Bài 5: Bảng biểu

Để chèn bảng vào trang văn bản, thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo tại nơi cần chèn bảng.
• Bước 2: Nháy chuột chọn thẻ Insert, nháy chuột tại nút Table, xuất hiện một lưới gồm các ô vuông (hình 7.69).

Hình 7.69. Lưới gồm các ô vuông khi nháy vào nút lệnh Table

• Bước 3:
  • Cách 1: Di chuyển con trỏ chuột đến các ô vuông trong lưới để xác định số dòng, số cột của bảng. Tại vị trí con trỏ soạn thảo, xuât hiện một bảng tương ứng với số dòng, số cột được xác định trên lưới. Nháy chuột tại một ô trong lưới để thực hiện chèn bảng.
  • Cách 2: Nháy chọn lệnh Insert Table xuất hiện hộp thoại Insert Table (hình 7.70). Nhập số cột tại ô Number of columns, nhập số dòng tại ô Number of rows. Nháy chuột vào nút OK.

Hình 7.70. Hộp thoại Insert Table

Theo mặc định, độ rộng của các cột, độ cao của các dòng bằng nhau.

Thay đồi kích thước của bảng là thêm hoặc xoá dòng hoặc cột.

Sử dụng bảng chọn khi nháy chuột phải

Để thêm một dòng thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo vào một ô hoặc chọn cả dòng liền kề với dòng sẽ được thêm vào.
• Bước 2: Nháy chuột phải tại ô đặt con trỏ soạn thảo hoặc tại dòng được chọn để làm xuất hiện một bảng chọn.
• Bước 3: Nháy chuột chọn lệnh Insert, chọn Insert Rows Above nếu muốn thêm một dòng vào ngay trên dòng đang chọn, chọn Insert Rows Below nếu muốn thêm một dòng vào ngay sau dòng đang chọn (xem hình 7.71).

Hình 7.71. Bảng chọn chứa lệnh chèn thêm dòng

Việc chèn thêm một cột được thực hiện tương tự như khi chèn thêm dòng. Chọn Insert Columns to the Left để thêm một cột vào ngay bên trái cột đang được chọn. Chọn Insert Columns to the Right để thêm một cột vào ngay bên phải cột đang được chọn.

Để xoá một dòng (cột), chọn toàn bộ dòng (cột) cần xoá, nháy chuột phải tại dòng (cột) được chọn, nháy chuột chọn lệnh Delete Row (Delete Column).

Sử dụng thẻ Table/Layout

Đặt con trỏ soạn thảo vào một ô trong bảng, trên thanh Ribbon chọn thẻ Table/Layout, trong nhóm Rows & Columns chứa các lệnh để thêm, xoá dòng, cột (xem hình 7.72).

Hình 7.72. Nhóm lệnh Rows & Columns trong thẻ Table/Layout

Ý nghĩa các nút lệnh:

• Insert Above: thêm một dòng ngay trên dòng đang chọn hoặc dòng có chứa con trỏ soạn thảo.
• Insert Below: thêm một dòng ngay dưới dòng đang chọn hoặc dòng có chứa con trỏ soạn thảo.
• Insert Left: thêm một cột ngay trái cột đang chọn hoặc cột có chứa con trỏ soạn thảo.
• Insert Right: thêm một cột ngay phải cột đang chọn hoặc cột có chứa con trỏ soạn thảo.
• Delete: Khi lệnh này được chọn, xuất hiện một bảng chọn các lệnh khác: Delete Cell - xoá ô đang chọn, Delete Row - xoá dòng đang chọn, Delete Columns - xoá cột đang chọn, Delete Table - xoá toàn bộ bảng.

Theo mặc định, khi tạo bảng, độ rộng cột, độ cao của các dòng bằng nhau. Khi nhập dữ liệu vào các ô, có thể độ rộng cột, độ cao dòng không phù hợp với bảng dữ liệu. Trong hình 7.73, bảng danh sách lóp gồm 6 cột độ rộng bằng nhau. Khi nhập dữ liệu, cột STT, cột Điểm thi còn thừa nhiều khoảng trống. Hai cột Họ và tên, Quê quán, do độ rộng cột nhó nên dừ liệu nằm trên hai dòng, cần phải hiệu chỉnh độ rộng của các cột cho phù hợp với dữ liệu.

