu như value_if_false bị bỏ qua

Nếu bạn không quan tâm đến điều gì sẽ xảy ra nếu điều kiện quy định không được đáp ứng, bạn có thể bỏ qua biến thứ 3 trong công thức hàm IF, điều này sẽ dẫn đến kết quả như sau

Nếu biểu thức logic được cho là FALSE và thông số value_if_false bị bỏ qua (chỉ có một giá trị duy nhất ứng với tham số value_if_false) thì hàm IF sẽ trả về giá trị FALSE. Đây quả là một điều không mong muốn phải không nào?

Đây là một ví dụ cho công thức =IF(B2>10,"OK")

Nếu bạn đặt dấu phẩy sau tham số value_if_true thì hàm IF sẽ trả về giá trị bằng 0, điều này có nghĩa rằng giá trị trả về không tương thích với công thức =IF(B2>10,"OK",).

Lần nữa, lý do thuyết phục nhất để đặt “” trong tham số thứ ba là bạn sẽ nhận giá trị rỗng nếu điều khiện không thỏa mãn =IF(B2>10,"OK","")

2.3 Làm cho hàm IF hiện lên giá trị TRUE hoặc FALSE

Nếu như bạn muốn các công thức Excel có thể hiện lên các giá trị logic như TRUE hoặc FALSE khi một điều kiện nhất định được thỏa mãn thì bạn phải gõ TRUE trong ô tham số value_if_true. Ô value_if_false  có thể điền vào là FALSE hoặc để trống. Đây là một ví dụ cho công thức trên:

=IF(B3>10,TRUE,FALSE)

hoặc

=IF(B3>10,TRUE)

Lưu ý. Nếu như bạn muốn hàm IF trả về giá trị TRUE và FALSE như giá trị logic (Boolean) mà công thức excel khác có thể nhận dạng thì bạn cần đảm bảo rằng không đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Dấu hiệu của một Boolean trong một ô như bạn có thể thấy trong hình minh họa trên.

Nếu bạn muốn giá trị “TRUE” và “FALSE” là ký tự thì hãy đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Trong trường hợp này, giá trị được trả về sẽ nằm bên trái và được định dạng là dạng General. Không có công thức Excel nào nhận dạng “TRUE” và “FALSE” là giá trị logic cả.

2.4 Làm cho hàm IF hiển thị một phép toán và trả về một kết quả

Thay vì trả về một gái trị nhất định thì bạn có thể làm cho công thức hàm IF kiểm tra điều kiện đưa ra, tính toán một công thức toán và trả về giá trị dựa trên kết quả của phép toán đó. Bạn thực hiện điều này bằng cách dử dụng các công thức số học hoặc các hàm khác của Excel trong ô tham số value_if_true và /hoặc value_if_false. Dưới đây là một vài ví dụ điển hình:

=IF(A1>B1, C5*10, C5*5)

Công thức trên so sánh giá trị trong cột A1 và B1, và nếu giá trị trong cột A1 lớn hơn trong cột B1 thì kết quả sẽ là việc nhân giá trị trong ô C5 với C10, còn ngược lại sẽ nhân với 5

 =IF(A1<>B1,SUM(A1:D5),"")

Công thức sẽ so sánh giá trị trong các ô A1 và B1, nếu giá trị trong ô A1 không bằng B1 thì công thức sẽ trả về giá trị là tổng của tất cả các giá trị từ ô A1 tới D5, ngược lại thì sẽ là một chuỗi ký tự rỗng.

3. Cách sử dụng hàm IF trong Excel và Ví dụ minh họa

Bạn đã làm quen với cú pháp của hàm IF, bây giờ chúng ta hãy đi đến tìm hiểu cách sử dụng hàm IF trong Excel nhé

3.1 Hàm IF sử dụng các phép so sánh sô học như lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoặc bằng và khác

Việc sử dụng hàm IF với các giá trị số dựa trên việc sử dụng các toán tử so sánh khác nhau để diễn tả các điều kiện của bạn. Bạn sẽ tìm thấy danh sách đầy đủ các toán tử logic được minh họa bằng các ví dụ về công thức trong bảng dưới đây.

