Biểu đồ (Charts) là một công cụ bạn có thể sử dụng để truyền đạt dữ liệu bằng đồ thị. Chèn biểu đồ trong bản thuyết trình cho phép khán giả của bạn thấy ý nghĩa đằng sau các con số, giúp bạn dễ dàng hình dung so sánh và xu hướng. Dưới đây là cách sử dụng Biểu đồ (Charts) trong PowerPoint một cách khá chi tiết mời bạn đọc đón xem:
Các loại biểu đồ
PowerPoint có một số loại biểu đồ, cho phép bạn chọn biểu đồ phù hợp nhất với dữ liệu của mình. Để sử dụng biểu đồ một cách hiệu quả, bạn sẽ cần hiểu cách sử dụng các biểu đồ khác nhau.
- Biểu đồ cột sử dụng các thanh dọc để biểu diễn dữ liệu. Chúng có thể làm việc với nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chúng thường được sử dụng nhất để so sánh thông tin.
- Biểu đồ đường là lý tưởng để hiển thị xu hướng. Các điểm dữ liệu được kết nối với nhau bằng các đường, giúp bạn dễ dàng xem giá trị đang tăng hay giảm theo thời gian.
- Biểu đồ hình tròn giúp bạn dễ dàng so sánh tỷ lệ. Mỗi giá trị được hiển thị dưới dạng một phần của chiếc bánh, vì vậy, thật dễ dàng để xem giá trị nào tạo nên phần trăm của tổng thể.
- Biểu đồ thanh hoạt động giống như biểu đồ cột, nhưng chúng sử dụng thanh ngang thay vì thanh dọc.
- Biểu đồ khu vực tương tự như biểu đồ đường, ngoại trừ các khu vực dưới đường được điền.
- Biểu đồ bề mặt cho phép bạn hiển thị dữ liệu trên toàn cảnh 3D. Chúng hoạt động tốt nhất với các tập dữ liệu lớn, cho phép bạn xem nhiều loại thông tin cùng một lúc.
Các bộ phận của biểu đồ
Ngoài các loại biểu đồ, bạn sẽ cần hiểu cách đọc biểu đồ. Biểu đồ chứa một số yếu tố hoặc bộ phận có thể giúp bạn diễn giải dữ liệu.
- Tiêu đề biểu đồ
- Tiêu đề phải mô tả rõ ràng những gì biểu đồ đang minh họa.
- Trục đứng
- Trục tung (còn được gọi là trục y) là phần dọc của biểu đồ.
- Ở đây, trục tung đo giá trị của các cột. Trong ví dụ này, giá trị đo lường là tổng doanh số bán hàng của từng thể loại.
- Trục ngang
- Trục hoành (còn được gọi là trục x) là phần nằm ngang của biểu đồ.
- Ở đây, trục hoành xác định các danh mục trong biểu đồ. Trong ví dụ này, mỗi thể loại được đặt trong một nhóm riêng.
- Chuỗi dữ liệu
- Chuỗi dữ liệu bao gồm các điểm dữ liệu liên quan trong biểu đồ. Trong ví dụ này, như chúng ta có thể thấy trong chú giải, các cột màu vàng thể hiện doanh thu thuần trong tháng Hai.
- Chú giải
- Chú giải xác định chuỗi dữ liệu mà mỗi màu trên biểu đồ đại diện.
- Trong ví dụ này, chú giải xác định các tháng khác nhau trong biểu đồ.
Chèn biểu đồ
PowerPoint sử dụng bảng tính làm trình giữ chỗ để nhập dữ liệu biểu đồ, giống như Excel. Quá trình nhập dữ liệu khá đơn giản, nhưng nếu bạn không quen với Excel, bạn có thể muốn xem lại bài học Cơ bản về ô Excel của chúng mình
Để chèn biểu đồ:
Chọn tab Insert (Chèn), sau đó bấm vào lệnh Chart (Biểu đồ) trong nhóm Illustrations (Hình minh họa)
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn một danh mục từ ngăn bên trái và xem lại các charts (biểu đồ) xuất hiện trong ngăn bên phải.
Chọn biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.
Một biểu đồ (chart) và bảng tính (spreadsheet) sẽ xuất hiện. Dữ liệu xuất hiện trong bảng tính là dữ liệu nguồn giữ chỗ mà bạn sẽ thay thế bằng thông tin của riêng bạn. Dữ liệu nguồn được sử dụng để tạo biểu đồ.
Nhập dữ liệu vào trang tính. Để thực hành các bạn hãy nhập dữ liệu sau
| Jan | Feb | March | April | May | June | |
| Classics | $ 1,625 | $ 2,391 | $ 2,025 | $ 1,996 | $ 2,251 | $ 2,073 |
| Romance | $ 2,413 | $ 3,012 | $ 2,394 | $ 2,761 | $ 2,689 | $ 3,202 |
| Sci-Fi Fantasy | $ 3,051 | $ 4,125 | $ 3,008 | $ 3,117 | $ 2,999 | $ 3,317 |
| Mystery | $ 1,009 | $ 1,239 | $ 998 | $ 872 | $ 1,554 | $ 1,187 |
| Young Adult | $ 1,451 | $ 1,982 | $ 1,853 | $ 1,425 | $ 2,068 | $ 2,445 |
Nhập xong trang tính có dạng như hình dưới. Chỉ dữ liệu được bao quanh bởi các đường màu xanh lam mới xuất hiện trong biểu đồ, nhưng vùng này sẽ tự động mở rộng khi bạn tiếp tục nhập.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào X để đóng bảng tính.
