Làm quen với giao diện PowerPoint

PowerPoint là một chương trình trình chiếu cho phép bạn tạo các bản trình chiếu động. Những bản trình bày này có thể bao gồm hoạt ảnh, tường thuật, hình ảnh, video và nhiều hơn thế nữa. Trong bài học này, bạn sẽ tìm hiểu học và làm quen với giao diện của PowerPoint bao gồm thanh Ribbon, thanh công cụ truy nhập nhanh (Quick Access Toolbar) và dạng Backstage view

Về hướng dẫn này

Các quy trình trong hướng dẫn này sẽ hoạt động cho tất cả các phiên bản Microsoft PowerPoint gần đây, bao gồm PowerPoint 2019, PowerPoint 2016 và Office 365. Có thể có một số khác biệt nhỏ, nhưng phần lớn các phiên bản này tương tự nhau. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, bạn có thể sẽ mất 1 khoảng thời gian nhỏ để làm quen

Giao diện PowerPoint

Khi bạn mở PowerPoint lần đầu tiên, Màn hình Bắt đầu sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể tạo bản trình chiếu mới, chọn mẫu có sẵn hay truy cập các bài thuyết trình đã chỉnh sửa gần đây của mình. Từ Start Screen (Màn hình Bắt đầu), định vị và chọn bài thuyết trình trống (Blank Presentation) để truy cập giao diện PowerPoint.

Giao diện PowerPoint mới như sau:

Nhấn vào Click to add first slide để bắt đầu tạo slide trình chiếu.

Làm việc với môi trường PowerPoint

Về cơ bản các lệnh để thực thi các tác vụ phổ biến trong PowerPoint được phân làm 2 khu chính như hình dưới

1: Thanh Quick Access Toolbar  

2: Menu Ribbon

Bên cạnh đó khi nhấn vào File chúng ta sẽ có thêm 1 cửa sổ khác gọi là cửa sổ cức năng Backstage view, Backstage view cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu file PowerPoint , mở file,  in hay chia sẻ tập tin Workbook trong PowerPoint.

1. Thanh công cụ Quick Access Toolbar

Nằm ở góc trái trên cùng ngay phía trên thanh công cụ Ribbon, thanh Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến trong PowerPoint bất kể bạn đang chọn tab nào trên thanh Ribbon. Theo mặc định Quick Access Toolbar bao gồm các lệnh Save (Lưu), Undo (Hoàn tác) và Repeat (Lặp lại). 

1. Ngoài các lệnh trên người dùng có thể thêm các lệnh khác tùy thuộc vào sở thích.
2. Nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải thanh công cụ Quick Access Toolbar.
3. Những lệnh có dấu tích sẽ được hiển thị trên thanh Quick Access Toobar. Bạn muốn thêm lệnh nào thì tích vào lệnh đó từ menu thả xuống. Để chọn từ nhiều lệnh hơn nữa hãy chọn More Commands.
4. Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

Thanh công cụ Ribbon

PowerPoint 2019 sử dụng một hệ thống thanh công cụ Ribbon gồm nhiều tab thay vì sử dụng menu truyền thống. Thanh công cụ Ribbon chứa nhiều nhóm (tab), mỗi tab có một số nhóm lệnh khác nhau được phân chia theo chức năng cụ thể. Cúng ta sẽ sử dụng các tab này để thực hiện các tác vụ phổ biến nhất trong PowerPoint  .

1. Mỗi tab sẽ có một hoặc nhiều nhóm khác nhau
2. Một số nhóm sẽ có mũi tên thả xuống, bạn có thể nhấp vào để có thêm tùy chọn.
3. Nhấp vào tab nào lệnh của tab đó sẽ được liệt kê 1 cách chi tiết 
4. Một số phần mềm bạn cài vào máy có thể cài đặt các tab bổ sung vào thanh công cụ Ribbon và các tab này được gọi là lệnh tùy chỉnh add-ins ví dụ như tab Forxit Reader PDF dưới đây:

Thay đổi tùy chọn hiển thị Ribbon:

Thanh công cụ Ribbon được thiết kế một cách tối ưu để hiển thị đầy đủ các tùy chọn và lệnh cho bạn thế nhưng nếu cảm thấy nó chiếm quá nhiều không gian thì PowerPoint cũng cho chúng ta ẩn hiện nó đi. Bạn hãy để ý trên thanh công cụ ngay cạnh nút thu nhỏ cửa sổ PowerPoint  đó chính là nút thay đổi tùy chọn Riboon.

