Sắp xếp và lọc dữ liệu trong Google Trang Tính

Google Trang tính cho phép bạn phân tích và làm việc với một lượng lớn dữ liệu. Khi bạn thêm nhiều nội dung vào bảng tính của mình, việc tổ chức thông tin trong đó trở nên quan trọng. Google Trang tính cho phép bạn tổ chức lại (reorganize) dữ liệu của mình bằng cách sắp xếp (sorting) và sử dụng các bộ lọc (applying filters) cho dữ liệu đó. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu của mình bằng cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số, hoặc bạn có thể áp dụng bộ lọc để thu hẹp dữ liệu và ẩn một số dữ liệu khỏi chế độ xem.

Trong bài học này, bạn sẽ học cách sắp xếp (sort) dữ liệu và lọc dữ liệu trong Google Trang Tính để xem và tổ chức nội dung bảng tính của mình tốt hơn. Bạn cũng sẽ học cách lọc dữ liệu để chỉ hiển thị thông tin bạn cần.

Các loại sắp xếp.

Khi sắp xếp dữ liệu, điều quan trọng đầu tiên là phải quyết định xem bạn muốn sắp xếp áp dụng cho toàn bộ trang tính hay cho một vùng chọn ô.

• Trang tính sắp xếp (Sort sheet) tổ chức tất cả dữ liệu trong bảng tính của bạn theo một cột. Thông tin liên quan trên mỗi hàng được lưu cùng nhau khi áp dụng sắp xếp. Trong hình ảnh bên dưới, cột Tên đã được sắp xếp để hiển thị tên khách hàng theo thứ tự bảng chữ cái. Thông tin địa chỉ của từng khách hàng đã được lưu với từng tên tương ứng.

  
  

• Phạm vi sắp xếp sắp xếp (Sort range) dữ liệu trong một phạm vi ô, điều này có thể hữu ích khi làm việc với một trang tính có chứa nhiều bảng. Việc sắp xếp một phạm vi sẽ không ảnh hưởng đến nội dung khác trên trang tính.

  
  

Để sắp xếp một trang tính:

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sắp xếp danh sách khách hàng theo thứ tự bảng chữ cái theo họ (last name). Để việc sắp xếp hoạt động chính xác, trang tính của bạn nên bao gồm hàng tiêu đề (header row), được sử dụng để xác định tên của mỗi cột. Chúng tôi sẽ cố định (freeze) hàng đầu tiên nên các nhãn tiêu đề sẽ không được đưa vào phân loại.

1. Nhấp vào Xem (View) và di chuột qua cốđịnh (Freeze). Chọn 1 hàng ( 1row) từ menu xuất hiện.
2. Hàng tiêu đề được cố định. Quyết định cột (column) sẽ được sắp xếp, sau đó nhấp vào một ô (cell) trong cột.
3. Nhấp vào Dữ liệu (Data) và chọn Sắp xếp Trang tính theo cột (Sort Sheet by column), A-Z (tăng dần) hoặc Sắp xếp Trang tính theo cột (Sort Sheet by column), Z - A (giảm dần). Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Sắp xếp Trang tính theo cột, A-Z.
4. Trang tính sẽ được sắp xếp theo lựa chọn của bạn.
   

Để sắp xếp một phạm vi:

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn một bảng phụ (secondary table) để minh họa bảng doanh số bán hàng theo từng tên nhân viên. Ở đây chúng tôi muốn sắp xếp theo tên nhân viên.

1. Chọn phạm vi ô (cell range) bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn phạm vi ô B10 : F18.

   
   

2. Nhấp vào Dữ liệu (Data) và chọn Sắp xếp phạm vi (Sort range) từ menu thả xuống.

   
   

3. Hộp thoại Sắp xếp xuất hiện. Chọn cột (column) mong muốn mà bạn muốn sắp xếp.
   
4. Chọn tăng dần (ascending) hoặc giảm dần (descending). Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn giảm dần (ZA). Sau đó nhấp vào Sắp xếp (Sort).