Biểu đồ sẽ được hoàn thành.
Bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ bất kỳ lúc nào bằng cách chọn biểu đồ của mình và nhấp vào lệnh Edit Data (Chỉnh sửa dữ liệu) trên tab Design (Thiết kế).
Bạn cũng có thể nhấp vào lệnh Insert Chart (Chèn biểu đồ) trong placeholder (trình giữ chỗ) để chèn biểu đồ mới.
Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel hiện có
Nếu bạn đã có dữ liệu trong tệp Excel hiện có mà bạn muốn sử dụng cho biểu đồ, bạn có thể chuyển dữ liệu bằng cách sao chép và dán nó. Chỉ cần mở bảng tính trong Excel, chọn và sao chép dữ liệu mong muốn và dán nó vào vùng dữ liệu nguồn cho biểu đồ của bạn.
Bạn cũng có thể nhúng biểu đồ Excel hiện có vào bản trình bày PowerPoint của mình. Điều này có thể hữu ích khi bạn biết mình cần cập nhật dữ liệu trong tệp Excel của mình và muốn biểu đồ tự động cập nhật bất cứ khi nào dữ liệu Excel được thay đổi.
Đọc hướng dẫn của chúng tôi về Nhúng Biểu đồ Excel để biết thêm thông tin.
Sửa đổi biểu đồ bằng các công cụ biểu đồ (chart tools)
Có nhiều cách khác để tùy chỉnh và sắp xếp các biểu đồ của bạn. Ví dụ: PowerPoint cho phép bạn thay đổi loại biểu đồ, sắp xếp lại dữ liệu của biểu đồ và thậm chí thay đổi bố cục và kiểu của biểu đồ.
Để thay đổi loại biểu đồ:
Nếu bạn nhận thấy rằng dữ liệu của mình không hoạt động với một biểu đồ nhất định, bạn có thể dễ dàng chuyển sang loại biểu đồ mới. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay đổi biểu đồ của mình từ biểu đồ cột thành biểu đồ đường.
Chọn biểu đồ bạn muốn thay đổi. tab Design sẽ xuất hiện ở bên phải của thanh Ribbon.
Từ tab Design (Thiết kế), bấm vào Lệnh Change Chart Type (Thay đổi Biểu đồ).
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn loại biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.
Loại biểu đồ mới sẽ xuất hiện.
Để chuyển đổi dữ liệu hàng và cột:
Đôi khi bạn có thể muốn thay đổi cách biểu đồ nhóm dữ liệu của mình. Ví dụ: trong biểu đồ bên dưới, dữ liệu bán sách được nhóm theo thể loại, với các dòng cho mỗi tháng. Tuy nhiên, chúng tôi có thể chuyển đổi các hàng và cột để biểu đồ sẽ nhóm dữ liệu theo tháng, với các dòng cho từng thể loại. Trong cả hai trường hợp, biểu đồ chứa cùng một dữ liệu; nó chỉ được tổ chức khác nhau.
Từ tab Design (Thiết kế), chọn lệnh Edit Data (Chỉnh sửa Dữ liệu) trong nhóm Data (Dữ liệu).
Bấm lại vào biểu đồ, sau đó chọn lệnh Switch Row/Column (Chuyển hàng / Cột) trong Data (Nhóm dữ liệu).
Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi. Trong ví dụ của chúng tôi, dữ liệu hiện được nhóm theo tháng, với các dòng cho từng thể loại.
Khi dữ liệu số đã được nhập vào cột đầu tiên của bảng tính, việc chuyển đổi hàng và cột có thể gây ra kết quả không mong muốn. Một giải pháp là nhập dấu nháy đơn trước mỗi số để bảng tính định dạng nó dưới dạng văn bản thay vì giá trị số. Ví dụ: năm 2016 sẽ được nhập là '2016.
Để thay đổi bố cục biểu đồ:
Bố cục biểu đồ được xác định trước cho phép bạn sửa đổi các thành phần biểu đồ bao gồm tiêu đề biểu đồ, chú giải và nhãn dữ liệu để làm cho biểu đồ của bạn dễ đọc hơn.
Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design (Thiết kế) sẽ xuất hiện.
Từ tab Design (Thiết kế), bấm vào Quick Layout (Lệnh Bố cục Nhanh)
Chọn bố cục được xác định trước mong muốn từ menu xuất hiện.
Biểu đồ sẽ cập nhật để phản ánh bố cục mới.
Để thay đổi phần tử biểu đồ (như tiêu đề biểu đồ), hãy nhấp vào phần tử đó và bắt đầu nhập.
Để thay đổi kiểu biểu đồ:
Kiểu biểu đồ cho phép bạn nhanh chóng sửa đổi giao diện của biểu đồ.
Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi. Tab Design (Thiết kế) sẽ xuất hiện.
Tab Design (Thiết kế) sẽ xuất hiện., nhấp vào mũi tên thả xuống More (Thêm) trong Nhóm Chart Styles (kiểu biểu đồ)
Chọn kiểu mong muốn từ menu xuất hiện.
Biểu đồ sẽ xuất hiện theo kiểu đã chọn.
Bạn cũng có thể sử dụng các nút lối tắt định dạng biểu đồ để nhanh chóng thêm các phần tử biểu đồ, thay đổi chart style (kiểu biểu đồ) và lọc (filter) dữ liệu biểu đồ.
