Tạo và mở tài liệu Word

Tiếp nối loạt bài viết hướng dẫn học Word này chúng ta sẽ đi tìm hiểu về các tạo và mở file Word 2019 một phần có thể nói là tương đối dễ hiểu và dễ tiếp thu. Chúng ta sẽ đi vào vào bài học ngay bây giờ các bạn nhé

Giới thiệu về Document

File Word được gọi là tài liệu (Document) . Bất cứ khi nào bạn cần bắt đầu một kế hoạch mới trong Word thì việc đầu tiên bạn cần làm là tạo ra một tài liệu mới . Có 1 số cách để bạn bắt đầu làm việc với tài liệu trong Word. Các cách đó có thể là 

• Tạo một tài lệu mới =>Tạo một tài liệu trống
• Tạo tài liệu theo mẫu có sẵn
• Mở tài liệu đã có sẵn

Sử dụng OneDrive

Khi làm việc với Word phiên bản mới bất cứ khi nào mở hoặc lưu một bảng tính chúng ta sẽ có tùy chọn sử dụng OneDrive, đây là dịch vụ lưu trữ tệp đám mây trực tuyến được cung cấp sẵn trong tài khoản Microsoft của bạn. Đương nhiên để kích hoạt tùy chọn này người dùng sẽ phải đăng nhập vào Office bằng tài khoản Microsoft. Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập vào ,xem lại bài Lưu trữ Word trực tuyến với OneDrive

Các cách làm việc với tài liệu Word

Tạo tài liệu trống mới trong Word 2019

1. Nhấn vào tab File cửa sổ Backstage view sẽ xuất hiện.
   
2. Chọn New, sau đó nhấp vào Blank document
3. Một tài liệu trống mới (Blank document) sẽ xuất hiện.

Mở File Word Có Sẵn

Ngoài việc tạo tài liệu Word mới, bạn cũng có thể mở tài liệu (document) đã được lưu trước đó. Để mở tài liệu có sẵn bạn làm theo các bước sau:

1. Nhấn vào tab File để điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open

2. Chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse . Tại đây bạn cũng có thể chọn OneDrive để mở các tệp tin được lưu trữ trên OneDrive của bạn.

3. Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định thư mục và chọn bảng tính, sau đó nhấp vào Open.

Nếu gần đây bạn có mở bảng tính mong muốn, bạn có thể duyệt qua các bảng tính gần đây thay vì tìm kiếm file.

Sử dụng mẫu templates Word có sẵn

Mẫu template là tài liệu được thiết kế sẵn mà bạn có thể sử dụng để tạo một tài liệu mới một cách nhanh chóng. Các mẫu thường bao gồm định dạng và thiết kế tùy chỉnh, vì vậy chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu một dự án mới.

Cách tạo một tài liệu mới từ template trong word

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
2. Chọn New  và nhìn xuống phía dưới một số mẫu template sẽ xuất hiện bên dưới tùy chọn Blank document (tài liệu trống).
3. Click vào từng mẫu chúng ta sẽ thấy được cửa sổ xem trước của mẫu đó cùng các thông tin giới thiệu cũng như cách sử dụng template đó. Nhấn Create (Tạo) để sử dụng mẫu tempalte bạn muốn sử dụng
4. Một tài liệu mới sẽ xuất hiện với template đã chọn
5. Bạn cũng có thể duyệt các template theo thể loại hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm một mẫu template cụ thể nào đó. Chúng ta có thể tìm kiếm các mẫu online. Bạn cũng cần lưu ý microsoft có 1 kho các mẫu nhưng không hoàn toàn của chính microsoft tạo ra mà còn do người dùng tải lên nữa . Kho mẫu rất lớn vì vậy có khả năng bạn sẽ bắt gặp 1 vài mẫu không tối ưu

Compatibility Mode (Chế độ tương thích)

Đôi lúc bạn sẽ bắt gặp và cần phải làm việc với các bảng tính được tạo trong các phiên bản trước đó của Microsoft Word, chẳng hạn như Word 2003 hoặc Word 2000 chẳng hạn. Khi mở các loại bảng tính này không như thường lệ mà chúng sẽ xuất hiện trong chế độ Compatibility Mode (chế độ tương thích).

Chế độ tương thích Compatibility Mode này vô hiệu hóa một số tính năng nhất định, chính vì thế bạn chỉ có thể truy cập các lệnh được tìm thấy trong chương trình đã được sử dụng để tạo tài liệu ban đầu. Ví dụ, nếu bạn mở tài liệu được tạo ra trong Word 2003, bạn chỉ có thể sử dụng tab và lệnh tìm thấy trong Word 2003.

Trong hình bên dưới, bạn có thể thấy bảng tính được hiển thị trong chế độ Compatibility Mode hiển thị ngay trên tên file word. Điều này sẽ vô hiệu hoá một số tính năng Word 2019 và các tính năng bị vô hiệu hóa này sẽ bị chuyển sang màu xám trên thanh công cụ Ribbon.

Để thoát khỏi chế độ Compatibility Mode khôi phục lại các tính năng bị vô hiệu hóa chúng ta cần chuyển đổi tài liệu sang phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu file word này của bạn cộng tác với nhiều người khác đang sử dụng phiên bản Word cũ tốt nhất bạn nên rời thoát tài liệu  trong chế độ Compatibility Mode này để định dạng file không thay đổi.

Cách thoát khỏi chế độ Compatibility Mode 

Để thoát khỏi chế độ Compatibility Mode chúng ta cần chuyển đổi tài liệu sang chế độ hiện hành, cũng cần lưu ý việc chuyển đổi một tệp tin dạng này có khả năng làm thay đổi bố cục ban đầu của tài liệu. Các bước thực hiện như sau:

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
2. Chọn Info và chọn lệnh Inspect Document section, chọn Inspect Document  
3. Hộp thoại mới hiện ra nhấn Inspect
4. Chọn Info và chọn lệnh Inspect Document section, chọn tiếp Check Compatibility
5. Nhấp vào Select versions to show (Chọn phiên bản để hiển thị) , check vào dấu check bên cạnh tên của chế độ mà tài liệu đang sử dụng.

Cách Pin (Ghim) tài liệu Word

Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một tài liệu Word, bạn có thể ghim nó vào chế độ Backstage view để truy cập nhanh hơn.

1. Nhấn vào File để điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open. Các bảng tính đã chỉnh sửa gần đây của bạn sẽ xuất hiện.

2. Di chuột qua bảng tính mà bạn muốn ghim. Biểu tượng ghim sẽ xuất hiện bên cạnh bảng tính. Nhấp vào biểu tượng ghim như hình dưới

3. Bảng tính sẽ ở trong Recent Workbooks. Để bỏ ghim bảng tính, chỉ cần nhấp lại vào biểu tượng ghim.

Vậy là chúng ta đã biết cách tạo tài liệu word 2019 bầng nhiều cách cũng như cách mở file word có sẵn trong máy rồi đấy, không khó phải không nào. hẹn các bạn ở bài học sau nhé.