Có ba chế độ trong tùy chọn Ribbon Display Options:

• Auto-hide Ribbon (Tự động ẩn thanh công cụ Ribbon): Công dụng của chế độ này là tự động ẩn hiển bảng tính của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn thanh công cụ Ribbon. Để hiển thị trở lại thanh công cụ Ribbon các bạn nhấp vào lệnh Expand Ribbon ở phía trên màn hình. 
• Show Tabs (Hiển thị Tabs): Tùy chọn này sẽ ẩn tất cả các nhóm lệnh khi không sử dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị thanh Ribbon,bạn chỉ cần nhấp vào tab.
• Show Tabs and Commands (Hiển thị lệnh Tabs and Commands): Tùy chọn này tối đa hóa thanh công cụ Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ được hiển thị. Tuỳ chọn này được chọn mặc định khi bạn mở Excel. 

Ngoài ra chúng ta cũng có tùy chọn PIN các lệnh trong tab của thanh Ribbon. Bạn hãy để ý ở cuối thanh Ribbon có mũi tên hướng lên. Click vào đó để thu nhỏ bật chức năng tự động ẩn hiện các tùy chọn trong các tab của Riboon này. 

Bình thường các tùy chọn trong tab sẽ ẩn đi Khi bạn click chuột vào các tab thì mới xuất hiện các tùy chọn trở lại

Và nhấn dấu PIN để cố định

Sử dụng hộp thoại Tell me:

Hộp Tell Me hoạt động như một thanh tìm kiếm để giúp bạn nhanh chóng tìm các công cụ hoặc lệnh muốn sử dụng.

1. Nhập một cụm từ tìm kiếm vào hộp Tell me về những gì bạn muốn làm.
2. Kết quả sẽ cho bạn một vài lựa chọn có liên quan. Để sử dụng, hãy nhấp vào một lựa chọn.

Thước kẻ, hướng dẫn và đường lưới

PowerPoint bao gồm một số công cụ giúp tổ chức và sắp xếp nội dung trên các trang trình bày của bạn, bao gồm Thước kẻ, hướng dẫn và đường lưới. Những công cụ này giúp bạn dễ dàng căn chỉnh các đối tượng trên trang trình bày hơn. Chỉ cần nhấp vào các hộp kiểm trong nhóm Hiển thị trên tab Xem để hiển thị và ẩn các công cụ này.

Thước kẻ (Ruler), guides và gridlines (đường lưới)

PowerPoint bao gồm một số công cụ để giúp tổ chức và sắp xếp nội dung trên các trang trình bày của bạn, bao gồm thước kẻ (Ruler), guides và gridlines (đường lưới).

Những công cụ này giúp bạn dễ dàng căn chỉnh các đối tượng trên trang trình chiếu hơn. Chỉ cần nhấp vào các hộp kiểm trong nhóm Hiển thị trên tab View (Xem) để hiển thị và ẩn các công cụ này.

Chuyển đổi chế độ xem trang trình chiếu

Dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem slide. Chỉ cần định vị và chọn lệnh xem trang chiếu mong muốn ở góc dưới bên phải của cửa sổ PowerPoint.

Phóng to và thu nhỏ

Để phóng to hoặc thu nhỏ, hãy nhấp và kéo thanh trượt điều khiển thu phóng ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ PowerPoint. Bạn cũng có thể chọn các lệnh + hoặc - để phóng to hoặc thu nhỏ theo số gia nhỏ hơn. Con số bên cạnh thanh trượt hiển thị phần trăm thu phóng hiện tại, còn được gọi là mức thu phóng.

Tổng kết:

Vậy là chúng ta đã làm quen với giao diện PowerPoint mới đồng thời tìm hiểu về các thanh công cụ của PowerPoint 2019 mới nhất. Hi vọng các bạn có bước chuyển bị tốt cho các bài học PowerPoint tiếp theo. Hẹn gặp lại các bạn trong bài kế tiếp.