DANH SÁCH LÓP K62A KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

STT	Họ và tên	Ngày sinh	Quê quán	Điểm thi	Ghi chú
1	Nguyễn Thị An	12/10/1994	Thanh Miện - Hải Dương	17.5	Con thương binh
2	Nguyễn Thanh Bình	02/04/1994	Quốc Oai - Hà Nội	18.0
3	Phùng Mai Hương	04/09/1994	Đông Hưng - Thái Bình	20.5
4	Ngô Thị Lan	06/10/1994	Duy Tiên - Hà Nam	21.0
5	Phạm Thanh Liêm	23/10/1993	Lập Thạch - Vĩnh Phúc	16.0

Hình 7.73. Ví dụ một hang danh sách lớp

Đề hiệu chỉnh độ rộng cột có nhiều cách, có thề sử dụng chuột hoặc sử dụng thẻ Table/Layout trên thanh Ribbon.

• Cách 1: Di chuyển con trỏ chuột đến cạnh trái hoặc cạnh phải của cột cần thay độ rộng, khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai chiêu, nháy chuột trái và kéo thả cạnh cột sang trái hoặc sang phải đến khi được độ rộng phù hợp thì nhả chuột. Nếu nháy đúp chuột thì độ rộng của cột tự điều chỉnh vừa đủ để dữ liệu của các ô nằm trên một dòng.
• Cách 2: Đặt con trỏ soạn thảo vào một ô bất kì trong bảng, trên thanh thước kẻ xuất hiện các diêm đánh đầu biên của các cột, di chuyên con trỏ chuột đến các điếm tương ứng với cạnh trái hoặc cạnh phải của cột cần thay đổi độ rộng, khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai chiều, nháy chuột trái và kéo thả điểm đánh dấu sang trái hoặc sang phải đến khi độ rộng của cột phù hợp thì nhả chuột.
• Cách 3: Đặt con trỏ soạn thảo vào một ô bất kì tại cột cần thay đồi độ rộng, trên thanh Ribbon, chọn thẻ Table/Layout. Trong nhóm Cell Size, tại ô With, nháy chuột vào mùi tên lên để tăng độ rộng cột, nháy chuột vào mũi tên xuống để giam độ rộng cột.
• Cách 4: Đặt con tró soạn tháo vào một ô bất kì trong bảng, trên thanh Ribbon, nháy chuột chọn thẻ Table/Layout. Trong nhóm Cell Size, nháy chuột vào biểu tượng (Distribute Columns) đề hiệu chỉnh độ rộng cùa tất cả các cột trong bảng như nhau. Nháy chuột vào nút AutoFit, chọn AutoFit Contents để hiệu chinh độ rộng của tất cả các cột vừa đủ với dữ liệu trong cột.

Khi muôn tăng, giảm khoảng trông phía trên hay phía dưới dừ liệu của mồi dòng thì cần điêu chỉnh độ cao của dòng. Đô hiệu chình độ cao của dòng cùng tương tự như hiệu chình độ rộng cùa cột.

• Cách 1: Di chuyển con trò chuột đến cạnh dưới của dòng cần thay đôi độ cao, khi con trò chuột biến thành hình mũi tên hai chiều, nháy chuột trái và kéo thả lcn trên Để giảm độ cao dòng, kéo thả xuống dưới dỏ tãng độ cao dòng. Nháy đúp chuột đỏ tự động tự điều chỉnh độ cao dòng vừa đủ với dừ liệu các ô trong dòng.
• Cách 2: Đặt con trỏ soạn thảo vào một ô bất kì tại dòng cần thay đểi độ cao. Trên thanh Ribbon, nháy chuột chọn the Table Tools/Layout. Tại nhóm Cell Size, tại ô Height, nháy chuột vào mũi tên lên xuống để thay đôi độ cao cùa dòng.
• Cách 3: Đặt con trò soạn thảo vào một ô bất kì trong bảng. Trên thanh Ribbon, nháy chuột chọn thẻ Table/Layout. Trong nhóm Cell Size, nháy chuột vào biểu tượng (Distribute Rows) để hiệu chỉnh độ cao của tât cả các dòng trong bằng như nhau.

