Bắt đầu với Google Trang tính

Google Trang tính cho phép chúng ta tổ chức (organize) , chỉnh sửa (edit) và phân tích ( analyze ) các loại thông tin khác nhau bằng bảng tính. Trong bài học này, bạn sẽ tìm hiểu về các cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng bảng tính Google trang tính và cách điều hướng giao diện Google Trang tính. Bạn cũng sẽ học những cách cơ bản để làm việc với ô (cells) và nội dung ô (cell content), bao gồm cách chọn(select) ô, chèn (insert) nội dung, sao chép và dán (copy and paste) ô.

Tất cả về Google Trang tính

Google Trang tính (Google Sheets) là một ứng dụng bảng tính dựa trên web (web-based spreadsheet application) cho phép bạn lưu trữ và sắp xếp các loại thông tin khác nhau, giống như Microsoft Excel . Mặc dù Google Trang tính không cung cấp tất cả các tính năng nâng cao của Excel, nhưng thật dễ dàng để tạo (create) và chỉnh sửa (edit) các bảng tính từ đơn giản đến phức tạp.

Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng bảng tính chỉ được sử dụng bởi một số người nhất định để xử lý các con số và dữ liệu phức tạp, nhưng chúng thực sự có thể được sử dụng cho nhiều công việc hàng ngày (everyday tasks). Cho dù bạn đang bắt đầu lập ngân sách, lập kế hoạch làm vườn, tạo hóa đơn hay bất cứ điều gì khác mà bạn có thể nghĩ đến, bảng tính là một cách tuyệt vời để tổ chức (organize) thông tin.

Để tạo một bảng tính Google mới:

Trong khi xem Google Drive của bạn, hãy nhấp vào Mới (New) và chọn Google Trang tính (Google Sheets) từ menu thả xuống.

Bảng tính sẽ xuất hiện trong tab trình duyệt mới (new browser tab).

Để đặt tên cho bảng tính của bạn, hãy tìm và chọn Bảng tính không có tiêu đề(Untitled spreadsheet) ở đầu trang. Nhập tên (name) cho bảng tính của bạn, sau đó nhấn Enter trên bàn phím.

Bảng tính của bạn sẽ được đổi tên (renamed).

Bất cứ khi nào bạn cần xem hoặc chỉnh sửa bảng tính của mình, bạn có thể truy cập lại nó từ Google Drive, nơi nó sẽ được lưu (saved) tự động.

Bạn có thể nhận thấy rằng không có nút lưu. Điều này là do Google Drive sử dụng tính năng tự động lưu (autosave) , tính năng này sẽ tự động và ngay lập tức lưu các tệp của bạn khi bạn chỉnh sửa chúng.

Giao diện Google Trang tính

Để sử dụng và chỉnh sửa bảng tính, bạn sẽ cần làm quen với giao diện (interface) Google Trang tính .

Kiến thức cơ bản về ô.

Mỗi bảng tính được tạo thành từ hàng nghìn hình chữ nhật, được gọi là ô (cells). Một ô là giao (intersection) của một hàng (row) và một cột (column). Các cột được xác định bằng các chữ cái (letters)(A, B, C) , trong khi các hàng được xác định bằng số (numbers) (1, 2, 3).

Cell C10

Mỗi ô có tên (name) riêng — hoặc địa chỉ ô (cell address) — dựa trên cột và hàng của nó. Trong ví dụ này, ô được chọn giao giữa cột C (column C) và hàng 10 (row 10), vì vậy địa chỉ ô là C10. Lưu ý rằng tiêu đề (headings) cột và hàng của ô trở nên tối hơn (darker) khi ô được chọn.

Bạn cũng có thể chọn nhiều ô cùng một lúc. Một nhóm ô được gọi là một phạm vi ô (cell range). Thay vì một địa chỉ ô đơn lẻ, bạn sẽ tham chiếu đến một dải ô bằng cách sử dụng địa chỉ ô của ô đầu tiên (first) và ô cuối cùng (last) trong phạm vi ô, được phân tách bằng dấu hai chấm (colon). Ví dụ: một dải ô bao gồm các ô A1, A2, A3, A4 và A5 sẽ được viết là A1: A5 .

Trong các hình ảnh bên dưới, hai phạm vi ô (Dải ô) khác nhau được chọn:

Dải ô A2:A9
Dải ô A2:B9

Hiểu nội dung ô.

Mọi thông tin bạn nhập vào bảng tính sẽ được lưu trữ trong một ô. Mỗi ô có thể chứa một số loại nội dung khác nhau, bao gồm văn bản (text), định dạng (formatting), công thức (formulas) và hàm (functions).

Văn bản (Text): Các ô có thể chứa văn bản (text), chẳng hạn như chữ cái, số và ngày tháng.

Thuộc tính định dạng (Formatting attributes): Các ô có thể chứa các thuộc tính định dạng thay đổi cách các chữ cái, số và ngày tháng được hiển thị (displayed). Ví dụ: tỷ lệ phần trăm có thể xuất hiện dưới dạng 0,15 hoặc 15%. Bạn thậm chí có thể thay đổi đổi màu nền (background color) của ô.

Công thức và hàm (Formulas and functions): Các ô có thể chứa các công thức (formulas) và hàm (functions) tính giá trị ô. Trong ví dụ của chúng tôi, SUM (B2: B8) thêm giá trị của mỗi ô trong phạm vi ô C2: C9 và hiển thị tổng số trong ô C10.

Để chọn các ô:

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung ô, trước tiên bạn cần chọn (select) ô.

Bấm vào một ô để chọn nó.
Một hộp màu xanh lam (blue box) sẽ xuất hiện xung quanh ô đã chọn.