   
   

5. Phạm vi sẽ được sắp xếp theo lựa chọn của bạn (trong ví dụ của chúng tôi, dữ liệu đã được sắp xếp theo thứ tự giảm dần theo cột Họ và tên.

   
   

Để tạo bộ lọc:

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ áp dụng bộ lọc cho trang tính nhật ký thiết bị để chỉ hiển thị máy tính xách tay và máy chiếu có sẵn để thanh toán. Để việc sắp xếp hoạt động chính xác, trang tính của bạn nên bao gồm hàng tiêu đề (header row), được sử dụng để xác định tên của mỗi cột. Chúng tôi sẽ cố định (freeze) hàng đầu tiên nên các nhãn tiêu đề sẽ không được đưa vào bộ lọc.

1. Nhấp vào Xem (View) và di chuột qua cố định(Freeze). Chọn 1 hàng (1 row) từ menu xuất hiện.

   
   

2. Bấm vào bất kỳ ô (cell) nào có chứa dữ liệu.

   
   

3. Nhấp vào nút Bộ lọc.

   
   

4. Một mũi tên thả xuống xuất hiện trong mỗi tiêu đề cột.

   
   

5. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ lọc cột A để chỉ xem một số loại mặt hàng  nhất định.

   
   

6. Nhấp vào Làm sạch (Clear) hoặc Xóa để xóa tất cả các dấu check.

   
   

    

7. Chọn dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó bấm OK . Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ check vào Cam và Dừa để chỉ xem 2 loại mặt hàng này. Sau đó nhấn OK.

8. Dữ liệu sẽ được lọc (filtered), tạm thời ẩn bất kỳ nội dung nào không phù hợp với tiêu chí. Trong ví dụ của chúng tôi, chỉ cam và dừa  được hiển thị.

   
   

Áp dụng nhiều bộ lọc.

Bộ lọc có tính tích lũy (cumulative), có nghĩa là bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc (multiple filters) để giúp thu hẹp kết quả của mình. Trong ví dụ này, chúng tôi đã lọc trang tính của mình để hiển thị cam và dừa và chúng tôi muốn thu hẹp nó hơn nữa để chỉ hiển cam và dừa được bán vào ngày 1/2/2020.

1. Nhấp vào mũi tên thả xuống (drop-down arrow) cho cột bạn muốn lọc. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ thêm một bộ lọc vào cột E để xem thông tin theo ngày.

    

2. Chọn (Check ) hoặc bỏ chọn (uncheck) các hộp tùy thuộc vào dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ bỏ chọn mọi thứ ngoại trừ ngày 1/2/2020.

3. Bộ lọc mới sẽ được áp dụng. Trong ví dụ của chúng tôi, trang tính hiện các mặt hàng cam hoặc dừa bán vào ngày 1/2/2020.

   
   

Nếu bạn đang cộng tác với những người khác trên trang tính, bạn có thể tạo chế độ xem bộ lọc (filter view). Tạo chế độ xem bộ lọc cho phép bạn lọc dữ liệu mà không ảnh hưởng đến chế độ xem dữ liệu của người khác; nó chỉ ảnh hưởng đến cách nhìn của chính bạn. Nó cũng cho phép bạn đặt tên cho các dạng xem và lưu nhiều dạng xem. Bạn có thể tạo chế độ xem bộ lọc bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống (drop-down arrow) bên cạnh nút Bộ lọc.

Để xóa tất cả các bộ lọc:

Nhấp vào nút Bộ lọc (Filter button) và bảng tính sẽ trở lại hình dạng ban đầu.

Lời kết:

Trên đây là cách sắp xếp dữ liệu trong Google Trang tính, cách tổ chức các bộ lọc để hiển thị dữ liệu 1 cách tùy chọn. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn. Chúc các bạn học tốt!