3.2 Hàm IF với các giá trị văn bản

Mặc định khi sử dụng IF không phân biệt chữ hoa chữ thường nhưng nếu muốn chúng ta vẫn có thể sử dụng kết hợp với hàm khác để phân biệt chữ viết này.

VÍ DỤ 1.  Hàm IF không phân biệt chữ hoa chữ thường

Giống như phần lớn các chức năng của Excel, hàm IF được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm IF

Ví dụ, Công thức hàm IF dưới đây trả về giá trị “Có” hoặc “Không” dựa trên trạng thái giao hàng (cột C)

=IF(C2="delivered","Không","Có")

Công thức này nói lên rằng Excel  sẽ trả về “Không” nếu một ô trong cột C bao gồm từ “delivered”, còn ngược lại thì sẽ trả về “Có”. Không quan trọng là bạn gõ từ “delivered” như thế nào trong tham số biểu thức logic “delivered”, “Delivered”, hay “DELIVERED”. Và nó cũng không quan trọng liệu từ “Delivered” được viết hoa hay thường ở trong bảng, như minh họa trong hình dưới đây.

Một cách khác để có được một kết quả chính xác hơn đó là sử dụng phép so sánh “không bằng” và tráo đổi hai tham số value_if_true và value_if_false

=IF(C2<>"delivered","Có","Không")

Ví dụ 2: Hàm IF phân biệt chữ hoa chữ thường

Nếu như bạn muốn tạo một biểu thức logic có phân biệt kiểu chữ hoa hay thường thì cần dùng kết hợp hàm IF với hàm EXACT bằng cách so sánh hai chuỗi giá trị và trả về TRUE nếu 2  chuỗi giống nhau, ngược lại thì trả về FALSE. Mặc dù hàm EXACT có sự phân biệt hoa hay thường nhưng vẫn bỏ qua sự khác biệt về định dạng.

Bạn sử dụng hàm EXACT bằng cách như sau:

=IF(EXACT(C2,"DELIVERED"),"Không","Có")

Biểu thức logic bạn áp dụng và “DELIVERED” là giá trị văn bản in hoa mà bạn phải hiện thị một cách chính xác tương ứng với cột C.

Một cách dễ dàng hơn, bạn cũng có thể dùng cách tham chiếu ô thay vì tham số chứa ký tự thứ hai trong hàm EXACT nếu bạn muốn.

Lưu ý. Khi sử dụng văn bản như một biến trong hàm IF thì hãy nhớ luôn phải đi kèm với dấu ngoặc kép.

Ví dụ 3: Sử dụng hàm IF với văn bản được tham chiếu từng phần

Thông thường để tham chiếu từng phần trong Excel các hàm thường sử dụng ký tự đại diện, ký tự thay thế nhưng hàm IF là 1 ngoại lệ. Rất nhiều hàm trong Excel chấp nhận ký tự đại diện nhưng hàm IF vẫn thích ngoại lệ vì vậy chúng ta phải sử dụng biện pháp khác đó là dùng hàm IF kết hợp với hàm ISNUMBER và SEARCH (không phân biệt chữ hoa chữ thường) hoặc hàm FIND (phân biệt chữ hoa chữ thường).

Ví dụ, nếu việc thực hiện điều kiện Không bắt buộc cho cả hai mục “Delivered” và “Out for delivery” thì công thức sau sẽ hiệu quả:

=IF(ISNUMBER(SEARCH("deliv",C2)), "Không", "Có")

Chúng tôi đã sử dụng hàm SEARCH cho công thức trên vì việc đối chiếu không phân biệt chữ hoa hay thường có vẻ hợp lý hơn với dữ liệu đưa ra. Nếu bạn muốn đối chiếu có phân biệt chữ hoa hay thường thì đơn giản chỉ cần thay thế hàm SEARCH bằng hàm FIND theo cách này:

=IF(ISNUMBER(FIND("deliv",C2)), "Không", "Có")

3.3 Hàm IF với giá trị ngày tháng

Chắc bạn cũng như chúng mình lúc đầu tưởng tượng ra công thức hàm IF đối với ngày tháng giống như đối với số và ký tự chúng ta vừa đề cập. Thế nhưng đáng tiếc là IF trong Excel phụ lòng người. Lại 1 lần nữa IF khác bọt với các hàm khác

Không giống như các hàm khác trong Excel, hàm IF không thể phân biệt được ngày tháng và diễn giải nó ra như một chuỗi ký tự được, điều này giải thích tại sao bạn không thể diễn tả một biểu thức logic đơn giản như >"15/05/1989" hay >15/05/1989.  Không có công thức nào là đúng cả!

