Thao tác cột, hàng và ô

Theo mặc định, các ô của mọi bảng tính mới luôn có cùng kích thước. Khi bạn bắt đầu nhập thông tin vào bảng tính của mình, thật dễ dàng tùy chỉnh các hàng và cột trong Google Sheet  để phù hợp hơn với dữ liệu của bạn.

Trong bài học này, bạn sẽ học các thao tác cột, hàng và ô cụ thể là cách để thay đổi chiều cao (height) và chiều rộng (width) của hàng và cột, cũng như làm thế nào để chèn (height), di chuyển (height), xóa (height), và đóng băng chúng. Bạn cũng sẽ học cách quấn và hợp nhất các ô.

Làm việc với cột, hàng và ô.

Mọi hàng và cột của bảng tính mới luôn được đặt ở cùng chiều cao (height) và chiều rộng (width) . Khi bắt đầu làm việc với bảng tính, bạn sẽ thấy rằng các kích thước mặc định này không phải lúc nào cũng phù hợp với các loại nội dung ô khác nhau.

Để sửa đổi chiều rộng cột:

Trong ví dụ của chúng tôi bên dưới, một số nội dung trong cột B quá dài để hiển thị. Chúng ta có thể hiển thị tất cả nội dung này bằng cách thay đổi độ rộng (width) của cột B.

1. Di chuột qua dòng giữa hai cột. Con trỏ sẽ biến thành một mũi tên kép (double arrow).
2. Nhấp và kéo đường viền cột sang bên phải để tăng chiều rộng cột (increase column width) . Kéo đường viền sang trái sẽ làm giảm chiều rộng cột (decrease column width).
3. Thả chuột khi bạn hài lòng với chiều rộng cột mới. Tất cả nội dung ô hiện đã được hiển thị.

Để tự động định kích thước chiều rộng của cột:

Autosizing  là tính năng cho phép bạn thiết lập chiều rộng của một cột để phù hợp với nội dung của nó một cách tự động (automatically).

1. Di chuột qua dòng giữa hai cột. Con trỏ sẽ biến thành một mũi tên kép (double arrow).
2. Bấm đúp chuột.
3. Chiều rộng của cột sẽ được thay đổi để phù hợp với nội dung.

Để sửa đổi chiều cao hàng:

Bạn có thể làm cho các ô cao hơn bằng cách sửa đổi chiều cao của hàng (row height). Thay đổi chiều cao hàng sẽ tạo thêm không gian trong ô, điều này thường giúp bạn xem nội dung ô dễ dàng hơn.

1. Di chuột qua đường giữa hai hàng. Con trỏ sẽ biến thành một mũi tên kép (double arrow).
2. Nhấp và kéo đường viền hàng xuống để tăng chiều cao (increase the height). Kéo đường viền lên sẽ làm giảm chiều cao của hàng (decrease the row height).
3. Nhả chuột khi bạn hài lòng với chiều cao hàng mới.

Để sửa đổi tất cả các hàng hoặc cột:

Thay vì thay đổi kích thước các hàng và cột riêng lẻ, bạn có thể sửa đổi chiều cao và chiều rộng của mọi hàng và cột trong bảng tính cùng một lúc bằng cách sử dụng nút Chọn tất cả (Select All). Phương pháp này cho phép bạn đặt kích thước thống nhất (uniform size) cho các hàng và cột của bảng tính. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ đặt chiều cao hàng đồng nhất (uniform row height).

1. Nhấp vào nút Chọn tất cả (Select All) ngay bên dưới thanh công thức để chọn mọi ô trong bảng tính.
2. Di chuột qua đường giữa hai hàng. Con trỏ sẽ biến thành một mũi tên kép (double arrow).
3. Nhấp và kéo đường viền hàng để sửa đổi chiều rộng của cột. 
4. Nhả chuột khi bạn hài lòng với độ rộng của cột mới cho bảng tính.

Chèn, xóa và di chuyển các hàng và cột.

Sau khi làm việc với bảng tính một thời gian, bạn có thể thấy rằng bạn muốn thêm các cột hoặc hàng mới, xóa các hàng hoặc cột nhất định hoặc thậm chí di chuyển chúng đến một vị trí khác trong bảng tính.

Để chèn một cột:

Bấm chuột phải vào tiêu đề cột. Một menu thả xuống (drop-down menu) sẽ xuất hiện. Có hai tùy chọn để thêm một cột. Chọn Chèn 1 bên trái (Insert 1 left) để thêm một cột vào bên trái (to the left) cột hiện tại hoặc chọn Chèn 1 bên phải (Insert 1 right) để thêm một cột vào bên phải (to the right) cột hiện tại.

Các cột mới (new column) sẽ được chèn vào bảng tính.

Để chèn một hàng:

1. Bấm chuột phải vào một tiêu đề hàng. Một menu thả xuống (drop-down menu) sẽ xuất hiện. Có hai tùy chọn để thêm một hàng. Chọn Chèn 1 ở trên (Insert 1 above) để thêm một hàng phía trên (above) hàng hiện tại hoặc chọn Chèn 1 bên dưới (Insert 1 below) để thêm một cột bên dưới (below) hàng hiện tại.
2. Hàng mới (new row) sẽ được chèn vào bảng tính.

Nếu bạn cần thêm nhiều hàng cùng một lúc, bạn có thể cuộn xuống cuối bảng tính và nhấp vào nút Thêm (Add). Theo mặc định, điều này sẽ thêm 1000 hàng mới vào bảng tính của bạn, nhưng bạn cũng có thể đặt số hàng để thêm vào hộp văn bản

Để xóa một hàng hoặc cột:

Thật dễ dàng để xóa (delete) bất kỳ hàng hoặc cột nào bạn không còn cần trong bảng tính của mình nữa. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ xóa một hàng, nhưng bạn có thể xóa một cột theo cách tương tự.