Theo mặc định, mỗi ô trong bảng có cùng độ rộng với các ô cùng cột với nó, có cùng độ cao với các ô cùng dòng với nó. Do yêu cầu trình bày trong các trường hợp đặc biệt, cần phải có các ô có độ rộng (chiều cao) bãng tông độ rộng (chiều cao) của nhiều ô khác. Trong hình 7.74, độ rộng của ô Điổm thi bằng tổng độ rộng của 3 ô Toán. Văn, Chuyên. Khi đó, cần phải thực hiện trộn nhiều ô thành một ô.

SBD	Họ và tên	Ngày sinh	Điểm thi			Tổng điểm	Ghi chú
			Toán	Văn	Chuyên
PT001	Nguyền Văn An	09.08.95	6.0	6.5	5.0
PT002	Phạm Thanh Bình	12.10.95	8.5	7.5	8.0

Hình 7.74. Ví dụ bảng chứa các ô được trộn từ nhiều ô

Để thực hiện trộn nhiều ô thành một ô, thực hiện theo các bước sau: 

• Bước 1: Chọn các ô cần trộn.
• Bước 2: Thực hiện theo một trong hai cách sau:
  • Cách 1: Trên thanh Ribbon, nháy chọn thẻ Table/Layout, nháy chuột vào nút lệnh Merge Cells trong nhóm Merge.
  • Cách 2: Nháy chuột phải tại vị trí trong vùng các ô được chọn, nháy chọn lệnh Merge Cells.

Hình 7.75. Chọn lệnh Merge Cells theo hai cách khác nhau

Ngược lại với trộn ô, có thể thực hiộn chia một ô thành nhiều ô.

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thào vào ô cẩn chia thành nhiêu ô.
• Bước 2: Mở hộp thoại Split Cells theo một trong hai cách sau:
  • Cách 1: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Table/Layout, nháy vào nút lệnh Split Cells trong nhóm Merge.
  • Cách 2: Nháy chuột phải tại ô cần chia, nháy chọn lệnh Splỉt Cells.
  • Bước 3: Nhập số cột mới vào ô Number of columns, số dòng mới vào ô Number of rows. Nháy chuột vào nút OK.

Hình 7.76. Hộp thoại Split Cells

Lựa chọn Merge cells before split (trộn các ô trước khi chia 0): Khi chọn nhiều ô mà lại thực hiện lệnh chia ô (Split Cells), nếu đánh dấu chọn Merge cells before split thì các ô được chọn sẽ được trộn thành một ô, sau đó thực hiện chia thành các ô theo số dòng, số cột trong hộp thoại Split Cells. Neu không đánh dấu chọn Merge cells before split thì mồi một ô trong các ô đã chọn sẽ được chia thành các ô theo số dòng, số cột trong hộp thoại Split Cells. Xem ví dụ trong hình 7.77.

Hình 7.77. Minh hoạ lựa chọn Merge cells before split

MS cho phép thực hiện các phép tính toán đcm giản trong bảng như tính tổng, tích, giá trị trung bình, giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất. Với bảng có nhiều công thức tính toán phức tạp, có thế được thực hiện trong một trang tính của bảng tính Excel, sau để chèn trang tính này vào trong tập tin văn bản Word.

Mỗi ô trong bảng là giao của một hàng và một cột. Mặc dù không hiển thị tên cột, tên dòng, nhưng mặc định các cột từ trái sang phải được

	A	B	C	D	E	F	G
1	STT	Mặt hàng	Mã hàng	Số lượng bán			Tổng số bán
2				Đợt 1	Đợt 2	Đợt 3
3	1	Máy tính HP	HP	12	23	10
4	2	Máy tính Dell	DL	25	12	15
5	3	Máy tính Toshiba	TB	10	17	24
6	4	Máy tính Sony	SN	28	23	14
7	Tổng

Hình 7.78. Ví dụ cách gán tên cột và tên dòng trong bảng có trộn ô

Trong biểu thức tính toán, không gõ trực tiếp giá trị mà sẽ thay bằng địa chỉ của ô chứa giá trị đó. Ví dụ, với bảng trong hình 7.78 để tính tông số lượng bán cho máy tính HP thay vì gõ = 12 + 23 + 10, sẽ gõ = D3 + E3 + F3. Nếu sau này thay đồi giá trị tại các ô D3, E3, F3 thì Word không tự động cập nhật giá trị tổng mới, nhưng không cần phải gõ lại công thức mà chỉ cần thực hiện lệnh cập nhật giá trị tổng mới bằng cách đặt con trỏ soạn thảo vào kết quả tính cũ và nhân phím F9 sẽ hiên thị kết quả mới.Hình 7.78. Ví dụ cách gán tên cột và tên dòng trong bảng có trộn ô

Các bước tính toán trong bảng:

• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo vào ô chửa kết quả tính toán.
• Bước 2: Trên thanh Ribbon, nháy chuột chọn thẻ Table/Layout, nháy vào lệnh Formula trong nhóm lệnh Data đề mở hộp thoại Formula (xem hình 7.79).

