Bài 2: Tổ chức kiểm tra kế toán

Bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng nhât của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Để thực hiện tốt những nhiệm vụ đó thì công tác kiểm tra kế toán giữ vị trí quan trọng.

Kế toán có chức năng kiểm tra là do phương pháp và trình tự ghi chép, phan ánh của nó. Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện, đầy đủ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân tổ theo hệ thống, với công việc ghi sổ kép, công việc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ ghi chép, giữa tài liệu tổng hợp và chi tiết, giữa chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán, giữa các bộ phận, chẳng những đã tạo nên sự kiểm soát chặt chè đối với các hoạt động kinh tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bản thân công tác kê toán.

Tuy nhiên vấn đề quan trọng hơn cả là những người thực hiện các công việc đó (kế toán trưởng, các nhân viên kế toán) có thực hiện đầy đủ và đúng đắn hay không, chính vì vậy mà phải kiểm tra kế toán.

Luật kế toán ghi;

Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giả việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán.

Nhiệm vụ của việc kiểm tra kế toán là:

• Kiểm tra tính chất hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
• Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán.
• Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sán xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán ; kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền ; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính.
• Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục nhửng khiếm khuyết trong công tác kế toán, trong công tác quản lý của doanh nghiệp.

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, công việc kiểm tra kê toán cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra.
• Các kết luận kiểm tra phải rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.
• Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quá kiểm tra ; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần bổ sung, sửa đối về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế, tài chính.
• Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian qui định các kiến nghị của cơ quan kiếm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã được phát hiện qua kiểm tra kế toán.

Kiểm tra kế toán bao gồm hình thức kiểm tra thường kỳ và kiểm tra bất thường.

Kiểm tra thường kỳ được thực hiện như sau:

Kiểm tra kế toán thường kỳ trong nội bộ đơn vị là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị nhằm bảo đảm chấp hành các chế độ, thế lệ kê toán, đảo bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời các số liệu, tài liệu kế toán, đảm bảo cơ sở cho việc thực hiện chức năng giám đốc của kế toán.

• Kiểm tra thường kỳ trong nội bộ đơn vị bao gồm kiểm tra trước, kiểm tra trong và kiểm tra sau.
• Kiểm tra trước được tiến hành trước khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi chép kế toán, cụ thể là kiểm tra các chứng từ trước khi các chứng từ này được ghi sổ.
• Kiểm tra trong khi thực hiện là kiểm tra ngay trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, qua ghi sổ, lập biểu phân tích số liệu... thông qua mối quan hệ đôi soát giữa các nghiệp vụ với phần hành kế toán.
• Kiểm tra sau được thực hiện có hệ thống ở các phân hành về tình hình chấp hành các nguyên tắc, các chế độ, thể lệ, thủ tục kế toán dựa trên sổ sách và báo cáo kế toán.

Kiểm tra thường kỳ ít nhất 1 năm một lần của đơn vị cấp trên đối với các đơn vị trực thuộc là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán trưởng cấp trên.

Kiểm tra thường kỳ của các cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm 1 lần (ngoài công tác kiểm tra thường xuyên của bản thân đơn vị đó) là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan tài chính, cơ quan được nhà nước giao trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán, vừa là cơ quan có chức năng giám đốc bằng đồng tiền.

Tất cả các đơn vị cần tổ chức kiểm tra kế toán thường kỳ theo chế độ quy định, tạo điều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lượng của công tác kế toán, đảm bảo ngăn ngừa, phát hiện và giải quyết kịp thời những sai sót, sơ hở trong quản lý kinh tế.

Trong những trường hợp cần thiết, theo đề nghị của cơ quan tài chính đồng cấp, thủ trưởng các bộ, tổng cục, chủ tịch UBND tỉnh và thành phô có thê ra lệnh kiểm tra kế toán bất thường ở các đơn vị thuộc ngành mình hoặc địa phương mình quản lý.

Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm kiểm tra việc thực hiện các công việc kế toán chủ yếu và kiểm tra các nội dung chủ yếu của kế toán như kế toán TSCĐ, vật tư, hàng hóa, lao động tiền lương, chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, phí lưu thông, thành phẩm và hàng hóa, thanh toán, vốn bàng tiền...

