Tìm hiểu chung về văn bản hành chính

Đọc các văn bản sau và cho biết khi nào thì người ta viết các văn bản thông báo, đề nghị và báo cáo? Viết các văn bản này nhằm mục đích gì?
Văn bản 1

Hà Nội, ngày  6 tháng 10 năm 2014

THÔNG BÁO
Về kế hoạch trồng cây

Để hưởng ứng phong trào Vì một môi trường xanh, sạch, đẹp, Ban Giám hiệu nhà trường phát động buổi trồng cây quanh sân trường. Kế hoạch trồng cây như sau:

1) Thời gian: 14 giờ, ngày 28 - 2 - 2003

2) Số lượng và chủng loại: Mỗi lớp trồng 5 cây, loại cây phượng vĩ, bàng hoặc xà cừ.

3) Phương thức chăm sóc: Các lớp có kế hoạch bảo vệ và chăm sóc cây do lớp mình trồng.

Ban Giám hiệu thông báo kế hoạch này để toàn trường được biết và chuẩn bị tốt cho ngày hội trồng cây của nhà trường.

                                                  Hiệu trưởng

(Kí và ghi rõ họ tên)

Nơi nhận:

- Các GV chủ nhiệm

- Các lớp

- Lưu Văn phòng

Văn bản 2

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2014

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Kính gửi: Cô giáo chủ nhiệm lớp 7A, Trường THCS Kim Đồng

Tập thể lớp 7A chúng em xin trình bày với cô giáo một việc như sau: Theo thời khoá biểu của nhà trường, chiều nay (thứ năm, ngày 20 tháng 3 năm 2003), lớp 7A có giờ sinh hoạt tập thể. Nhưng vì bạn Nam bị ốm phải vào nằm viện, nên chúng em xin đề nghị với cô giáo cho chuyển buổi sinh hoạt này sang chiều mai (thứ sáu, ngày 21 tháng 3 năm 2003) để lớp có thể tới thăm và động viên bạn Nam được kịp thời.

Thay mặt lớp 7A

Lớp trưởng

(Kí và ghi rõ họ tên)

Văn bản 3

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thanh Hoá, ngày 5 tháng 12 năm 2015

BÁO CÁO

Về kết quả hoạt động hưởng ứng phong trào

Vì một môi trường xanh, sạch, đẹp

Kính gửi: Ban Giám hiệu Trường THCS Đông Thanh

Hưởng ứng đợt thi đua Vì một môi trường xanh, sạch, đẹp do nhà trường phát động, trong thời gian vừa qua, lớp 7B đã có nhiều hoạt động đạt kết quả tốt, cụ thể là:

1) Về vệ sinh: đã tổ chức mỗi tuần một buổi lao động tập thể để quét dọn khu vực quanh lớp và sân trường; thực hiện nghiêm túc việc thu gom các loại rác vào đúng nơi quy định.

2) Về việc trồng, chăm sóc và bảo vệ cây xanh: đã tổ chức trồng được 100 cây các loại (bao gồm 50 cây bạch đàn, 40 cây xà cừ và 10 cây phượng vĩ) ở khu vực được Ban Giám hiệu nhà trường phân công; không bẻ cành, hái lá hoặc ngắt hoa nơi công cộng.

3) Về trang trí: đã tổ chức quét vôi lại các bức tường quanh lớp; kẻ lại các khẩu hiệu và bảng nội quy nhà trường.

Kết quả cuối đợt, lớp đã bầu được 5 bạn tiêu biểu đề nghị nhà trường biểu dương, khen thưởng.

Thay mặt lớp 7B

Lớp trưởng

(Kí và ghi rõ họ tên)

a. Khi nào người ta viết văn bản thông báo, đề nghị và báo cáo? Mỗi văn bản nhằm mục đích gì?

• Văn bản thông báo:
  • Được viết khi người ta cần truyền đạt một vấn đề quan trọng nào đó từ một cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn hoặc cho nhiều người;
  • Nhằm phổ biến nội dung.
• Văn bản đề nghị:
  • Được viết khi cần đề đạt một vấn đề gì đó của cá nhân hay tập thể đối với cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
  • Nhằm đề xuất một ý kiến, nguyện vọng nào đó.
• Văn bản báo cáo:
  • Được viết khi cần trình bày một vấn đề gì đó từ cấp dưới lên cấp trên;
  • Nhằm tổng kết, nêu lên những gì đã đạt được, những gì còn chưa làm được) trong công việc để cấp trên biết.

b. Ba văn bản trên có gì giống và khác nhau? So sánh hình thức trình bày của ba văn bản này với các văn bản truyện, thơ mà em đã đọc.

• Về điểm giống nhau:
  • Các văn bản trên đều được trình bày theo mẫu quy định và có một số mục tương tự nhau.
• Điểm khác nhau:
  • Mục đích sử dụng.
  • Những nội dung cụ thể của từng loại văn bản
• Truyện và thơ là loại văn bản nghệ thuật, dùng để sáng tạo hình tượng, vì vậy có sử dụng hư cấu, tưởng tượng, ngôn ngữ theo phong cách nghệ thuật; văn bản hành chính thì không được sử dụng hư cấu, tưởng tượng, ngôn ngữ theo phong cách hành chính, công vụ.

c. Em còn thấy loại văn bản nào tương tự như ba văn bản trên không?

• Giấy khai sinh, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp, sơ yếu lí lịch,...

• Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.
• Loại văn bản này thường được trình bày theo một số mục nhất định (gọi là mẫu), trong đó nhất thiết phải ghi rõ.
  • Quốc hiệu và tiêu ngữ.
  • Địa điểm và ngày tháng làm văn bản.
  • Họ tên, chức vụ của người nhận nhận hay tên cơ quan của văn bản.
  • Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản.
  • Nội dung thông báo, đề nghị, báo cáo.
  • Chữ kí và họ tên người gửi văn bản.

Để hiểu về văn bản hành chính và các loại văn bản hành chính thường gặp, các em có thể tham khảo

bài soạn Tìm hiểu chung về văn bản hành chính.