Trong bài viết này, Học Tv sẽ cùng các bạn tìm hiểu về cách tránh trùng lặp trong các cột bằng việc sử dụng công cụ tích hợp trong Excel. Giải pháp này hoạt động cho Excel 2019, 2016,, 2013, 2010, 2007, và đương nhiên chỉ mất vài phút để bạn áp dụng nó vào bảng của mình.
Bạn muốn dữ liệu tự động được kiểm tra rằng có bị trùng lặp không mỗi khi bạn nhập chúng? Một khi bạn gõ vào một hộp văn bản và nhấn Enter, kết quả sẽ xuất hiện ngay lập tức, thay đổi màu nền hoặc màu sắc của văn bản, cảnh báo bạn rằng trong cột này có ô ở trên bị trùng lặp dữ liệu, như hình bên dưới.
Cách làm nổi bật các dữ liệu trùng lặp
Chúng ta hãy lấy một bảng nhỏ gồm 10 khách hàng làm ví dụ. Ta có ID khách hàng, tên, số điện thoại và email. Trong thực tế, dĩ nhiên thường có hàng chục lĩnh vực và hàng ngàn khách hàng.
| ID | Họ và Tên | SDT | |
| 1 | Trương Văn An | 973303556 | truongvanan@gmail.com |
| 2 | Nguyễn Văn Bôn | 973303557 | nguyevanbon@gmail.com |
| 3 | Trần Như Chính | 973303558 | trannhuchinh@gmail.com |
| 4 | Nguyễn Văn Dê | 973303559 | nguyenvande@gmail.com |
| 5 | Đặng Thị Én | 973303560 | dangthien@gmail.com |
| 6 | Thu Hương Giang | 973303561 | thuhuonggiang@gmail.com |
| 7 | Hoàng Thị Hòa | 973303562 | hoangthihoa@gmail.com |
| 8 | Đỗ Doanh Khánh | 973303563 | dodoanhkhanh@gmail.com |
| 9 | Nguyễn Thị Lành | 973303564 | nguyenthilanh@gmail.com |
| 10 | Mạc Văn Mai | 973303565 | macvanmai@gmail.com |
Bây giờ chúng ta sẽ thêm tự động kiểm tra cho các dữ liệu trùng trong các cột email và điện thoại. Ngay khi bạn nhập số điện thoại đã có trong một ô bên trên, ô sẽ tự động thay đổi định dạng. Nó sẽ đề nghị bạn kiểm tra xem đó là một khách hàng mới và bạn vô tình đã nhập sai (hoặc khách hàng cho sai dữ liệu), hay đó là một khách hàng cũ mà bạn điền vào một lần nữa.
1. Cho dữ liệu vào bảng (Table)
Nếu danh sách của bạn là một vùng bình thường trong Excel, bạn sẽ không thấy tab “Table Tools” sau khi nhấp vào bất kỳ phần nào trong vùng. Để xử lý bài toán này trước tiên, bạn cần tạo một bảng Excel cho vùng dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu sau đó trên than Ribbon chọn tab Inser => Table hoặc bạn cũng có thể nhấn phím tắt Ctrl + T
Hộp thoại Create Table hiện lên bạn tích vào "My table has headers" và nhấn OK để tạo bảng
2. Chọn tất cả các ô muốn kiểm tra trùng lặp hoặc chọn cả cột
Chọn tất cả các ô muốn kiểm tra trong cột hoặc đơn giản chỉ cần đưa con trỏ chuột của bạn đến tiêu đề cột đến khi nó thay đổi thành mũi tên xuống, và nhấp chuột trái vào nó.
3. Tạo định dạng có điều kiện cho cột
Trên thanh Ribbon chọn tab Home và nhấp vào biểu tượng Conditional Formatting.
Chọn Highlight Cells Rules => Duplicates Value… từ danh sách bạn thấy
4. Thiết lập định dạng bạn muốn áp dụng cho ô có nội dung trùng lặp
Chọn một trong các định dạng điển hình từ danh sách "values with" trong hộp thoại "Duplicate Values" ; Nhấn OK để áp dụng định dạng.
Ngoài ra bạn cũng có thể chọn “Custom format” trong hộp thoại "Format Cells" và chọn màu, kích thước chữ, màu nền, màu đường viền theo cách bạn thích, ví dụ: Phông chữ đậm và màu chữ màu trắng nền tím
5. Hoàn thiện
Bây giờ khi bạn nhập số điện thoại đã có trong danh sách, cả ô cũ và mới sẽ được đánh dấu bằng màu sáng để thu hút sự chú ý của bạn.
Với cột Email chúng ta làm tương tự.
Với cách tự động đánh dấu màu các dữ liệu trùng nhau trong bảng tính Excel ở trên thật dễ dàng để các bạn nhận biết được dữ liệu mình nhập vào có bị trùng lặp hay không. Có thắc mắc nào các bạn hãy comment góp ý bên dưới nhé. Chúc các bạn thành công!