Sau đây là một số nội dung kiểm tra kế toán:

Kiểm tra việc vận dụng các chế độ, thế lệ chung của kế toán vào tình hình cụ thể theo đặc điểm của ngành hoặc từng đơn vị.

Ví dụ:

Kiểm tra việc vận dụng chế độ ghi chép ban đầu của ngành hoặc dơn vị có tính thích hợp không ?

Kiểm tra việc vận dụng hệ thông tài khoản thống nhất.

Kiếm tra tra việc vận dụng hình thức kế toán (nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ...) có thích hợp với điều kiện và khả năng của đơn vị hay không ?

Kiểm tra chứng từ

Kiểm tra chứng từ kế toán là nội dung chủ yếu của việc kiểm tra trước trong nội bộ đơn vị. Kiểm tra chứng từ là một khâu quan trọng gắn liền với việc

kiểm tra từng nghiệp vụ kế toán đối với các cuộc kiểm tra thường kỳ hoặc bất thường của đơn vị cấp trên hoặc của các cơ quan tài chính.

Chứng từ kế toán được kiểm tra chủ yếu theo những nội dung sau:

• Kiểm tra nội dung chứng từ xem các hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ có hợp pháp không nghĩa là đúng sự thật, đúng với chế độ thể lệ hiện hành, có phù hợp với định mức và dự toán phê chuẩn hay không ?
• Kiếm tra tính hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ có hội đủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của từng người có thẩm quyền.

Đối với những chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ phải đôi chiếu với chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế. Đối với chứng từ ghi sổ, cần phải xem định khoản kế toán đúng với tính chất và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không ?

Kiểm tra việc ghi chép vào các số kế toán:

Kiểm tra việc vào sổ cập nhật, đúng sự thật, đúng với chứng từ kế toán, rõ ràng, rành mạch.

Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán:

Kiểm tra việc phân công, phân nhiệm, lề lối làm việc của bộ máy kế toán. Yêu cầu trong tổ chức bộ máy kế toán là phải hết sức gọn nhẹ nhưng đảm bảo được chất lượng công việc theo yêu cầu quản lý.

Điều 36 Luật kế toán ghi:

Nội dung kiểm tra kế toán gồm:

• Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán;
• Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán;
• Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán;
• Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.

Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra.

Kết quả của công tác kiểm tra phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức và kế hoạch hóa đúng đắn công tác kiểm tra.

Trong mỗi đơn vị kế toán, thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức việc kiểm tra công việc kế toán trong đơn vị mình theo đúng quy định của chế độ kiểm tra kế toán.

Để giúp cơ quan lãnh đạo các ngành, các cấp, để giúp thủ trưởng và kế toán trưởng làm nhiệm vụ kiểm tra kế toán thì:

• Mỗi bộ hoặc tổng cục thành lập phòng kiểm tra kế toán trực thuộc Vụ kế toán - tài vụ.
• Ở các sở phải tổ chức bộ phận chuyên trách kiểm tra kế toán.
• Ở mỗi đơn vị kế toán, phải phân công 1 hoặc 2 cán bộ chuyên trách kiểm tra kế toán.

Đối với tổ chức liên hiệp các doanh nghiệp và những đơn vị có nhiều đơn vị trực thuộc thì tổ chức nhóm hoặc tổ kiểm tra kế toán.

Cán bộ kiểm tra kế toán phải là người trung thực, chí công vô tư, có tinh thần trách nhiệm trong quá trình công tác, không phạm sai lầm, khuyết điểm lớn và phải có kiến thức về nghiệp vụ kế toán.

Tất cả các đơn vị, cơ quan có trách nhiệm kiểm tra kế toán (cụ thế là các bộ máy kiểm tra kế toán các ngành, các cấp) và cán bộ kiểm tra kế toán cũng như kế toán trưởng đều phải có kế hoạch kiểm tra kế toán.

Nguyên tắc lập kế hoạch kiểm tra kế toán là:

• Đảm bảo kiềm tra dược tất cả các doanh nghiệp, các đơn vị có yêu cầu kiểm tra.
• Tổ chức trình tự tiến hành các cuộc kiểm tra một cách dứng dắn.
• Sử dụng hợp lý thời gian lao dộng của cán bộ kiểm tra. Xác định sô cán bộ kiểm tra cần thiết cho mỗi cuộc kiểm tra.

