Tìm hiểu về các định dạng số

Trong bài học này chúng ta sẽ tìm hiểu về cách định dạng số trong Google Trang tính, mời các bạn cùng đón xem!

Định dạng số là gì?

Bất cứ khi nào bạn làm việc với bảng tính, bạn nên sử dụng các định dạng số (number formats) thích hợp cho dữ liệu của mình. Các định dạng số cho bảng tính của bạn biết chính xác loại dữ liệu bạn đang sử dụng, như tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), thời gian, ngày tháng, v.v.

Tại sao sử dụng các định dạng số?

Định dạng số không chỉ giúp bảng tính của bạn dễ đọc hơn mà còn giúp bạn dễ sử dụng hơn. Khi bạn áp dụng một định dạng số, bạn đang cho bảng tính của mình biết chính xác loại giá trị (types of values) nào được lưu trữ trong một ô. Ví dụ: định dạng ngày tháng (date) cho bảng tính biết rằng bạn đang nhập các ngày lịch cụ thể (specific calendar dates). Điều này cho phép bảng tính hiểu rõ hơn dữ liệu của bạn, điều này có thể giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn vẫn nhất quán và các công thức của bạn được tính toán chính xác.

Nếu bạn không cần sử dụng định dạng số cụ thể, bảng tính thường sẽ áp dụng định dạng tự động (automatic) theo mặc định. Tuy nhiên, định dạng tự động có thể áp dụng một số thay đổi định dạng nhỏ cho dữ liệu của bạn.

Áp dụng các định dạng số

Cũng giống như các kiểu định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu phông chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn các ô và chọn tùy chọn định dạng mong muốn. Có hai cách chính để chọn định dạng số:

• Bấm vào một trong các lệnh định dạng số nhanh trên thanh công cụ

• Bạn có thể chọn từ nhiều tùy chọn hơn trong menu thả xuống Định dạngkhác (More Formats) liền kề

Trong ví dụ này, chúng tôi đã áp dụng định dạng Tiền tệ (Currency), thêm các ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị 2 chữ số thập phân cho bất kỳ giá trị số nào

Nếu bạn chọn bất kỳ ô nào có định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực (actual value) của ô đó trong thanh công thức. Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và các phép tính khác

Sử dụng đúng định dạng số

Định dạng số còn nhiều thứ hơn là chọn ô và áp dụng định dạng. Các bảng tính thực sự có thể áp dụng nhiều định dạng số tự động (automatically) dựa trên cách bạn nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần nhập dữ liệu theo cách mà chương trình có thể hiểu được, sau đó đảm bảo rằng các ô này đang sử dụng định dạng số thích hợp. Ví dụ: hình ảnh bên dưới cho thấy cách sử dụng các định dạng số một cách chính xác cho ngày, phần trăm và thời gian:

Bây giờ bạn đã biết thêm về cách thức hoạt động của các định dạng số, chúng ta sẽ xem xét một số định dạng số đang hoạt động.

Các định dạng số trên Google Sheets

Về cơ bản Google Trang Tính hỗ trợ các định dạng số sau:

• Văn bản thuần túy (Mặc định)
• Số
• Phần trăm %
• Kết toán
• Tài chính
• Đơn vị tiền tệ
• Tiền tệ được làm tròn
• Ngày tháng
• Thời lượng
• Định dạng khác ...

Định dạng phần trăm

Một trong những định dạng số hữu ích nhất là định dạng phần trăm (percentage) (%). Nó hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, như 20% hoặc 55% . Điều này đặc biệt hữu ích khi tính toán những thứ như chi phí thuế bán hàng hoặc tiền boa. Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số, định dạng số phần trăm sẽ tự động (automatically) được áp dụng cho ô đó .

Như bạn có thể nhớ từ lớp toán, một tỷ lệ phần trăm cũng có thể được viết dưới dạng số thập phân (decimal). Vì vậy, 15% tương tự như 0,15, 7,5% là 0,075, 20% là 0,20, 55% là 0,55, v.v. Bạn có thể xem lại bài học này (this lesson) từ hướng dẫn Toán học (Math tutorials) của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách chuyển đổi phần trăm thành số thập phân.

