Trước khi chia sẻ bản thuyết trình, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bản thuyết trình của mình không bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn muốn giữ riêng tư. Bạn cũng có thể không khuyến khích người khác chỉnh sửa tệp của mình. May mắn thay, PowerPoint bao gồm một số công cụ giúp kiểm tra và bản thuyết trình của bạn. Trong bài học này chúng ta sẽ tìm hiểu về cách kiểm tra và bảo vệ các bài thuyết trình trong PowerPoint nhé các bạn.
InspectDocument -Trình kiểm tra tài liệu
Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa bản trình bày, một số thông tin cá nhân nhất định có thể tự động được thêm vào tệp — như thông tin về tác giả của tài liệu. Bạn có thể sử dụng Trình kiểm tra tài liệu để loại bỏ loại thông tin này trước khi chia sẻ bản trình bày với người khác.
Bởi vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, bạn nên sử dụng Save As để tạo bản sao lưu của bản trình bày của bạn trước khi sử dụng Trình kiểm tra tài liệu.
Để sử dụng Trình kiểm tra tài liệu:
Bấm vào tab File (Tệp) để chuyển cửa sổ Backstage view
Từ ngăn Info (Thông tin), bấm Check for Issues (Kiểm tra Sự cố), sau đó chọn InspectDocument (Kiểm tra Tài liệu) từ menu thả xuống.
Document Inspector (Trình kiểm tra Tài liệu) sẽ xuất hiện. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp vào Inspect (Kiểm tra). Trong ví dụ của chúng mình chúng mình sẽ sử dụng các lựa chọn mặc định.
Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than cho bất kỳ danh mục nào mà nó tìm thấy dữ liệu nhạy cảm tiềm ẩn và nó cũng sẽ có nút Remove All (Xóa tất cả) cho từng danh mục này. Nhấp vào Remove All (Xóa tất cả) để xóa dữ liệu.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close (Đóng).
Bảo vệ bản thuyết trình của bạn
Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào bản trình bày của bạn sẽ có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung của nó trừ khi bạn bảo vệ nó. Có một số cách để bảo vệ bản trình bày, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Để bảo vệ tài liệu của bạn:
Bấm vào tab File (Tệp) để chuyển đến dạng xem Backstage.
Từ ngăn Info (Thông tin), bấm vào lệnh Protect Presentation (Bảo vệ Bản thuyết trình)
Trong menu thả xuống, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Mark as Final. Đánh dấu bản thuyết trình của bạn là cuối cùng là một cách hay để không khuyến khích người khác chỉnh sửa tệp, trong khi các tùy chọn khác cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn nếu cần.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn lưu. Bấm OK.
Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Bấm OK.
Bài thuyết trình sẽ được đánh dấu là cuối cùng. Bất cứ khi nào người khác mở tệp, một thanh sẽ xuất hiện ở trên cùng để ngăn họ chỉnh sửa tài liệu.
Việc đánh dấu một bản thuyết trình là cuối cùng sẽ không ngăn ai đó chỉnh sửa nó vì họ chỉ có thể chọn Edit Anyway để chỉnh sửa. Nếu bạn muốn ngăn mọi người chỉnh sửa nó, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access (Hạn chế Quyền truy cập) để thay thế hoặc tham khảo cách đặt mật khẩu bảo vệ fie PowerPoint của mình.
