Làm quen với giao diện Word

Microsoft Word là một ứng dụng xử lý văn bản nằm trong bộ ứng dụng văn phòng nổi tiếng Office của Microsoft. Word cho phép bạn tạo nhiều loại tài liệu, đơn thư, sơ yếu lý lịch và hơn thế nữa. Trong bài thứ 2 trong tutorial học Word này, bạn sẽ được tìm hiểu giao diện Word , cách điều hướng và làm quen với một số tính năng quan trọng nhất của cửa sổ làm việc Word, chẳng hạn như thanh công cụ Ribbon, Thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access Toolbar và chế độ xem Backstage.

Làm quen với Word mới

Loạt hướng dẫn sử dụng Word này được thực hiện trên Word 2019 thế nhưng nó sẽ hoạt động cho tất cả các phiên bản Microsoft Word gần đây gồm Word 2010, Word 2013, Word 2016 và cả Office 365 nữa. Dĩ nhiên sẽ có một số khác biệt nho nhỏ, nhưng cách sử dụng của hầu hết các phiên bản Word này đều tương tự nhau.

Nếu trước đây bạn sử dụng phiên bản Word cũ hơn thì sẽ mất thời gian lâu hơn một chút để làm quen với Word mới này.

Giao diện Word 2019

When you open Word for the first time, the Start Screen will appear. From here, you'll be able to create a new document, choose a template, and access your recently edited documents. From the Start Screen, locate and select Blank document to access the Word interface. 

Khi bạn mở Word vào lần dầu tiên , Màn hình Start Screen sẽ xuất hiện. Tại đây, các bạn có thể tạo ra một văn bản trống Blank document , chọn một mẫu template hoặc truy cập các tài liệu hay văn bản bạn đã chỉnh sửa gần đây . Từ màn hình Start Screen click chuột vào Blank document để truy cập vào giao diện Word.

Giao diện Word 2019 mới hiển thị như sau

Làm việc với Word

Về cơ bản các lệnh để thực thi các tác vụ phổ biến trong Word được phân làm 2 khu chính như hình dưới

1: Thanh Quick Access Toolbar
2: Menu Ribbon

Bên cạnh đó khi nhấn vào nút File chúng ta sẽ có thêm 1 cửa sổ khác gọi là cửa sổ cức năng Backstage view, Backstage view cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu file Word , mở file, in hay chia sẻ tập tin document trong Word

Thanh công cụ Quick Access Toolbar

Thanh công cụ Quick Access Toolbar nằm ở góc trái trên cùng ngay phía trên thanh công cụ. Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến trong Word bất kể bạn đang chọn tab nào trên thanh Ribbon. Theo mặc định Quick Access Toolbar bao gồm các lệnh Save (Lưu), Undo (Hoàn tác) và Repeat (Lặp lại). Ngoài các lệnh tren người dùng có thể thêm các lệnh khác tùy thuộc vào sở thích cá nhân của mình

Cách thêm lệnh vào thanh công cụ Quick Access Toolbar:

1. Nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải thanh công cụ Quick Access Toolbar.
2. Những lệnh có dấu tích sẽ được hiển thị trên thanh Quick Access Toobar. Bạn muốn thêm lệnh nào thì tích vào lệnh đó từ menu thả xuống. Để chọn từ nhiều lệnh hơn nữa hãy chọn More Commands.
3. Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

Thanh công cụ Ribbon

Word 2019 sử dụng hệ thống thanh công cụ Ribbon gồm nhiều tab thay vì sử dụng menu dropdown truyền thống. Thanh công cụ Ribbon chứa nhiều nhóm (tab), mỗi tab có một số nhóm lệnh khác nhau được phân chia theo từng chức năng cụ thể. Chúng ta sẽ sử dụng các tab này để thực hiện các tác vụ phổ biến nhất trong Word.

• Mỗi tab sẽ có một hoặc nhiều nhóm khác nhau
• Một số nhóm sẽ có mũi tên thả xuống, bạn có thể nhấp vào để có thêm tùy chọn.
• Nhấp vào tab nào lệnh của tab đó sẽ được liệt kê 1 cách chi tiết 

Một số phần mềm bạn cài vào máy có thể cài đặt các tab bổ sung vào thanh công cụ Ribbon và các tab này được gọi là lệnh tùy chỉnh add-ins ví dụ như tab ABBY FineReader ở trên.

Thay đổi tùy chọn hiển thị Ribbon:

Thanh công cụ Ribbon được thiết kế một cách tối ưu để hiển thị đầy đủ các tùy chọn và lệnh cho bạn thế nhưng nếu cảm thấy nó chiếm quá nhiều không gian thì Word cũng cho chúng ta ẩn hiện nó đi. Bạn hãy để ý trên thanh công cụ ngay cạnh nút thu nhỏ cửa sổ Word đó chính là nút thay đổi tùy chọn Riboon.