Trong kế hoạch kiểm tra cần ghi rõ nội dung cụ thể, hình thức kiểm tra và kỳ hạn kiểm tra. Kỳ hạn kiểm tra bắt đầu từ ngày kết thúc của kỳ hạn kiểm tra lần trước, không để thời gian cách quãng không được kiểm tra.

Đối với đoàn kiểm tra kế toán thì Luật kế toán qui định quyền và trách nhiệm:

Khi kiểm tra kê toán, đoàn kiểm tra kế toán phải xuất trình quyết định kiểm tra kế toán. Đoàn kiểm tra kế toán có quyền yêu cầu đơn vị kế toán được kiểm tra cung cấp tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra kế toán và giải trình khi cần thiết.

Khi kết thúc kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải lập biên bản kiểm tra kế toán và giao cho đơn vị kế toán được kiểm tra một bản; nếu phát hiện có vi phạm pháp luật về kế toán thì xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật.

Trưởng đoàn kiểm tra kế toán phải chịu trách nhiệm về các kết luận kiểm tra.

Đoàn kiểm tra kế toán phải tuân thủ trình tự, nội dung, phạm vi và thời gian kiếm tra, không được làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường và không được sách nhiễu đơn vị kế toán được kiểm tra.

Đối với đơn vị kế toán được kiểm tra thì Luật kế toán quy định quyền và trách nhiệm:

Cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra;

Thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán.

Đơn vị kế toán được kiểm tra kê toán có quyền:

Từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định tại Điều 36 của Luật này;

Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật.

Để thực hiện yêu cầu kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp nhằm mục đích tăng cường chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý nói chung và quản lý hoạt động tài chính - kế toán nói riêng thì kiểm toán nội bộ được xác định như là 1 công cụ hết sức cần thiết và có một ý nghĩa hết sức quan trọng.

Thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho các nhà quản trị có được những căn cứ có tính xác thực và có đủ độ tin cậy để xem xét, đánh giá các hoạt động trong nội bộ, tính đúng đắn của các quyết định cũng như tình hình chấp hành và thực hiện các quyết định đã được ban hành với các bộ phận và cá nhân thừa hành.

Kiểm toán nội hộ được xác định là 1 hệ thống được dùng trong việc kiểm tra, đo lường và đánh giá tính xác thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ không chỉ tiến hành đối với hoạt động tài chính - kế toán đơn thuần, mà đối tượng của nó còn được mở rộng với hầu hết các hoạt động khác nhau thuộc các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp nhưng dù sao thì khía cạnh cần được nhấn mạnh vẫn là các hoạt động tài chính - kế toán.

Mục tiêu của kiểm toán nội bộ hướng vào các vấn đề: xem xét, kiểm tra tính tuân thủ của các bộ phận nhằm hướng các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp phù hợp với các chính sách khác nhau đã được doanh nghiệp ban hành ; xác định độ tin cậy và tính xác thực của các thông tin tài chính để phục vụ cho yêu cầu ra quyết định và đánh giá tính hiệu quả của các quyết định.

Kiểm toán nội bộ được thực hiện theo quy trình chung: lập kế hoạch kiểm toán, thu thập các bằng chứng kiểm toán để thực hiện công việc kiêm toán ; lập báo cáo kiểm toán trình bày các kết quả và ý kiến.

Để thực hiện kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần tổ chức 1 bộ phận độc lập trực thuộc giám đốc hoặc hội đồng quản trị nhằm tạo cho bộ phận này có được sức mạnh cần thiết để thực hiện và phát huy được chức năng giám sát của mình. Bộ phận này có thể bao gồm 1 vài người hoặc đông hơn tùy theo quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

Nói chung, với một hệ thông kiểm soát nội bộ được tổ chức chu đáo, có quy chế hoạt động được xác lập hợp lý và khoa học sẽ là cơ sở vững chắc để thực hiện chức năng kiểm tra có đủ uy lực và hiệu quả.