 Chọn hàng bạn muốn xóa (delete).

Bấm chuột phải vào tiêu đề hàng, sau đó chọn Xóa hàng (Delete row) từ menu thả xuống.

Các hàng bên dưới hàng đã xóa sẽ dịch chuyển lên (shift up) để thế chỗ. Trong ví dụ của chúng tôi, hàng 7 bây giờ là hàng 6.

Có sự khác biệt giữa việc xóa (deleting) một hàng hoặc cột và chỉ xóa nội dung của nó (clearing its contents). Nếu bạn muốn xóa nội dung của một hàng hoặc cột mà không làm cho các hàng khác thay đổi, hãy bấm chuột phải vào tiêu đề, sau đó chọn Làm sạch hàng (Clear row) hoặc Làm sạch cột (Clear column).

Để di chuyển một hàng hoặc cột:

Đôi khi bạn có thể muốn di chuyển (move) một cột hoặc hàng để làm cho nó dễ truy cập hơn trong bảng tính của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ di chuyển một cột, nhưng bạn có thể di chuyển một hàng theo cách tương tự.

1. Chọn cột bạn muốn di chuyển, sau đó di chuột qua tiêu đề cột. Con trỏ sẽ trở thành biểu tượng bàn tay (hand icon).
2. Nhấp và kéo cột đến vị trí mong muốn (desired position) của nó . Một đường viền của cột sẽ xuất hiện
3. Thả chuột khi bạn hài lòng với vị trí mới.

Xuống dòng tự động và hợp nhất các ô.

Bất cứ khi nào bạn có quá nhiều nội dung ô được hiển thị trong một ô, bạn có thể quyết định xuống dòng tự đông (wrap the text) hoặc gộp (merge) ô thay vì thay đổi kích thước một cột. Việc xuống dòng tự động sẽ tự động sửa đổi chiều cao hàng (row height) của ô , cho phép hiển thị nội dung ô trên nhiều dòng (on multiple lines). Hợp nhất cho phép bạn kết hợp một ô với các ô trống liền kề để tạo ra một ô lớn (one large cell).

Để xuống dòng tự động:

1. Chọn các ô bạn muốn xuống dòng tự động. Trong ví dụ này, chúng tôi đang chọn phạm vi ô C3: C10
2. Mở menu thả xuống Tự động xuống dòng (Text wrapping), sau đó nhấp vào nút Xuống dòng (Wrap).
3. Các ô sẽ được tự động thay đổi kích thước (resized) để phù hợp với nội dung của chúng

Để hợp nhất các ô:

1. Chọn các ô bạn muốn hợp nhất (merge) . Trong ví dụ này, chúng tôi đang chọn phạm vi ô D1: E1
2. Chọn nút Hợp nhất ô (Merge cells).
3. Các ô bây giờ sẽ được hợp nhất thành một ô duy nhất (single cell).

Để hủy hợp nhất ô, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống (drop-down arrow) bên cạnh nút Hợp nhất ô (Merge cells), sau đó chọn Hủy hợp nhất (Unmerge) từ trình đơn thả xuống

Cố định hàng và cột.

Khi làm việc với các bảng tính lớn, sẽ có lúc bạn muốn xem các hàng hoặc cột nhất định mọi lúc, đặc biệt là khi sử dụng các ô tiêu đề (header cells) như trong ví dụ dưới đây của chúng mình. Bằng cách cố định (freezing)  hàng hoặc cột tại chỗ, bạn sẽ có thể di chuyển qua bảng tính của bạn trong khi tiếp tục để xem các tiêu đề.

Để cố định một hàng:

1. Xác định vị trí hàng hoặc hàng bạn muốn cố định (freeze). Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ cố định một hàng trên cùng. Lưu ý (Note): Bạn không cần phải chọn các hàng bạn muốn cố định.
2. Nhấp vào Xem (View) trên thanh công cụ. Di chuột qua cố định (Freeze) , sau đó chọn số lượng hàng mong muốn để cố định từ menu thả xuống
3. Ngay lập tức hàng trên cùng được cố định (frozen) tại chỗ. Bạn có thể cuộn trang tính của mình xuống trong khi tiếp tục xem các hàng cố định ở trên cùng.

Để cố định một cột:

1. Định vị cột hoặc các cột bạn muốn cố định. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ cố định cột ngoài cùng bên trái. Lưu ý (Note): Bạn không cần phải chọn các cột bạn muốn cố định.
2.  Nhấp vào Xem (View) trên thanh công cụ. Di chuột qua Cố định (Freeze), sau đó chọn số lượng cột mong muốn để cố định từ menu thả xuống.
3.  Cột bên trái hiện đang bị cố định (frozen) tại chỗ. Bạn có thể cuộn qua trang tính của mình trong khi tiếp tục xem cột cố định ở bên trái .

Để hủy cố định các hàng, hãy nhấp vào Xem (View), di chuột qua Cố định (Freeze), sau đó chọn Không có hàng (No rows). Để hủy cố định cột, nhấp vào Xem (View), di chuột qua Cố định (Freeze), sau đó chọn Không có cột (No columns).

Lời kết:

Trên đây là toàn bộ thao tác cột, hàng và ô trên Google Sheets, khá giống excel phải không nào nhưng tiện lợi hơn rất nhiều khi bạn có thể dùng mọi lúc mọi nơi. Chúc các bạn thành công!