Có ba chế độ trong tùy chọn Ribbon Display Options:

• Auto-hide Ribbon (Tự động ẩn thanh công cụ Ribbon): Công dụng của chế độ này là tự động ẩn hiển văn bản của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn thanh công cụ Ribbon. Để hiển thị trở lại thanh công cụ Ribbon các bạn nhấp vào lệnh Expand Ribbon ở phía trên màn hình. 
• Show Tabs (Hiển thị Tabs): Tùy chọn này sẽ ẩn tất cả các nhóm lệnh khi không sử dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị thanh Ribbon,bạn chỉ cần nhấp vào tab.
• Show Tabs and Commands (Hiển thị lệnh Tabs and Commands): Tùy chọn này tối đa hóa thanh công cụ Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ được hiển thị trong cửa sổ làm việc của . Tuỳ chọn này được chọn mặc định khi bạn mở Word. 

Ngoài ra chúng ta cũng có tùy chọn PIN các lệnh trong tab của thanh Ribbon trong Word. Bạn hãy để ý ở cuối thanh Ribbon có mũi tên hướng lên. Click vào đó để thu nhỏ bật chức năng tự động ẩn hiện các tùy chọn trong các tab của Riboon này. 

Bình thường các tùy chọn trong tab sẽ ẩn đi Khi bạn click chuột vào các tab thì mới xuất hiện các tùy chọn trở lại

Và nhấn dấu PIN để cố định các lệnh trong tab trên từng Menu của thanh Ribbon Word

Sử dụng hộp thoại Tell me:

Hộp Tell Me hoạt động như một thanh tìm kiếm để giúp bạn nhanh chóng tìm các công cụ hoặc lệnh muốn sử dụng.

1. Nhập một cụm từ tìm kiếm vào hộp Tell me về những gì bạn muốn làm.
2. Kết quả sẽ cho bạn một vài lựa chọn có liên quan. Để sử dụng, hãy nhấp vào một lựa chọn.

Thước kẻ Ruler trong Word 2019

Thanh thước kẻ Ruler nằm ở trên cùng và bên trái của khung soạn thảo văn bản của bạn. Ruler trong Word có tác dụng làm thước đo để điều chỉnh văn bản của bạn với độ chính xác tuyệt  đối. Tuy nhiên nếu bạn không thích hiển thị thước kẻ bạn có thể ẩn nó đi để có thêm không gian màn hình.

Các bước để hiển thị hoặc ẩn Thước kẻ (Ruler):

1. Nhấp vào tab View (Xem)
2. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Ruler để hiển thị hoặc ẩn Ruler (thước kẻ)

Chế độ xem văn bản và thu phóng trong Word

Word có nhiều tùy chọn xem để thay đổi cách hiển thị tài liệu (văn bản) của bạn. Bạn có thể chọn xem văn bản của mình ở Chế độ đọc Read Layout, Chế độ in Print Layout hoặc Bố cục web Web Layout . Các chế độ xem này có thể hữu ích cho các tác vụ khác nhau, đặc biệt nếu bạn dự định in tài liệu. Bạn cũng có thể phóng to và thu nhỏ zoom in and out để làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn.

Chuyển đổi chế độ xem văn bản

Việc chuyển đổi giữa các chế độ xem văn bản khác nhau là dễ dàng. Chỉ cần xác định vị trí và chọn lệnh xem văn bản mong muốn ở góc dưới bên phải của cửa sổ Word.

1. Chế độ đọc Read Layout: Chế độ xem này mở văn bẳn ở chế độ toàn màn hình. Chế đỗem văn bản này là tuyệt vời để đọc số lượng lớn văn bản hoặc đơn giản là xem xét công việc của bạn.
2. Chế độ in Print Layout : Đây là chế độ xem tài liệu mặc định trong Word. Nó cho thấy tài liệu sẽ trông như thế nào trên trang in.
3. Bố cục web Web Layout: Chế độ xem này hiển thị văn bản dưới dạng trang web, chế độ này rất hữu ích nếu bạn đang sử dụng Word để xuất bản nội dung trực tuyến

Phóng to và thu nhỏ (Zoom in và Zoom out)

Để phóng to hoặc thu nhỏ, nhấp và kéo thanh trượt điều khiển thu phóng ở góc dưới bên phải của cửa sổ Word. Bạn cũng có thể chọn các lệnh + hoặc - để phóng to hoặc thu nhỏ theo gia số nhỏ hơn. Số bên cạnh thanh trượt hiển thị phần trăm thu phóng hiện tại, còn được gọi là mức thu phóng.

Tổng kết: 

Vậy là chúng ta đã làm quen với giao diện Word mới đồng thời tìm hiểu về các thanh công cụ của Word 2019 mới nhất. Hi vọng các bạn có bước chuyển bị tốt cho các bài học Word tiếp theo. Hẹn gặp lại các bạn trong bài kế tiếp.