Hình 7.79. Nút lệnh Formula và hộp thoại Formula

• Bước 3: Nhập công thức tính trong ô Formula. Công thức tính bắt đâu băng dấu = (bằng), sau đó là biểu thức tính theo quy tắc toán học.
  • Các phép toán: + (cộne), - (trừ), * (nhân), / (chia), % (phần trăm), A (luỹ thừa).
  • Cặp ngoặc đơn: () để quy định thứ tự thực hiện các phép toán khi cần thiết.
  • Một số hàm đơn giản được tìm thấy trong ô Paste function: SUM (tổng), AVERAGE (trung bình cộng), MAX (giá trị lớn nhất), MIN (giá trị nhỏ nhất), PRODUCT (nhân), MOD (chia lấy số dư), 1NT (lấy phần nguyên),...
  • Các tham số của hàm được đặt trong cặp ngoặc đơn ngay sau tên hàm. Các tham số được phân biệt với nhau bởi dấu phẩy.
  • Ví dụ: = SUM(D3, E3, F3) để tính tổng giá trị tại 3 ô D3, E3, F3. Vì 3 ô D3, E3, F3 là liên tiếp tạo thành một vùng nên có thể viết = SUM(D3:F3).
  • Các tham số có thể là LEFT (trái), RIGHT (phải), ABOVE (trên), BELOW (dưới). Ví dụ: tại ô G3 trong bảng ờ hình 7.78, thực hiện lệnh Formula và gõ = SUM(LEFT) trong ô Formula sẽ tính tổng giá trị các ô có dừ liệu kiểu sổ tính từ ô đặt kết quả G3 sang bên trái cho đến khi gặp một ô trống hoặc dữ liệu khác kiểu số. Vì vậy, trường hợp này sẽ tính tổng giá trị các ô F3, E3 và D3.
• Bước 4: Chọn định dạng cho kết quả kiểu số tại ô Number Format. Có thể thêm các kí hiệu, từ vào trước hoặc sau kết quả. Vị trí số tương ứng với vị trí dấu #. Ví dụ, trong hình 7.79, với định dạng “# cái”, từ “cái” đi theo sau kết quả dạng số.
• Bước 5: Nháy chuột vào nút OK. Kết quả tính sẽ được hiên thị tại ô đặt con trỏ soạn thảo tại bước 1.

Bảng trong hình 7.78, nếu điền kết quả vào ô G3 sừ dụng công thức SUM(LEFT), các ô G4, G5, G6 cũng có công thức SUM(LEFT). Thực hiện sao chép công thức từ G3 bằng cách sao chép kết qua trong ô G3, dán kết quả vào ô G4, G5, G6. Sau đó, chọn kết quả tại ô G4, G5, G6 và nhấn phím F9 để cập nhật lại kết quả mới theo dòng. Tương tự với ô D7 sử đụng công thức tính SUM(ABOVE), sau đó sao chép công thức sang các ô E7, F7, G7, nhẩn F9 để cập nhật lại kết quả. Kết quà tính toán như hình 7.80. Cách sao chép công thức này chỉ áp dụng được khi sử dụng hàm có tham số LEFT, RIGHT. ABOVE, BELOW.

	A	B	C	D	E	F	G
1	STT	Mặt hàng	Mã hàng	Số lượng bán			Tổng số bán
2				Đợt 1	Đợt 2	Đợt 3
3	1	Máy tính HP	HP	12	23	10	45 cái
4	2	Máy tính Dell	DL	25	12	15	52 cái
5	3	Máy tính Toshiba	TB	10	17	24	51 cái
6	4	Máy tính Sony	SN	28	23	14	65 cái
7	Tổng			75 cái	75 cái	63 cái	213 cái

Hình 7.80. Minh hoạ kết quả tính toán trong bảng