Ví dụ 4: Kết hợp hàm IF với DATEVALUE

Để hàm IF có thể nhận dạng được ngày tháng trong một biểu thức logic, bạn phải đặt nó trong hàm DATEVALUE như thế này: DATEVALUE("15/05/1989 "). Công thức hoàn chỉnh có dạng như sau:

=IF(C2"15 05="" 1989<="" strong="">"),"Đã hoàn thành","Đang tới")

Như minh họa của hình bên dưới, công thức hàm IF này đáng giá ngày tháng trong cột C và trả về giá trị “Đã hoàn thành” nếu như trò chơi này diễn tra trước ngày 15 tháng 05 năm 1989, còn ngược lại thì công thức sẽ trả về giá trị “Đang tới ”.

Ví dụ 5: Hàm IF với TODAY()

Với điều kiện điều kiện bạn đưa ra phụ thuộc vào ngày tháng hiện tại, bạn có thể dùng hàm TODAY() trong biểu thức logic. Ví dụ như:

=IF(C2< strong="">,"Đã hoàn thành","Đang tới")

Hàm IF còn có thể hiểu những biểu thức logic phức tạp hơn như ví dụ tiếp theo:

Ví dụ 6: Sử dụng hàm IF với các hàm mở rộng ngày tháng ở quá khứ và tương lai

Giả sử như bạn chỉ muốn đánh dấu trong khoảng hơn 15 ngày tính từ thời điểm hiện tại thì bạn có thể biểu diễn biểu thức logic như sau A5-TODAY()>15. Công thức hoàn chỉnh có dạng:

=IF(A5-TODAY()>15,"Future date","")

Để chỉ ra những ngày đã diễn ra cách đây hơn 15 ngày, bạn có thể dùng công thức sau:

=IF(TODAY()-A5>15, "Past date","")

Nếu bạn muốn có cả hai dấu hiệu trong cùng một cột bạn sẽ cần sử dụng đến hàm IF được lồng ghép như sau:

=IF(A5-TODAY()>15,"Future date",IF(TODAY()-A5>15,"Past date",""))

4. Hàm IF với giá trị và ô trống

Đôi khi bạn muốn đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống nhất định thì bạn cần thực hiện một trong các cách sau:

• Sử dụng kết hợp hàm IF với ISBLANK
• Sử dụng các biểu thức logic =" (bằng ô trống) hoặc <>""(khác ô trống).

Bảng dưới đây sẽ giải thích rõ sự khác biệt giữa hai cách trên và đưa ra ví dụ

Ví dụ dưới đây sẽ biểu diễn biểu thức logic có chứa dữ liệu/ rỗng sẽ như thế nào.

Giả sử như dữ liệu trong cột C chỉ có được sau khi đã có dữ liệu trong cột B tương ứng với game đã diễn ra thì bạn có thể dùng công thức hàm IF sau để đánh dấu những game đã hoàn thành

=IF($C2<>"","Hoàn thành","")

=IF(ISBLANK($C2)=FALSE,"Hoàn thành","")

Vì không có độ dài chuỗi bằng 0 trong bảng nên cả hai công thức đều trả về kết quả như nhau:

Như vậy với bài viết này,  chúng mình đã chia sẻ cho các bạn cách dùng hàm IF trong Excel: Công thức hàm IF cho số, ký tự, dữ liệu và ô trống và một số các ví dụ. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì có thể comment ngay dưới bài viết này để chúng học tv có thể giải quyết mọi thắc mắc của bạn một cách sớm nhất nhé. Chúc các bận học tốt