Bạn cũng có thể chọn các ô bằng các phím mũi tên (arrow keys) trên bàn phím của mình.

Để chọn một dải ô:

Đôi khi bạn có thể muốn chọn một nhóm ô lớn hơn hoặc phạm vi ô (cell range).

Nhấp và kéo chuột cho đến khi tất cả các ô bạn muốn chọn được tô sáng (highlighted).
Nhả chuột để chọn phạm vi ô mong muốn.

Để chèn nội dung ô:

Chọn ô mong muốn.
Gõ nội dung (content) vào ô được chọn, sau đó nhấn Enter. Nội dung sẽ xuất hiện trong ô (cell) và thanh công thức (formula bar). Bạn cũng có thể nhập nội dung vào và chỉnh sửa nội dung ô trong thanh công thức.

Để xóa nội dung ô:

Chọn ô bạn muốn xóa (delete).
Nhấn phím Delete hoặc Backspace trên bàn phím của bạn. Nội dung của ô sẽ bị xóa.

Để sao chép và dán các ô:

Thật dễ dàng sao chép (copy) nội dung đã được nhập vào bảng tính của bạn và dán nội dung này vào các ô khác.

Chọn các ô bạn muốn sao chép.
Nhấn Ctrl + C (Windows) hoặc Command + C (Mac) trên bàn phím của bạn để sao chép (paste) các ô.
Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn dán (paste) các ô. Các ô được sao chép bây giờ sẽ có một hộp xung quanh chúng.
Nhấn Ctrl + V (Windows) hoặc Command + V (Mac) trên bàn phím của bạn để dán (paste) các ô.

Để cắt và dán các ô:

Không giống như sao chép và dán — trùng lặp (duplicates) nội dung ô — cắt và dán sẽ di chuyển (moves) nội dung giữa các ô.

Chọn các ô bạn muốn cắt (cut).
Nhấn Ctrl + X (Windows) hoặc Command + X (Mac) trên bàn phím của bạn để cắt các ô. Nội dung ô sẽ vẫn ở vị trí ban đầu của nó cho đến khi các ô được dán.
Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn dán (paste)các ô.
Nhấn Ctrl + V (Windows) hoặc Command + V (Mac) trên bàn phím của bạn để dán (paste) các ô.

Có thể đôi khi bạn chỉ muốn sao chép và dán các phần nhất định của nội dung ô. Trong những trường hợp này, bạn có thể sử dụng tùy chọn Dán Đặc biệt (Paste Special). Nhấp vào Chỉnh sửa (Edit) trong menu thanh công cụ, di chuột qua Dán Đặc biệt (Paste Special) và chọn tùy chọn dán mong muốn của bạn từ trình đơn thả xuống.

Để kéo và thả các ô:

Thay vì cắt và dán, bạn có thể kéo và thả (drag and drop) các ô để di chuyển nội dung của chúng.

Chọn một ô (cell), sau đó di chuột qua cạnh bên ngoài (outside edge) của ô màu xanh lam. Con trỏ sẽ chuyển thành biểu tượng bàn tay (hand icon).
Nhấp và kéo ô đến vị trí mong muốn.
Thả chuột để thả(drop) ô.

Để sử dụng chốt tự động điền:

Có thể đôi khi bạn muốn sao chép nội dung của một ô sang nhiều ô khác trong bảng tính của mình. Bạn có thể sao chép và dán (copy and paste) nội dung vào từng ô, nhưng phương pháp này sẽ tốn thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng chốt tự động điền (fill handle) để nhanh chóng sao chép và dán nội dung từ một ô sang bất kỳ ô nào khác trong cùng một hàng hoặc cột.

Chọn ô (cell) bạn muốn sử dụng. Một hình vuông nhỏ — được gọi là chốt tự động điền (fill handle) — sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải của ô.
Di chuột qua chốt tự động điền (fill handle). Con trỏ sẽ chuyển thành dấu thập đen.
Nhấp và kéo chốt tự động điền (fill handle) trên các ô bạn muốn điền. Một đường chấm chấm màu đen (dotted black line) sẽ xuất hiện xung quanh các ô sẽ được tô.
Thả chuột để điền (fill) vào các ô đã chọn.

Sử dụng tay cầm điền để tiếp tục một chuỗi.

Tay cầm điền cũng có thể được sử dụng để tiếp tục một chuỗi (series). Bất cứ khi nào nội dung của một hàng hoặc cột tuân theo thứ tự tuần tự — như số (numbers) (1, 2, 3) hoặc ngày (days) (Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Tư) — chốt điền sẽ đoán điều gì sẽ xảy ra tiếp theo trong chuỗi. Trong ví dụ của chúng tôi bên dưới, chốt điền được sử dụng để mở rộng một chuỗi ngày (dates) trong một cột.

Thử thách giành cho bạn.

Mở Google Trang tính và tạo một bảng tính trống mới(new blank spreadsheet).
Thay đổi tiêu đề bảng tính(spreadsheet title) từ Bảng tính chưa có tiêu đề sang thực hành Spreadsheet (Practice Spreadsheet).
Trong ô A1, nhập ngày bằng định dạng DD/ MM / YY (ví dụ: 15/05/89).
Sử dụng chốt tự động điền(fill handle) để đặt ngày trong các ô A1: A10.
Sử dụng kéo và thả(drag and drop) để di chuyển ngày đến các ô B1: B10.
Xóa(Delete) nội dung trong ô B5 .

Lời kết:

Vậy là chúng ta đã hoàn thành việc làm quen cơ bản với giao diện của Google Trang Tính rồi đấy. Không khó lắm phải không nào. Hẹn gặp các bạn vào bài viết sau.