Có nhiều khi định dạng phần trăm sẽ hữu ích. Ví dụ: trong các hình ảnh bên dưới, hãy lưu ý cách định dạng thuế bán hàng (sales tax rate) khác nhau cho mỗi bảng tính (5, 5% và 0,05):

Như bạn có thể thấy, phép tính trong bảng tính bên trái không hoạt động chính xác. Nếu không có định dạng số phần trăm, bảng tính của chúng tôi cho rằng chúng tôi muốn nhân 22,50 đô la với 5, không phải 5%. Và trong khi bảng tính ở bên phải vẫn hoạt động mà không cần định dạng phần trăm, bảng tính ở giữa dễ đọc hơn

Định dạng ngày tháng

Bất cứ khi nào bạn làm việc với ngày tháng (dates), bạn sẽ muốn sử dụng định dạng ngày tháng để cho bảng tính biết rằng bạn đang đề cập đến các ngày lịch cụ thể (specific calendar dates), chẳng hạn như ngày 15 tháng 7 năm 2016. Các định dạng ngày tháng cũng cho phép bạn làm việc với một bộ các hàm ngày sử dụng thông tin ngày và giờ để tính toán câu trả lời.

Các bảng tính không hiểu thông tin giống như cách một người làm. Ví dụ: nếu bạn nhập tháng 10 (October) vào một ô, bảng tính sẽ không biết bạn đang nhập ngày tháng, vì vậy nó sẽ coi nó như bất kỳ văn bản nào khác. Thay vào đó, khi nhập ngày, bạn sẽ cần sử dụng định dạng cụ thể (specific format) mà bảng tính của bạn hiểu được, chẳng hạn như tháng (month)/ ngày (day)/ year (hoặc ngày (day)/ tháng (month)/ năm (year) tùy thuộc vào quốc gia bạn đang ở). Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ nhập 12/10/2020 cho ngày 12 tháng 10 năm 2020. Sau đó, bảng tính của chúng tôi sẽ tự động áp dụng định dạng số ngày cho ô.

Bây giờ chúng ta đã định dạng đúng ngày của mình, chúng ta có thể làm những việc khác với dữ liệu này. Ví dụ: chúng ta có thể sử dụng chốt điền để tiếp tục các ngày qua cột, do đó, một ngày khác sẽ xuất hiện trong mỗi ô:

Nếu định dạng ngày tháng không được áp dụng tự động, điều đó có nghĩa là bảng tính không hiểu dữ liệu bạn đã nhập. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã nhập ngày 15 tháng 3 (March 15th). Bảng tính không hiểu rằng chúng tôi đang đề cập đến một ngày, vì vậy định dạng tự động (automatic) đang coi ô này là văn bản

Mặt khác, nếu chúng ta nhập ngày 15 tháng 3 (March 15) (không có "th"), bảng tính sẽ (will) nhận ra đó là một ngày. Bởi vì nó không bao gồm năm, bảng tính sẽ tự động thêm năm hiện tại để ngày sẽ có tất cả thông tin cần thiết. Chúng tôi cũng có thể gõ ngày nhiều cách khác, ví dụ như 3/15 , 2016/03/15 , hoặc ngày 15 tháng 3 năm 2016 , và các bảng sẽ vẫn nhận ra đó là một ngày.

Để kiểm tra xem Google Trang tính có nhận dạng mục nhập của bạn là ngày tháng hay không, hãy xem trong thanh công thức. Giá trị của ô trong thanh công thức sẽ được chuyển đổi sang định dạng số như 26/09/2008 nhưng sẽ hiển thị trong trang tính ở định dạng mà bạn đã nhập ban đầu.

Hãy thử nhập các ngày bên dưới vào bảng tính và xem định dạng ngày tháng có được áp dụng tự động hay không:

• 10/12
• Tháng Mười
• 12 tháng 10
• Tháng 10 năm 2016
• 10/12/2016
• Ngày 12 tháng 10 năm 2016
• 2016
• Ngày 12 tháng 10

Các tùy chọn định dạng ngày khác

Để truy cập các tùy chọn định dạng ngày tháng khác, hãy chọn menu thả xuống Định dạng khác (More formats) trên thanh công cụ và chọn Định dạng khác (More formats) ở dưới cùng, sau đó chọn Thêm định dạng ngày và giờ (More date and time formats).

Các ngày và thời gian định dạng tuỳ chỉnh (Custom date and time formats) hộp thoại sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày tháng mong muốn. Đây là các tùy chọn để hiển thị ngày khác nhau, chẳng hạn như bao gồm ngày trong tuần hoặc bỏ qua năm.

Như bạn có thể thấy trong thanh công thức, định dạng ngày tùy chỉnh không thay đổi ngày thực tế trong ô của chúng ta nó chỉ thay đổi cách hiển thị.

Mẹo định dạng số

Dưới đây là một số mẹo để có được kết quả tốt nhất với định dạng số.

• Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột (Apply number formatting to an entire column): Nếu bạn định sử dụng một cột cho một loại dữ liệu nhất định, như ngày tháng hoặc tỷ lệ phần trăm, bạn có thể thấy dễ dàng nhất để chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào ký tự cột và áp dụng định dạng số mong muốn . Bằng cách này, mọi dữ liệu bạn thêm vào cột này trong tương lai sẽ có định dạng số chính xác. Lưu ý rằng hàng tiêu đề thường không bị ảnh hưởng bởi định dạng số

• Kiểm tra kỹ các giá trị của bạn sau khi áp dụng định dạng số(Double-check your values after applying number formatting): Nếu bạn áp dụng định dạng số cho dữ liệu hiện có, bạn có thể có kết quả không mong muốn. Ví dụ: áp dụng định dạng phần trăm(%) cho ô có giá trị là 5 sẽ cho bạn 500%, không phải 5%. Trong trường hợp này, bạn cần phải nhập lại các giá trị một cách chính xác trong mỗi ô.
•  Nếu bạn tham chiếu một ô có định dạng số trong một công thức, bảng tính có thể tự động áp dụng cùng một định dạng số cho ô mới. Ví dụ: nếu bạn sử dụng một giá trị có định dạng tiền tệ trong công thức, giá trị được tính toán cũng sẽ sử dụng định dạng số đơn vị tiền tệ
• Nếu bạn muốn dữ liệu của mình xuất hiện chính xác như đã nhập (exactly as entered), bạn cần sử dụng định dạng văn bản gốc  (plain text). Định dạng này đặc biệt tốt cho các số mà bạn không muốn thực hiện phép tính, chẳng hạn như số điện thoại, mã zip hoặc các số bắt đầu bằng 0, như 02415 . Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể muốn áp dụng định dạng văn bản thuần túy trước khi nhập dữ liệu vào các ô này

Tăng và giảm số thập phân

Các lệnh Tăng vị trí thập phân (Increase decimal places) và Giảm vị trí thập phân (Decrease decimal places) cho phép bạn kiểm soát số lượng vị trí thập phân được hiển thị trong một ô. Các lệnh này không thay đổi giá trị của ô; thay vào đó, chúng hiển thị giá trị đến một số vị trí thập phân đã đặt.

Giảm số thập phân sẽ hiển thị giá trị được làm tròn đến vị trí thập phân đó, nhưng giá trị thực tế trong ô vẫn sẽ được hiển thị trong thanh công thức.

Các lệnh Tăng (Increase)/ Giảm vị trí thập phân (Decrease decimal places) không hoạt động với một số định dạng số, như Ngày (Date) và Phân số(Fraction).

Lời kết:

Bất cứ khi nào nhập liệu hay xử lý dữ liệu trong Google Trang tính bạn cần nhớ 1 điều đó là phải định dạng dữ liệu cho đúng để tránh các lỗi phát sinh khi thực hiện tính toán xử lý bảng tính sau này. Bài học định dạng số trong Google Sheets đến đây là hết . Chúc các bạn học vui vẻ!